Posibilidades de aplicación muy diversas
Desde entonces, todos los documentos del promotor del proyecto inmobiliario se han archivado en el archivo documental central. La indexación automática permite archivar de manera rápida y fácil. Al mismo tiempo, el trabajo de oficina es mucho más eficiente gracias a diversos flujos de trabajo. Al llevar a cabo la verificación de las facturas, todas las facturas entrantes, independientemente de su formato, se indexan automáticamente, se guardan en el archivo digital y luego se distribuyen a las listas de tareas de cada trabajador. A partir de ese momento, los empleados pueden dividir las facturas en importes parciales y aprobarlas con un sello digital tras la comprobación fáctica y del importe. Especialmente durante la crisis del COVID, surgieron otros ámbitos de aplicación flexibles. Por ejemplo, los participantes de un evento organizado por BAE Management pudieron registrarse de forma rápida y segura a través de la solución. Escaneando un código QR, los visitantes podían acceder desde sus smartphones a un formulario de participación en la web, que fue creado fácilmente con DocuWare. Una vez completado el formulario, los datos se guardaban en el archivo central de documentos y, de conformidad con la normativa de protección de datos, eran eliminados automáticamente en un plazo de 15 días. Además de estas aplicaciones, está prevista para el futuro una interfaz con el software COOR de promoción inmobiliaria para que toda la correspondencia con los compradores de apartamentos se pueda archivar fácilmente De este modo, el uso de DocuWare en la empresa está creciendo continuamente, lo cual es muy fácil con la solución en la nube. Además de los cuatro trabajadores con acceso limitado, nueve personas externas, como asesores fiscales y banqueros, también trabajan regularmente con la solución.
Facilidad de uso en vez de servicio de asistencia
Gracias a DocuWare, BAE Management tiene todas las tareas administrativas bajo control. En los escritorios ya no hay carpetas de firmas sin revisar esperando para su tramitación. Gracias a la cómoda búsqueda de texto completo, todos los documentos importantes, ya sean facturas o registros de personal, están siempre a mano. En base a las autorizaciones de acceso, varios empleados e incluso terceros pueden acceder a los documentos, lo que ahorra a la empresa el envío de extensos documentos de proyecto. Al mismo tiempo, se valora mucho la facilidad de uso del software y la simplicidad de las instrucciones de la solución en la nube. Los empleados de BAE Management rara vez han tenido que ponerse en contacto con el servicio de asistencia.
