Debido a los retos sociales y económicos que supuso el Covid-19, el mundo laboral ha cambiado significativamente desde la primavera de 2020. Las políticas que permiten un trabajo flexible y en remoto, están firmemente establecidas en muchas empresas y forman parte habitual de la cultura corporativa moderna. Aunque el trabajo a distancia es la norma desde hace tiempo en las empresas internacionales, sigue siendo una novedad para muchos ejecutivos y directivos. Y es un problema en empresas de todos los tamaños.
Entre los nuevos retos a los que se enfrentan los jefes de equipos remotos figuran:
Eliminación de las barreras geográficas, lo que significa que los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar. En consecuencia, es más probable que los directivos sean responsables de dirigir a un equipo repartido por distintos estados o ubicado a escala internacional. Por eso, es importante tener en cuenta las diferencias de idioma, cultura y husos horarios.
Posibles riesgos de ciberseguridad y falta de capacidad para cumplir la normativa sobre privacidad de datos debido a la incapacidad de aplicar la política de la empresa.
Posibles riesgos de ciberseguridad y falta de capacidad para cumplir la normativa sobre privacidad de datos debido a la incapacidad de aplicar la política de la empresa.
- Disminución de la motivación cuando un empleado no se siente parte de un equipo o es incapaz de conectar con sus compañeros.
- La eliminación de las barreras geográficas, lo que significa que los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar. En consecuencia, es más probable que los directivos sean responsables de dirigir a un equipo repartido por distintos estados o ubicado a escala internacional. Por eso, es importante tener en cuenta las diferencias de idioma, cultura y husos horarios.
- Posibles riesgos cibernéticos y falta de capacidad para cumplir la normativa sobre privacidad de datos debido a la incapacidad de aplicar la política de la empresa.
Desarrollar las relaciones con y entre los empleados es un elemento fundamental para motivar a cualquier equipo, pero es aún más vital cuando se gestiona a distancia. En este contexto, las habilidades interpersonales como la escucha activa, la comunicación eficaz y la empatía son tan importantes como los conocimientos técnicos, el pensamiento estratégico y la experiencia en gestión de proyectos. Los empleados en puestos remotos no sólo echan de menos las reuniones cara a cara, sino también el compañerismo que se alimenta de las reuniones espontáneas. Crear espacios para la interacción informal y virtual y fomentar el debate abierto son algunos de los nuevos fundamentos.
Las interacciones personales dentro del equipo no tienen por qué resentirse por la falta de contacto en persona. Los directivos pueden invitar regularmente a su equipo a debates cara a cara que no se limiten a temas técnicos, o pueden trasladar las actividades de team-building al espacio virtual, por ejemplo, en forma de noche de juegos en línea.
Animar a los empleados a tomarse descansos regulares y establecer una hora fin de su jornada laboral contribuirá en gran medida a prevenir el estrés y el posible agotamiento. Haga de la empatía una prioridad. Por ejemplo, asegúrese de prestar atención cuando un nuevo miembro del equipo aún no tenga una conexión sólida con el grupo.
Una base estable fomenta la comunidad
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Si bien es cierto que impulsar intencionadamente una interacción humana positiva ha adquirido una nueva importancia, la estructura y la planificación también refuerzan el sentido de pertenencia. Adopte una visión de 360 grados de sus proyectos para permitir una delegación eficaz de tareas y facilitar el trabajo independiente. La clave está en dividir la carga de trabajo en tareas claras y definir el resultado deseado, las responsabilidades y los plazos de cada una.
En los equipos virtuales, las decisiones y acciones de gestión deben ser siempre transparentes y fáciles de entender. Ponga a todos al día del progreso de los proyectos en los que participan. Cuando están al corriente, es más probable que sientan que sus contribuciones son más valoradas. Es importante implicar activamente a los empleados en la toma de decisiones y reconocer sus puntos fuertes y utilizarlos en consecuencia.
Además, una combinación de oportunidades de aprendizaje en línea y sesiones de grupo en tiempo real puede maximizar el desarrollo profesional. Aprender a tu propio ritmo es mejor para procesar las tareas sin interrupciones y de forma concentrada. En cambio, una sesión de grupo en directo es mejor para generar ideas y resolver problemas.
En esta nueva forma de trabajar, el rendimiento no debe definirse por el número de horas que un empleado pasa en su mesa. Los directivos deben dar a sus empleados libertad para distribuir su tiempo. Así, cada miembro del equipo puede trabajar cuando se sienta más productivo y centrarse en ofrecer mejores resultados en menos tiempo.
Importancia de la comunicación clara y fluida
La coherencia, mostrar respeto por los demás, hacer lo que se dice que se va a hacer, apoyar a los miembros del equipo cuando cometen un error y admitir los propios, son algunos de los componentes necesarios para crear un clima de confianza en el lugar de trabajo. Los empleados valoran la autenticidad y necesitan saber que está de su parte.
8 estrategias de comunicación
- Es mejor comunicar mucho que poco: un flujo constante de información beneficia a todos.
- Agende reuniones 1:1 con regularidad. Aproveche parte de este tiempo para preguntar por la vida personal, la familia y las aficiones del empleado.
- Pida a su equipo que resuelva los desacuerdos por teléfono o en una videollamada en lugar de por correo electrónico. Confiar únicamente en el correo electrónico puede aumentar los malentendidos.
- Evite convertirse en un micromanager. Usted quiere estar informado de sus progresos, pero no quiere que los empleados se sientan vigilados.
- No asuma que entiende cómo se siente un empleado sobre el tipo y la cantidad de trabajo que se le asigna. Haga preguntas con frecuencia y escuche atentamente sus respuestas.
- Ya se trate de una reunión diaria por la mañana o de un resumen al final del día, los directivos pueden trasladar algunas actividades tradicionales de la oficina a un formato digital.
- Establezca expectativas claras y asegúrese de que todo el mundo comprende sus tareas y tiempos de entrega.
- Aproveche las oportunidades para hacer comentarios positivos y reconocer los logros.
Cómo se integra la tecnología
No se trata sólo de tener una conexión rápida a Internet. Los trabajadores remotos e híbridos necesitan las herramientas adecuadas para aumentar la facilidad de colaboración. Estos recursos van desde la videoconferencia a las pizarras electrónicas y el chat en línea. La gestión digital de documentos también desempeña un papel importante, ya que garantiza que todos estén de acuerdo en sus respectivos proyectos y que no se pase por alto ninguna tarea importante. Toda la información relevante se almacena en un repositorio central seguro y los empleados autorizados tienen acceso a todos los documentos relevantes y a los procesos de flujo de trabajo en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Los sistemas de gestión documental son totalmente compatibles con el trabajo a distancia. Dado que un tercio de los trabajadores de oficina afirma que probablemente dejaría su trabajo si se interrumpiera el trabajo a distancia en su empresa, es fundamental contar con sistemas que garanticen la colaboración sin necesidad de que las personas estén en el mismo espacio.
Estas son algunas de las formas en las que el software de gestión documental favorece la colaboración:
- Las personas pueden ver los documentos al mismo tiempo. Esto ayuda a los compañeros a debatir proyectos, problemas de cuentas y otros temas de la forma más eficaz, ya sea por teléfono, videoconferencia o chat.
- Los clientes y partners pueden ver los documentos sólo con permiso. Puedes configurar un acceso limitado para usuarios externos, de modo que puedan contribuir a un proyecto o estar al tanto de lo que ocurre.
Liderar a distancia no requiere un conjunto completamente nuevo de capacidades. Sin embargo, el desarrollo de las habilidades interpersonales y el ejercicio de la inteligencia emocional son sin duda requisitos para dirigir con éxito equipos a distancia. Una comunicación clara y transparente, junto con conocimientos empresariales y la tecnología adecuada, son las claves para crear un entorno de trabajo a distancia en el que se cultiven y mantengan la motivación, el compromiso con los objetivos comunes y el espíritu de equipo.