Adaptación por cuenta propia
Los flujos de trabajo con los que Christian von Freyburg, Jefe Adjunto de Finanzas e Informática, está reconfigurando los procesos administrativos contribuyen a dicha adaptación. El interventor financiero apuesta por la solución preconfigurada en la nube de DocuWare, que se lanzó el 1 de julio de 2020 tras cuatro semanas de pruebas. Desde su punto de vista, la solución en la nube tiene la ventaja fundamental de que es más fácil de calcular, ya que uno tiene todo el abanico de funciones a su disposición y puede utilizar cualquier módulo sin costes, instalaciones o tareas de mantenimiento adicionales. Otro criterio importante para él es la amplia gama de posibilidades de personalización, algunas de las cuales puede utilizar sin ayuda externa.
Las soluciones preconfiguradas de DocuWare se basan en una enorme experiencia de miles de proyectos de digitalización y pueden adaptarse rápidamente al entorno operativo correspondiente. Los procesos que se ejecutan en muchas empresas y organizaciones de forma similar ya están preconfigurados en los flujos de trabajo y pueden implementarse en pocos pasos. Ya se dispone de interfaces e integraciones en otras aplicaciones ampliamente utilizadas, por ejemplo, la contabilidad DATEV utilizada por la Asociación de Tenis BTV. De este modo, el proceso de tramitación de las facturas entrantes pudo implementarse rápidamente con la solución en la nube.
Aceleración significativa de la tramitación
La mitad de las facturas entrantes se envían por correo postal o electrónico al departamento central de contabilidad de la asociación BTV, donde se escanean, se indexan automáticamente y se almacenan en la bandeja de entrada digital. Ahí se lleva a cabo la comprobación formal y objetiva, seguida de la remisión a las distintas áreas de la empresa para su comprobación técnica: desde la administración, incluyendo el departamento recursos humanos, hasta los deportes de masas y la formación de entrenadores, el fomento de la juventud, los deportes de competición y los torneos, pasando por las áreas de relaciones públicas, finanzas e informática. Tras la comprobación por parte de los responsables de área, existen niveles de autorización adicionales hasta llegar a la Junta Directiva, en función del tipo de factura y del importe facturado, que se recogen en el concepto de autorizaciones del sistema de gestión documental. «Con la introducción de DocuWare», dice el Vicepresidente de Finanzas e Informática de la asociación BTV, Bernd Walther, «nos habíamos marcado el objetivo de hacer que nuestros procesos de autorización internos fueran digitales, transparentes y rastreables, además de considerablemente más rápidos». Como resultado, la implementación del flujo de trabajo de facturas entrantes ha permitido reducir el proceso de autorización, que solía durar hasta tres semanas, a un máximo de una semana y, en la mayoría de los casos, de dos a tres días.
Christian von Freyburg está «muy contento» con la solución en la nube: El rendimiento es excelente, los procesos de facturas entrantes se han acelerado significativamente y hay transparencia acerca del uso de los fondos en todo momento. Los próximos proyectos previstos son la creación de un archivo digital de contratos y la digitalización completa de las declaraciones de gastos de viaje y dietas, incluyendo el escaneo individual de los recibos por parte de los solicitantes.
