La estabilidad financiera de una empresa es como un Tetris: hay que encajar muchas piezas para lograr un buen resultado. Una de esas piezas clave es la gestión de los pagos a proveedores. Un buen manejo del Periodo Medio de Pago a Proveedores (PMP) no solo influye en la liquidez y la capacidad operativa, sino también en la imagen que tu empresa proyecta ante sus socios comerciales.
Para tener un mayor control, la solución pasa por la digitalización y por contar con un buen software de gestión documental que te ayude a automatizar tareas y no olvidar ninguna factura pendiente de pago. En este artículo veremos cómo calcular el PMP y cómo optimizarlo para que todas las piezas encajen.
Índice
- ¿Qué es el Periodo Medio de Pago a proveedores - PMP?
- Fundamentos del cálculo: cómo determinar el PMP
- Análisis e interpretación del PMP
- Factores que influyen en el Periodo Medio de Pago a proveedores
- Estrategias para optimizar y reducir el PMP
- El papel de la tecnología en la gestión del PMP
- Soluciones de automatización robótica de procesos (RPA) para tareas repetitivas en la gestión de pagos
- Errores comunes en la gestión del PMP y cómo evitarlos
- Beneficios de un Periodo Medio de Pago a proveedores optimizado
- Conclusión: hacia una gestión financiera más eficiente
¿Qué es el Periodo Medio de Pago a proveedores - PMP?
El Periodo Medio de Pago a Proveedores (PMP) es un indicador que permite conocer el tiempo que tarda una empresa o trabajador autónomo en abonar las facturas emitidas por sus proveedores. Supone un reflejo claro de la política de pagos y de la gestión financiera de la organización.
Se trata de una métrica relevante no solo para los responsables financieros, sino también para proveedores, auditores y entidades reguladoras, ya que ofrece una visión precisa de la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones comerciales en plazo.
La implantación del PMP parte de una iniciativa impulsada por las administraciones públicas, en línea con las directivas europeas contra la morosidad, para garantizar unos tiempos de pago razonables. Su objetivo es proteger la liquidez y viabilidad de las empresas, especialmente de las pymes, que son las más vulnerables a los retrasos en los cobros.
Además, el PMP es un dato obligatorio en la información financiera que deben presentar las sociedades mercantiles en sus cuentas anuales ante el Registro Mercantil. Su regulación en España se introdujo con la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de estabilidad presupuestaria y sostenibilidad financiera, y su cálculo específico se desarrolla en el Real Decreto 1040/2017, de 22 de diciembre, por el que se modifica el Plan General de Contabilidad para incorporar el modelo de información sobre los plazos de pago a proveedores.
Fundamentos del cálculo: cómo determinar el PMP
Para calcular el PMP hay una sencilla fórmula que te ayudará a determinarlo:
(Saldo medio de proveedores / Compras netas anuales) x 365 días
Para calcularlo correctamente, necesitas acceder a:
- El saldo medio de proveedores (media entre el saldo inicial y final del ejercicio).
- El total de compras netas anuales (sin incluir IVA ni descuentos).
- Un sistema contable que refleje con precisión las facturas recibidas y los pagos efectuados.
Es importante excluir el IVA de las operaciones comerciales, así como tener en cuenta devoluciones y descuentos comerciales para obtener una visión real del compromiso financiero con los proveedores.
Análisis e interpretación del PMP
El PMP ofrece una información muy valiosa para gestionar la tesorería de una empresa, valorar su solvencia económica y combatir la morosidad.
- Un PMP alto permite disponer de mayor liquidez a corto plazo y actuar como una forma de financiación sin coste. Sin embargo, también conlleva riesgos como la pérdida de descuentos por pronto pago y el deterioro en la relación con proveedores, e incluso la posibilidad de que dejen de colaborar.
- Un PMP bajo, por el contrario, refuerza la relación comercial con los proveedores y puede facilitar el acceso a mejores condiciones de compra. No obstante, exige una mayor capacidad financiera, ya que puede ser necesario contar con liquidez inmediata o recurrir a financiación externa para cumplir con la deuda comercial.
No existe un único PMP correcto, el valor óptimo varía significativamente entre sectores. Por ejemplo, en el sector retail o de alimentación, donde los ciclos de venta y reposición son rápidos, los plazos de pago suelen ser cortos, a menudo inferiores a 30 días naturales. En cambio, en sectores como la construcción, la industria manufacturera o la sanidad, es común encontrar PMPs mucho más largos, incluso superiores a los 90 días.
Además, es importante tener en cuenta otro indicador estrechamente relacionado con el PMP: el Plazo Medio de Cobro (PMC). Este marcador indica el tiempo en que la empresa tarda en cobrar sus productos o servicios a clientes.
Cuando el PMP es menor que el PMC se paga antes de cobrar lo que puede generar problemas de tesorería y necesidad de financiación externa mientras que si el PMP es mayor que el PMC se cobra antes de saldar los pagos pendientes lo que indica una situación financiera más saneada.
Si necesitas evaluar si tu empresa está dentro de un rango saludable, conviene consultar estudios de benchmarking financiero o informes sectoriales, como los que publican el Banco de España, el Instituto Nacional de Estadística (INE), o consultoras especializadas.
Factores que influyen en el Periodo Medio de Pago a Proveedores
El PMP no es una cifra estática ni universal, depende de factores que afectan a la forma en que una empresa gestiona sus operaciones comerciales pendientes de pago. Estos son algunos de los principales factores que lo condicionan:
1. El sector de actividad
Cada sector económico tiene prácticas distintas en cuanto a plazos de pago. En el sector retail es habitual trabajar con plazos más cortos (30 días o menos), mientras que en la construcción o la industria, los pagos pueden diferirse hasta 60, 90 o incluso más días.
2. Condiciones de pago pactadas con proveedores
Los acuerdos determinan en gran medida el PMP. Si las condiciones establecen pagos a 60 días, ese plazo formará parte del cálculo. Estas condiciones pueden variar según la negociación individual, la confianza entre partes o la urgencia de suministro.
3. Políticas de compras y gestión de inventario
Una empresa con procesos de compra y gestión de inventarios bien definidos, puede evitar acumular deudas, optimizar su tesorería y negociar mejor sus pagos.
4. Eficiencia en la gestión de facturas
Una gestión manual o desorganizada del proceso de facturación suele provocar retrasos, errores y duplicidades. En cambio, una empresa que utiliza un software con procesamiento automático de facturas, como Docuware, puede reducir su PMP, ganar agilidad y fortalecer la relación con sus proveedores.
5. Poder de negociación de la empresa
Las empresas con mayor peso en el mercado, volumen de compras elevado o relaciones estratégicas con proveedores tienen más capacidad para negociar plazos de pago. En muchos casos, el proveedor acepta demorar el cobro a cambio de mantener un cliente estable y con alto volumen de pedidos.
6. Salud financiera de los proveedores
Los proveedores con menos capacidad financiera o menor tamaño empresarial suelen requerir plazos de pago más cortos para sostener su economía. Cuando es así, las posibilidades de negociación se reducen, y es necesario encontrar un equilibrio sin poner en riesgo la estabilidad financiera de ninguna de las partes.
Estos factores son fundamentales para tener un control de las operaciones pagadas y una buena gestión del Periodo Medio de Pago. Pero, ¿qué puede hacer una empresa para optimizarlo de forma eficaz, sin comprometer sus relaciones comerciales ni su liquidez? Te damos la respuesta en el siguiente apartado.
Estrategias para optimizar y reducir el PMP
Optimizar el PMP no significa pagar siempre más tarde, sino hacerlo de forma inteligente, alineada con la estrategia financiera y operativa. Vamos a ver algunos de los factores clave:
Negociación con proveedores
Reducir y optimizar el Periodo Medio de Pago no depende solo de la gestión interna, sino también de la negociación con los proveedores. Hay que tener en cuenta factores como la fecha de emisión de la factura, si se emite al finalizar el servicio o en el momento del pedido, el periodo de vencimiento y las posibles prórrogas o moras sobre el vencimiento, ya que influyen directamente en el PMP.
Una estrategia habitual consiste en acordar que la factura no se emita hasta que el servicio esté completamente prestado o el producto entregado y comprobado. De este modo, se pagará el importe total al final, se evitan los adelantos y se gana margen de tesorería.
También es posible negociar la ampliación de plazos de pago, especialmente si hay un compromiso de cantidad de pedidos o una relación comercial estable. A cambio, algunos proveedores pueden ofrecer descuentos por pronto pago, lo que permite reducir costes si se cuenta con liquidez suficiente.
Todo esto debe quedar recogido en acuerdos marco o contratos comerciales bien definidos.
Mejora de la eficiencia interna
La eficiencia interna es uno de los factores clave para reducir el PMP de forma prolongada. Y hoy, esa eficiencia pasa por la digitalización y la automatización.
Seguir trabajando con documentos impresos implica una excesiva inversión de tiempo, esfuerzo y espacio, además de aumentar el riesgo de errores y retrasos. El primer paso es digitalizar toda la documentación contable; el segundo, automatizar los procesos repetitivos, como el procesamiento de facturas.
El ciclo de cuentas a pagar puede digitalizarse y automatizarse en su totalidad, eliminando cuellos de botella. Con soluciones como el procesamiento automático de facturas de DocuWare, es posible tener una visión clara y en tiempo real de cada factura: cuándo se recibe, en qué estado está, qué aprobaciones necesita y cuándo vence realmente.
Esto permite planificar los pagos con precisión, evitar retrasos accidentales y pagar estratégicamente, ganando margen de tesorería sin romper acuerdos comerciales. Además, los flujos de validación automáticos y los niveles de autorización evitan errores y cuellos de botella.
Gestión de la tesorería
De nuevo el trabajo de los departamentos de finanzas, con una buena gestión de la tesorería, son imprescindibles para un óptimo control del PMP. No se trata de pagar más rápido, sino de saber cuándo y cómo pagar, sin poner en riesgo la liquidez.
Un factor clave es elaborar previsiones de flujo de caja realistas y actualizadas, para anticipar gastos. Cuanto mejor se conozcan los ingresos y los pagos pendientes, más fácil será tomar decisiones.
En situaciones puntuales, puede ser útil acudir a financiación a corto plazo que permita cumplir con los proveedores.
También es muy importante saber priorizar pagos según el vencimiento real de las facturas y los beneficios asociados, como descuentos. Y de nuevo, un gran aliado para que no se te escape nada, es un software que te permita automatizar esta clasificación para no cometer errores y que tu Plazo Medio de Pago se vea afectado.
Optimización de inventarios
Aunque a simple vista pueda parecer que no están relacionados, la forma en que una empresa gestiona su inventario también influye en el PMP. Si se tiene un exceso de stock, puede verse obligada a realizar pagos por productos que aún no se han utilizado ni rentabilizado. Por el contrario, si se tiene un control de inventarios automatizado con la información estructurada y una buena planificación, se puede liberar tesorería y negociar condiciones de pago mejores con los proveedores.
El papel de la tecnología en la gestión del PMP
La tecnología ha abierto muchas posibilidades para la gestión y el análisis financiero y por supuesto la optimización del PMP es parte de esa cadena de beneficios que trae consigo. Vamos a ver un par de ejemplos donde la tecnología ha ayudado a las finanzas.
Software de gestión documental (DMS)
Los software de gestión documental son para el departamento financiero actual lo que fue el ábaco para las cuentas en la antigua Grecia, una herramienta esencial para agilizar y simplificar el trabajo.
Con un software como DocuWare, es posible automatizar procesos repetitivos, liberar recursos, reducir tiempos de gestión y minimizar errores humanos. Un ejemplo clave es digitalizar y automatizar todo el ciclo de procesamiento de facturas: desde su recepción y clasificación hasta la aprobación final y el envío al sistema contable. El sistema facilita la aprobación de facturas en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que permite mantener un control eficiente de los plazos de pago sin comprometer la seguridad ni el cumplimiento normativo.
Además, se mejora la trazabilidad y la capacidad de auditoría, ya que registra automáticamente quién ha accedido a cada documento, cuándo lo ha hecho y qué acciones se han llevado a cabo. La información confidencial se almacena de forma segura y durante el tiempo legalmente requerido.
Y gracias a la integración de inteligencia artificial, puede detectar patrones y tendencias de gasto, lo que permite a los responsables financieros planificar la tesorería con datos fiables y tomar decisiones estratégicas basadas en información estructurada.
ERP y módulos de cuentas a pagar
Los ERP (Enterprise Resource Planning) que integran un módulo específico de cuentas a pagar permite a las empresas tener un control centralizado y en tiempo real de todos sus compromisos financieros. Esta integración no solo reduce la carga administrativa, sino que mejora de forma directa la gestión del Periodo Medio de Pago a Proveedores.
Al centralizar la información de compras, facturación, inventario y contabilidad en un único sistema, se obtiene una visión global del estado financiero de la empresa. Cuando se combina con un software de gestión documental como DocuWare, el ERP se convierte en una herramienta aún más potente, los procesos se automatizan, los datos se sincronizan y el control sobre el PMP es mucho más preciso.
Soluciones de automatización robótica de procesos (RPA) para tareas repetitivas en la gestión de pagos
La automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) se ha convertido en una herramienta clave para mejorar la eficiencia en los departamentos financieros.
Mediante el uso de “robots” de software, la RPA permite la automatización de procesos como la extracción de datos de facturas, la validación, el envío de notificaciones de vencimientos o la programación de pagos.
En el contexto del PMP, la RPA ayuda a agilizar el ciclo de cuentas a pagar, eliminando cuellos de botella operativos que retrasan la aprobación o el pago de facturas. Además, al integrarse con sistemas de gestión documental y ERP, los flujos de trabajo automatizados ofrecen una visión completa del estado de cada factura, permitiendo priorizar pagos según estrategia financiera.
Errores comunes en la gestión del PMP y cómo evitarlos
A continuación, repasamos algunos de los errores más frecuentes y cómo evitarlos con soluciones prácticas:
1. Falta de visibilidad sobre las facturas pendientes
Cuando no se tiene un control claro del estado de las facturas, cuáles están pendientes, cuáles vencen pronto o cuáles requieren aprobación, es fácil que se pasen por alto vencimientos importantes. La solución está en implantar un ERP o un software de gestión documental, que centralice toda la información y permita acceder fácilmente a los pagos programados.
2. Procesos manuales lentos y propensos a errores
las tareas repetitivas son el enemigo de la eficiencia, ya que son mucho más propensas a errores por cansancio, falta de atención, o simple desorganización. Automatizar procesos como el registro, la validación y la aprobación de facturas reduce los fallos.
3. Desconocimiento de las condiciones de pago
Sorprendentemente, muchas empresas pierden el control de los plazos acordados con sus proveedores. Este error se evita fácilmente con herramientas que integren la gestión de contratos y el procesamiento de facturas, y que activen alertas automatizadas sobre vencimientos y descuentos disponibles.
4. No aprovechar descuentos por pronto pago
Perder un descuento simplemente por no pagar a tiempo es frustrante. Una herramienta adecuada puede ayudarte a priorizar los pagos que realmente generan ahorro.
5. Falta de comunicación entre departamentos
Centralizar la documentación en una plataforma única, accesible con los permisos adecuados, favorece la colaboración y acelera los procesos internos.
Como puedes ver, la mayoría de estos errores tienen una raíz común: la falta de digitalización. La solución también es común, automatizar y centralizar la gestión del ciclo de pagos.
Beneficios de un Periodo Medio de Pago a proveedores optimizado
Los beneficios no solo se perciben en la salud económica de la empresa, sino también en las relaciones comerciales. Estos son algunos de ellos:
- Mejora de la liquidez y del flujo de caja.
- Fortalecimiento de las relaciones con proveedores.
- Reducción de costes operativos.
- Aprovechamiento de descuentos por pronto pago.
- Mayor rentabilidad.
- Toma de decisiones financieras más informada.
- Mejora del cumplimiento normativo y de auditoría.
- Mayor resiliencia financiera.
Conclusión: hacia una gestión financiera más eficiente
Optimizar el Periodo Medio de Pago a Proveedores no consiste únicamente en reducir días al calendario, sino en tomar el control de los pagos. Una gestión eficaz del PMP mejora la liquidez, fortalece las relaciones con proveedores y permite tomar decisiones más informadas y rentables.
La clave está en automatizar procesos, y tener visibilidad total sobre cada factura. Y para eso, contar con una herramienta fiable marca la diferencia.
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