Alquilar lo necesario
De ahí la decisión de implementar un sistema de gestión documental. DocuWare no solo ofrecía seguridad de auditoría, sino que convencía ante todo por su fácil manejo. Pero el argumento definitivo para adoptar la decisión fue la posibilidad de contratar DocuWare en concepto Cloud. Esto permitió a la empresa empezar a usar el gestor documental de inmediato con un alto nivel de flexibilidad y escalabilidad, y sobre todo sin crear ningún tipo de coste fijo. El sistema se puso en marcha en un solo día a comienzos de octubre de 2016 con el apoyo de los expertos de DocuWare, y desde entonces funciona a la perfección sin más intervención que algunas pequeñas mejoras. Tampoco ha sido necesario comprar nuevo hardware: para el escaneo de los documentos ya se disponía de los equipos necesarios.
Más dinero para poder crecer
Actualmente se archivan las alrededor de 50 a 100 facturas entrantes diarias en el archivador central de DocuWare. Todos los documentos se indexan de forma automática, y a continuación se les asignan palabras clave adicionales con aquellos datos que se requieren para el procesamiento posterior, pero que no se pueden extraer automáticamente de la factura. Entre ellos están por ejemplo la cuenta de contabilización, el centro de costes, el período de la prestación, así como la fecha prevista de pago. A partir de allí las facturas se pasan a un flujo de trabajo automatizado, con el fin de garantizar su verificación en un plazo de 24 horas. Las facturas, que se gestionan de acuerdo con sus cuentas y los centros de costes, se presentan en listas de tareas de los grupos de trabajo responsables. La revisión se realiza con sellos digitales. A continuación, los documentos se reenvían al siguiente departamento para su registro final y pago. En caso de modificaciones, el flujo de trabajo notifica al departamento financiero. Después del pago se inicia la segunda parte del workflow que incluye a la asesoría de contabilidad. Esta empresa externa tiene acceso a las facturas pendientes de contabilizar y puede proceder de inmediato a crear los asientos contables. El director financiero de AlphaPet Ventures, Claus W. Küster, está muy satisfecho con esta solución, puesto que se puede consultar en todo momento qué facturas se han recibido, para comprobar si han sido verificadas, contabilizadas, y sobre todo cuándo deben pagarse. De este modo, es posible planificar la liquidez a diario.
El archivado de DocuWare es homologado, y por lo tanto hace más fácil cumplir con la normativa legal. La empresa emergente está además obligada a certificar sus cuentas frente a inversores. El gestor documental garantiza la transparencia y la trazabilidad. Con unos pocos clics, se pueden facilitar de inmediato los documentos necesarios sin perder el tiempo buscándolos en un archivo físico. También la colaboración con la asesoría externa resulta mucho más sencilla y sobre todo más rápida. Antes había que imprimir todas las facturas y anotar comentarios a mano antes de enviarlas al despacho. Gracias a la indexación completa de todos los documentos, ahora la asesoría puede acceder a todo tipo de información a través del archivador central de documentos.
