Casos de éxito: Comercio / Comercio al por mayor

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Agrar-Markt Deppe no tardó en recoger los frutos del sistema de administración de documentos basado en la nube. Desde su implementación, la contabilidad, el procesamiento de pedidos y la gestión del personal de los especialistas en maquinaria agrícola ha ganado en rapidez, transparencia y seguridad.

En el negocio familiar Agrar-Markt Deppe, la tradición y la innovación van de la mano: 100 años después de su fundación, la empresa especializada en agricultura, silvicultura y jardinería, que cuenta con 140 empleados y nueve sedes, es uno de los proveedores de maquinaria agrícola líderes en Alemania central. Además de la cercanía con el cliente, un factor que ha contribuido decisivamente a su éxito es su impecable organización. Por ello utilizan desde hace un tiempo un sistema de administración de documentos (DMS).

Antes, la debida administración de las aproximadamente 1800 facturas recibidas y 3000 facturas emitidas suponía un verdadero reto: era demasiado engorrosa y consumía demasiado tiempo. Los documentos se archivaban en las correspondientes sedes, por lo que había que buscarlos, copiarlos y enviarlos (por ejemplo, en caso de que se necesitaran en la sede central de Bad Lauterbach). Finalmente, decidieron implementar un DMS a fin de garantizar un archivado a prueba de modificaciones y estandarizar los procesos de trabajo en todas las sedes de la empresa. La eficaz conexión de las distintas sedes al archivo digital común fue un factor decisivo para optar por DocuWare, así como la interfaz para el software ERP de la empresa. Junto con el socio DocuWare, primero se analizaron los procesos de trabajo en cada una de las sedes con el objetivo de igualarlos posteriormente. Después se procedió a archivar las facturas recibidas y los avisos de entrega y, a continuación, se amplió rápidamente el uso del DMS. Hoy en día, DocuWare está integrado en el programa ERP de la empresa, AMS Arista. Con solo un clic, las facturas emitidas se archivan de forma segura y a prueba de modificaciones.

País:
Alemania
Sector industrial:
Comercio / Comercio al por mayor
Departamento:
Servicio al Cliente |Contabilidad |Procesamiento de pedidos |Ventas |Recursos humanos |Dirección
Implementación:
Cloud
Integration:
AMS Arista

La circulación de la información dentro de nuestra empresa ha mejorado notablemente. Los empleados pueden acceder a documentos desde cualquier parte para, por ejemplo, conceder autorizaciones dentro de un proceso de trabajo. Gracias a la estandarización de nuestros procesos de trabajo a través de DMS hemos conseguido ser más rápidos y, en definitiva, más competentes.

Marcel Deppe
Representante, Agrar-Markt Deppe (Bad Lauterberg, Barbis, Alemania)

Archivo digital para el campo y la naturaleza

Los nuevos procesos automatizados optimizan el flujo de trabajo interno de Agrar-Markt Deppe. Primero automatizaron el proceso de trabajo para comprobar las facturas entrantes, el cual comienza en cuanto una factura se escanea, se indexa automáticamente y se archiva. El documento se envía automáticamente a las personas responsables del departamento correspondiente. Allí la comprueban y, finalmente, se contabiliza y se paga en el departamento de contabilidad. Un segundo proceso, bastante completo, se concibió para el procesamiento de pedidos, que ahora se realiza uniformemente en todas las sedes. En cuanto el departamento de servicio externo recibe un pedido de un cliente, este se escanea y se archiva en DocuWare a través de un enlace. Así empieza el proceso: El pedido se va tramitando a medida que se completan las listas de tareas de los diferentes departamentos; por ejemplo, gestión de ventas y procesamiento de pedidos o el taller. El proceso automatizado también controla todas las tareas posteriores, como la aprobación de los pedidos entrantes o la creación de documentos relevantes para los mismos; por ejemplo, confirmaciones de pedido, avisos de entrega o facturas. De esta forma, todos los procesos se documentan de forma exacta y transparente. Los gestores de ventas y los encargados de tramitar pedidos pueden consultar en cualquier momento un resumen rápido del estado del proceso. Un tercer proceso se encarga de que las gestiones del departamento de recursos humanos vayan como la seda. Los empleados pueden solicitar días libres a través de un formulario en línea. Los supervisores correspondientes y el departamento de recursos humanos reciben estas solicitudes y las pueden aprobar sin demoras innecesarias. Posteriormente se archivan.

El DMS garantiza un acceso a la información preciso

Los empleados de Agrar-Markt Deppe ya no quieren prescindir de las facilidades que ofrece el DMS, y es que no solo ayuda a ahorrar tiempo a la hora de archivar documentos. Los empleados ya no tienen que pasarse horas buscando documentos y aprovechan ese tiempo para realizar tareas más exigentes de sus departamentos correspondientes, como contabilidad o ventas. Cualquier empleado autorizado puede acceder rápidamente a la información que necesite para su trabajo independientemente de la sede en la que se encuentre, y es posible proporcionarle al cliente información precisa de forma inmediata cuando este la solicita.

DocuWare Cloud era la opción más económica en relación con la gran variedad de servicios que ofrecía. No tuvimos que adquirir un nuevo servidor ni realizar preparativos técnicos especiales; además, participamos continuamente en las últimas actualizaciones y mejoras.
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