Según un estudio de Deloitte, alrededor del 80% de las pequeñas empresas no aprovechan al máximo la tecnología. Aunque las medianas y grandes empresas -que a menudo disponen de recursos técnicos internos- tienden a adoptar soluciones a un ritmo más rápido, también hay mucho margen de mejora en ellas. Y la facilidad de uso desempeña un papel enorme a la hora de determinar si las empresas pueden integrar con éxito una solución de gestión documental (DMS) y otras tecnologías.
La elección de un software fácil de usar para su organización ayuda a garantizar una mayor aceptación y adopción entre los empleados. Las herramientas que no frustran al personal, ni le hacen pensar que su trabajo es más difícil, son mucho más fáciles de implementar. Conozca más sobre lo que hace que el software cumpla estos criterios a continuación.
¿Qué significa el término "user-friendly" en un software?
Es exactamente lo que parece: es una solución técnica fácil de usar para todas las personas (o al menos para la mayoría) a la hora de hacer su trabajo.
Esto no significa que el software no sea complejo y rico en funciones o que cualquiera pueda acercarse a un ordenador y manejarlo correctamente. Por ejemplo, un software contable fácil de usar puede parecer desalentador para una persona que no tenga ni idea de lo que son los libros mayores.
¿Cuáles son las cualidades que debe tener?
Obviamente, las necesidades de sus equipos y procesos empresariales dictan, en cierta medida, lo que significa la facilidad de uso para su organización. Pero puede empezar con la siguiente lista para evaluar si un posible software de gestión documental o cualquier otra solución es adecuada para su empresa.1. Instalación y actualizaciones sencillas.jpg?width=600&name=iStock-1300934314%20(1).jpg)
La facilidad de uso comienza antes de que cualquier persona de su organización utilice un determinado programa. Si la tecnología tarda horas en instalarse en cada máquina o es difícil de integrar en los procesos existentes, eso no es lo que busca. Una de las ventajas de utilizar un software basado en la nube en lugar de uno local, es que los usuarios acceden a la información desde la nube y no se necesita ninguna instalación local. Las implantaciones tecnológicas requieren trabajo, y hay que estar preparado para crear un equipo de proyecto que desarrolle un plan general y cuente con expertos en la materia de cada departamento involucrado. También hay que reservar tiempo para formar al personal en el uso correcto del sistema. Pero hay que sopesar cuánto trabajo inicial conlleva el proceso, y si las futuras actualizaciones serán fluidas o requerirán recursos informáticos internos. Estos son factores que pueden ayudarle a elegir entre las soluciones.
2. Una interfaz de usuario clara y visualmente atractiva
Un software fácil de usar no da dolores de cabeza a los usuarios si lo miran durante mucho tiempo. Eso significa que tiene una interfaz clara, sin colores ni elementos de diseño perturbadores. Casi nadie quiere mirar una pantalla rosa intenso con una fuente azul. Y aunque este es un ejemplo extremo, demuestra que todos los detalles son importantes.
- Tenga una interfaz de usuario simple que muestre tareas individuales o un tipo de tarea a la vez. (Si un usuario puede elegir todas las opciones que ofrece el software desde una sola pantalla, sería demasiado).
- Le permita organizar la información con una personalización basada en roles y usuarios.
- Ofrezca una interfaz visualmente atractiva para una amplia gama de usuarios.
3. Funcionamiento intuitivo y familiar para el usuario, incluyendo una navegación simple
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Si su personal está acostumbrado a trabajar en un entorno Windows en el que las tareas se basan principalmente en clics y en arrastrar y soltar, va a fallar si les obliga a utilizar un sistema basado únicamente en la pulsación de teclas. Elija un software que presente un entorno que resulte familiar a sus empleados.
4. Funcionamiento eficiente%20(1).jpg?width=600&name=iStock-1208625534%20(1)%20(1).jpg)
Un aumento significativo de la eficiencia es un requisito indispensable para que el software se considere fácil de usar. Los miembros del equipo no deberían tener que hacer 12 clics para completar una tarea rutinaria cuando el software podría configurarse fácilmente para soportar un proceso de dos clics para ese flujo de trabajo. Algunos factores que impulsan el funcionamiento eficiente son:- Oportunidad de una oficina automatizada. Las tareas tediosas, repetitivas y sencillas pueden automatizarse para eliminar la carga de los empleados y permitirles centrarse en tareas de mayor valor.
- Capacidad de integración flexible. Busque un software con capacidad de integración que no dependa del personal informático, así como también la disponibilidad de herramientas más sofisticadas, como una API REST.
- Flujos de trabajo inteligentes. Revise las capacidades del software para asegurarse de que puede adaptar los flujos de trabajo que desea automatizar. Si una tarea requiere datos adicionales, y hay que cerrar esa tarea para llegar a dichos datos en otra área del software, eso no es eficiente.
5. No requiere recursos de software adicionales (pero tampoco los descarta)
Un software user-friendly hace su trabajo sin necesidad de implementar una solución de terceros. Busque opciones de software que sean independientes.
Pero asegúrese de que la solución que adquiera no restrinja las integraciones de terceros. A medida que su empresa crece y evoluciona, puede necesitar esas opciones para satisfacer nuevos requisitos.
6. Tiene una seguridad que cumple o supera las normas del sector.jpg?width=600&name=iStock-1219629042%20(1).jpg)
Nadie esta exento de problemas de seguridad; más del 40% de los ciberataques se dirigen a las pequeñas empresas. Y si se produce una brecha, pueden pasar meses hasta que se descubra.
Ningún software debería recibir el sello de aprobación sin una seguridad sólida. Antes de comprar un programa informático, hable de sus necesidades y requisitos de seguridad con los proveedores. Algunas de las mejores opciones son las que proporcionan actualizaciones de seguridad continuas para mantener los procesos y los datos de su empresa lo más seguros posible. Las opciones basadas en la nube deben incluir el uso del estándar de cifrado avanzado (AES), una estricta separación de los datos y un análisis de seguridad en tiempo real.
7. Viene con amplias opciones de asistencia
Por último, la gama de opciones de soporte que tiene una solución puede hacer que un software tenga una buena calificación en cuanto a facilidad de uso. Además de los completos documentos de ayuda dentro del software y la posibilidad de contactar con un equipo de asistencia, debe buscar recursos adicionales que ayuden a sus equipos a sacar el máximo partido de su solución.
Busque un software que ofrezca:
- Un blog o un boletín de noticias, vídeos educativos y una biblioteca digital con capacidad de búsqueda. Si puede leer artículos sobre funciones y ventajas específicas en un blog o boletín informativo, o ver vídeos sobre cómo utilizarlas, podrá asegurarse de que sus equipos están optimizando la productividad y la eficiencia con la solución. Una biblioteca digital con capacidad de búsqueda proporcionará respuestas a las preguntas más frecuentes.
- Foros de clientes. Estos foros de discusión en línea le permiten formar parte de una comunidad de usuarios y colaborar con sus compañeros de otras empresas.
- Actualizaciones automáticas. Si opta por un software basado en la nube, las actualizaciones automáticas garantizan que la versión con la que está trabajando es siempre la más segura y con soporte técnico.
- Opciones de contacto de soporte que se adapten a usted. Los proveedores pueden ofrecer asistencia por teléfono, chat, correo electrónico o en persona. Busque soluciones de software respaldadas por el canal de soporte que mejor funcione para usted y sus equipos.
¿Qué hace a un software de gestión documental ser "user-friendly"?
Todo lo que se aplica a otros tipos de software también mejora su experiencia con el software de gestión documental, así que tenga en cuenta las características anteriores al elegir soluciones de gestión. Algunas otras características que hay que buscar son:
- Almacenamiento escalable basado en la nube y software que admita equipos remotos.
- Herramientas altamente utilizables y una integración perfecta.
- Capacidad de integrar las firmas electrónicas para eliminar la necesidad de realizar copias impresas, escanear y esperar a que los documentos firmados se envíen por correo o por correo electrónico.
- Ágil cumplimiento normativo gracias a la correcta gestión de los documentos relacionados con la auditoría, protección de la información confidencial de los empleados, una prueba fácilmente reconocible de que se han cumplido las normas y los calendarios de retención automatizados.
- Capacidades de indexación y clasificación inteligentes y automáticas que aumentan la posibilidad de encontrar los documentos y el control de versiones.
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¿Por qué es tan importante que el software sea "user-friendly"?
Favorece una mayor adopción por parte de los miembros del equipo. También mejora la eficiencia y la productividad, ayudando al personal a completar las tareas más rápidamente y con menos frustración y cansancio. El mejor software puede incluso ayudar al personal a idear mejores procesos o a ampliar los existentes.
¿Cuáles son algunos ejemplos de software "user-friendly"?
El software Word de Microsoft es un gran ejemplo. Cualquiera puede abrirlo y empezar a escribir un documento, y cualquiera que esté familiarizado con el concepto de los procesadores de texto puede crear fácilmente un formato básico y utilizar el corrector ortográfico integrado.
Google Docs ofrece un procesador de textos basado en la nube que se desarrolló después del de Microsoft. Dado que mucha gente estaba familiarizada con el concepto de Word, Google Docs funciona de manera muy similar para promover la facilidad de uso a través de la familiaridad.
¿Cómo puede influir en su negocio un software "user-friendly"?
Las ventajas que obtendrá son las siguientes:- Mayores tasas de aceptación. Es más probable que los usuarios estén dispuestos a utilizar un nuevo software si no es difícil de aprender y trabajar con él.
- Más productividad. Un software eficiente permite al personal hacer más cosas en el mismo tiempo.
- Personal más feliz. Los equipos que utilizan herramientas digitales para ayudarles a hacer más cosas y cumplir sus objetivos tienden a tener una moral más alta. Además, se sienten libres de utilizar sus talentos, experiencia y habilidades de servicio al cliente, lo que contribuye a la satisfacción laboral.
- Capacidad para seguir el ritmo de los negocios modernos. Los procesos optimizados, compuestos por pasos sencillos y significativos, maximizan la capacidad de su empresa para reaccionar ante las cambiantes condiciones económicas y seguir siendo competitiva.
- Ahorro de costes. Un software que trabaja junto a los equipos para apoyar mejores procesos que ahorran tiempo y dinero a largo plazo.
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