Antes de contar con DocuWare, las facturas completadas y los documentos adjuntos se enviaban por correo electrónico a la oficina corporativa para su archivo. Este proceso llevaba mucho tiempo y de vez en cuando, se perdía algún documento. El personal también perdía mucho tiempo buscando entre los archivos para encontrar documentos en papel.
En un primer paso, la empresa digitalizó paquetes de comprobantes que contenían una factura, acompañando de los documentos de apoyo como los recibos de trabajo, las hojas de cálculo y la hoja de comprobantes de pago generados por el sistema de contabilidad. Se añadió un código de barras a la hoja de comprobantes y se utilizó como hoja de portada para indicar el inicio y el final de cada paquete. Usando un archivo de datos exportado del sistema de contabilidad de Cabot y el número del comprobante como un código de coincidencia, los documentos fueron escaneados, indexados y grapados en paquetes virtuales. El proceso ha evolucionado y a día de hoy, la mayoría de las facturas de los proveedores de Cabot se reciben en formato digital, y los datos se importan directamente desde el sistema de contabilidad a DocuWare.
"DocuWare aúna nuestro sistema contabilidad, el programa de facturación y los documentos de apoyo en una sola solución. La implementación fue sorprendentemente fácil", afirma Molly Malone, Manager, Systems Analysis and Programming.
Cumplir con la Ley Sarbanes-Oxley es muy sencillo
Como empresa que cotiza en bolsa, Cabot tiene la obligación de cumplir con los requisitos de la Ley Sarbanes-Oxley. Las herramientas de seguridad y el control de versiones de DocuWare ayuda a la empresa a cumplir estas normativas de forma más eficiente. Además, gracias a la implementación de DocuWare, ahora las auditorías no suponen ningún estrés. Los trabajadores ya no tienen que recolectar documentos en papel, copiarlos y volver a archivar los originales. Al trabajar con DocuWare, disponer de los documentos solicitados solo lleva unos minutos en lugar de días.
Acceso total para los empleados autorizados
El acceso online a la información repercute positivamente en el trabajo de todos los miembros de la empresa. Al tener los archivos digitales al alcance de la mano, el personal puede resolver los problemas de pago inmediatamente. Debido a que la información se organiza de manera centralizada, el personal de las oficinas periféricas ya no necesita mantener un conjunto de registros por separado o perder tiempo llamando a la oficina corporativa para obtener la información que necesita para realizar su trabajo a distancia.
Cabot también proporciona a los equipos remotos formularios online para poder mover rápidamente sus recibos al sistema de contabilidad. A continuación, los documentos se importan automáticamente a DocuWare, donde se cotejan con la factura, lo que reduce el tiempo de facturación por los servicios.
Cabot continúa ampliando el uso de DocuWare; el Departamento de Marketing almacena contratos y otros documentos, mientras que los departamentos corporativos y regionales archivan documentos de forma segura a largo plazo como alquileres, títulos, contratos y cartas.
"Cuando miramos hacia el futuro vemos que cada vez se almacenará más información esencial para el negocio en DocuWare". Ya estamos viendo las ventajas de incorporar DocuWare como elemento clave en nuestro entorno informático", afirma Malone.
