La calidad de la planificación financiera de una empresa depende en gran medida del modo de gestionar los documentos de contabilidad. Si la información requerida es de difícil acceso porque está amontonada en un archivador de documentos impresos, ya puede prever problemas en la planificación de gastos, presupuestos y flujos de efectivo, así como contratiempos en auditorías o controles fiscales.
Todos los comerciantes con sede en Alemania están obligados por ley a conservar la documentación de la empresa durante un determinado periodo de tiempo. Según el tipo de documento, los plazos de tiempo van de seis a diez años. Conservar los documentos más tiempo del necesario es desaconsejable por dos razones: en primer lugar, se originan gastos innecesarios por el espacio de archivado y la gestión de los documentos; en segundo lugar, los auditores ven obstaculizado innecesariamente su trabajo debido a posibles reclamaciones, puesto que pueden utilizar todos los documentos presentes.
Aunque se haya alcanzado el periodo de conservación, muchas empresas no destruyen los documentos. Con frecuencia, el tipo de archivado o almacenamiento dificulta su eliminación, ya que suele ser un proceso manual y agotador. En cambio, la gestión de registros de un sistema de gestión documental permite el cumplimiento preciso de los plazos de conservación de todos los documentos de forma automática. Por ejemplo, al incorporar un documento en el archivador electrónico, mediante un flujo de trabajo se pueden completar metadatos como la fecha de recepción o creación o el tipo de documento, ya sea una factura o un balance.
A continuación, el sistema de gestión documental se encarga del documento electrónico. Si alcanza su periodo de conservación, el documento obsoleto se elimina o se exporta automáticamente a un archivador de historiales separado. Con ello, se facilita la preparación de auditorías y controles fiscales. Y es que con documentos impresos, estos se convierten en una tortura para contables y auditores. Si, por ejemplo, deben comprobarse todas las facturas del año 2010, los auditores reciben la carpeta tradicional correspondiente y hacen su trabajo lentamente entre montañas de papel.
Con un sistema de gestión documental, la contabilidad está mejor organizada. De este modo, las dudas del auditor se pueden responder con tal exactitud que ya no es necesario entregar más ningún otro documento innecesario. En lugar de los documentos de todo un año en una carpeta, los auditores reciben la información deseada en DVD (única y exclusivamente dicha información), que contiene los resultados de una simple consulta del sistema de gestión documental. Todo ello simplifica el trabajo de contables y auditores.
Asimismo, un sistema de gestión documental mejora la protección y seguridad de los datos financieros confidenciales en el departamento de Contabilidad. De este modo, se puede limitar el acceso a determinados documentos de manera que solo puedan trabajar con ellos las personas autorizadas. Los controles de contabilidad y los registros de auditoría definidos ofrecen transparencia para saber la persona que ha utilizado un documento determinado y el momento en que lo utilizó. Esto es importante en cuanto a sistemas internos de control y de gestión de riesgos, que exigen tanto KonTraG (ley alemana para el control y la transparencia en el ámbito empresarial), GoBD (reglas sobre la correcta gestión y archivado de libros, registros y documentos en formato electrónico y acceso de datos), NIIF y HGB (Código de Comercio alemán) como la ley estadounidense Sarbanes Oxley y sus correspondientes europeos y japoneses, EuroSOX y J-SOX.
El sistema de gestión documental permite optimizar los análisis de costes mediante la estimación de datos que no se encuentran en el sistema de ERP. Podría tratarse, por ejemplo, de detalles sobre pagos que superan una fecha o un importe, que se encuentra en las facturas o en la correspondencia adjunta y que están guardados en el archivador electrónico. El sistema de gestión documental ayuda a analizar las estructuras de costes de forma detallada porque permite evaluar la influencia de otros factores, como retrasos en las entregas o reclamaciones. Esta información adicional supone una ayuda fundamental en la planificación de costes: las empresas que saben exactamente por qué en el pasado se ha gastado más dinero del previsto también pueden tomar mejores decisiones sobre inversiones o compras futuras.
