Archivo digital para el campo y la naturaleza
Los nuevos procesos automatizados optimizan el flujo de trabajo interno de Agrar-Markt Deppe. Primero automatizaron el proceso de trabajo para comprobar las facturas entrantes, el cual comienza en cuanto una factura se escanea, se indexa automáticamente y se archiva. El documento se envía automáticamente a las personas responsables del departamento correspondiente. Allí la comprueban y, finalmente, se contabiliza y se paga en el departamento de contabilidad. Un segundo proceso, bastante completo, se concibió para el procesamiento de pedidos, que ahora se realiza uniformemente en todas las sedes. En cuanto el departamento de servicio externo recibe un pedido de un cliente, este se escanea y se archiva en DocuWare a través de un enlace. Así empieza el proceso: El pedido se va tramitando a medida que se completan las listas de tareas de los diferentes departamentos; por ejemplo, gestión de ventas y procesamiento de pedidos o el taller. El proceso automatizado también controla todas las tareas posteriores, como la aprobación de los pedidos entrantes o la creación de documentos relevantes para los mismos; por ejemplo, confirmaciones de pedido, avisos de entrega o facturas. De esta forma, todos los procesos se documentan de forma exacta y transparente. Los gestores de ventas y los encargados de tramitar pedidos pueden consultar en cualquier momento un resumen rápido del estado del proceso. Un tercer proceso se encarga de que las gestiones del departamento de recursos humanos vayan como la seda. Los empleados pueden solicitar días libres a través de un formulario en línea. Los supervisores correspondientes y el departamento de recursos humanos reciben estas solicitudes y las pueden aprobar sin demoras innecesarias. Posteriormente se archivan.
El DMS garantiza un acceso a la información preciso
Los empleados de Agrar-Markt Deppe ya no quieren prescindir de las facilidades que ofrece el DMS, y es que no solo ayuda a ahorrar tiempo a la hora de archivar documentos. Los empleados ya no tienen que pasarse horas buscando documentos y aprovechan ese tiempo para realizar tareas más exigentes de sus departamentos correspondientes, como contabilidad o ventas. Cualquier empleado autorizado puede acceder rápidamente a la información que necesite para su trabajo independientemente de la sede en la que se encuentre, y es posible proporcionarle al cliente información precisa de forma inmediata cuando este la solicita.
