Las finanzas estratégicas apoyan el crecimiento y la visión a largo plazo de una empresa, en lugar de adoptar un enfoque táctico más limitado. Este post explora cómo puede elevar el papel del director financiero y su equipo. Señala un obstáculo habitual para este cambio de perspectiva: los lentos procesos manuales que provocan cargas de trabajo excesivas. También explica cómo la digitalización del flujo de trabajo entra en juego para liberar tiempo a los directores financieros y sus equipos.
Indice- ¿Qué son las finanzas estratégicas?
- La función financiera como partner empresarial
- El papel del análisis de datos en el avance de la empresa
- ¿Qué procesos financieros puedes automatizar?
- Fomentar la eficacia financiera con DocuWare
¿Qué son las finanzas estratégicas?
Las finanzas estratégicas definen qué acciones debe emprender la empresa. Mientras que la planificación y el análisis financieros, que cae bajo el paraguas de las finanzas estratégicas, determina cómo ponerlas en práctica.
El objetivo de esta práctica es aumentar la rentabilidad a lo largo del tiempo. Implica la identificación de nuevas oportunidades, la reducción de costes y una mejor gestión del riesgo. En las empresas públicas, las finanzas estratégicas buscan aumentar el valor para los accionistas. El enfoque de las finanzas estratégicas también consolida los datos de toda la empresa y los utiliza como base para impulsar la expansión.
Es proactivo y va más allá de proporcionar información al nivel C sobre la situación actual de la empresa. Evalúa las implicaciones de los planes de acción propuestos para todo, desde la introducción de nuevos productos hasta las inversiones de capital y las fusiones y adquisiciones. También aprovecha los datos financieros y los utiliza para identificar y abordar los riesgos en todas las áreas de la empresa.
La función financiera como partner empresarial
En este contexto, el papel de un director financiero es el de estratega, defensor de la tecnología de automatización inteligente y un importante contribuyente a la mejora del rendimiento empresarial. Los directores financieros y los gerentes de finanzas trabajan junto a la mayoría de los demás departamentos para determinar los recursos que necesitan y establecer presupuestos desde el principio. Por tanto, tienen una visión de 360 grados de las operaciones generales de la empresa.
Los miembros del departamento financiero suelen ser los primeros en detectar los puntos débiles y la falta de una planificación adecuada. Por tanto, pueden ayudar a planificar los próximos pasos de la empresa:
- Supervisar la automatización de los procesos contables.
- Fusionar datos fragmentados de múltiples equipos y plataformas de software.
- Desarrollando planes basados en datos actualizados y análisis en tiempo real.
- Aprovechando el modelo financiero y la creación de escenarios que anticipen futuros cambios en el entorno empresarial.
El papel del análisis de datos en el avance de la empresa
Con este modelo, las decisiones financieras se basan en datos y se orientan hacia el futuro. Como resultado, los objetivos monetarios están en sintonía con los objetivos empresariales generales. Implica evaluar continuamente las condiciones económicas y tomar medidas para reducir su posible impacto negativo. Por tanto, el departamento financiero se convierte en una fuente de ideas y soluciones innovadoras, en lugar de ser únicamente un gasto operativo.
Los directores financieros son analistas y amantes de los datos, por lo que trabajar con un gran volumen de datos es algo normal. Son expertos en recopilar, agregar y comparar datos de distintos equipos y programas informáticos empresariales. Luego pueden utilizar su conocimiento de las tendencias de pérdidas y ganancias y otras mediciones financieras para evaluar las oportunidades frente a los riesgos. Desde la perspectiva del análisis de datos, los departamentos financieros son clave para alcanzar los objetivos empresariales.
¿Qué procesos financieros puedes automatizar?
La gestión documental acelera las tareas de planificación y análisis financiero, como presupuestos, previsiones y la elaboración de informes sobre indicadores clave de rendimiento (KPIs). Estos son algunos de los procesos que más se benefician de la digitalización.
1. Cuentas por pagar y facturación
La automatización de cuentas por pagar permite a las empresas predecir los resultados financieros con mayor precisión. El personal de contabilidad puede identificar mejor los cuellos de botella en el procesamiento de facturas, centrarse en las cuentas de alto valor que necesitan atención y controlar el flujo de caja.
Consigue una visión en tiempo real de tu situación financiera integrando la información de las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y otros departamentos directamente en un ERP. Los procesos digitales ofrecen una imagen más clara de la situación financiera de la empresa, por lo que el equipo financiero puede responder con mayor rapidez y agilidad.
2. Presupuestos
Aunque los estados financieros muestran los gastos de un año determinado, se requiere un análisis más profundo para comprender los datos que los sustentan. La gestión documental digital proporciona transparencia, lo que permite a los ejecutivos revisar los gastos anteriores y los datos de las nóminas para tomar decisiones informadas sobre cuestiones como la incorporación de personal o el cambio de proveedores y otros prestadores de servicios.
3. Gestión de contratos
El flujo de trabajo de un contrato típico lo inicia un director de departamento. Luego se dirige a finanzas y al departamento legal. Con el flujo de trabajo automatizado, el original del contrato aprobado se almacena en un archivador central. Luego se envía a las partes implicadas, que utilizan una firma electrónica segura para firmar el documento. Se pueden programar notificaciones y recordatorios por correo electrónico para garantizar que los procesos se completen en un plazo determinado. El contrato firmado se envía de nuevo a la empresa para que lo ejecute.
Algunos contratos deben gestionarse continuamente durante toda su vida útil. Este tipo de acuerdo sufrirá muchos cambios a lo largo del tiempo. Sin el control de versiones que ofrece el flujo de trabajo automático, esto es una receta para el desastre. Utilizando la gestión documental, tu empresa puede reducir el tiempo dedicado a redactar y revisar las actualizaciones de los contratos.
4. Auditorías
No quieres que tu equipo pase semanas o meses recopilando archivos para prepararse para una auditoría, ¿cierto? En un proceso basado en papel, los empleados sacan archivos y documentos individuales de un archivador y hacen fotocopias. Esto estresa al personal y el tiempo extra que dedican a responder a las preguntas de los auditores les impide cumplir con sus responsabilidades diarias.
Un sistema electrónico de gestión documental ayuda a ahorrar una cantidad de tiempo enorme además de mucho esfuerzo. Los documentos se organizan en un sistema seguro que facilita compartir rápidamente los archivos necesarios con los auditores. Elimina las molestias del proceso asegurándote de que nunca pierdes o archivas mal las facturas o los documentos de soporte. El acceso instantáneo prepara a tu equipo para responder rápidamente a cualquier pregunta de los auditores. Así, pueden dedicar su tiempo a tareas diarias.
5. Previsiones
Por ejemplo, en lugar de introducir manualmente informes de gastos o de pérdidas y ganancias, hay tiempo para centrarse en analizar las tendencias de gastos que podrían impulsar nuevas iniciativas. En lugar de procesar las facturas una a una, hay tiempo para dedicarse a mejorar el compromiso con los proveedores.
Para crear un plan financiero preciso, los directores financieros necesitan acceso para ir más allá de los estados financieros de su empresa. Aunque los estados financieros muestran los gastos de un año determinado, se requiere un análisis más profundo para comprender los datos que los originan. La gestión documental digital proporciona una transparencia que permite tomar decisiones informadas.
Fomentar la eficiencia financiera con DocuWare
La tecnología está redefiniendo continuamente el funcionamiento de una empresa exitosa. En esta era de transformación digital, las empresas que la adopten estarán en posición de aprovechar las oportunidades emergentes y preservar su ventaja competitiva.
Los líderes financieros de hoy en día necesitan tanto perspicacia empresarial como un profundo conocimiento del papel de la tecnología. DocuWare puede digitalizar tus operaciones financieras aliviando la carga del trabajo manual. Así, el equipo financiero puede eliminar el tiempo dedicado a tareas rutinarias y emplearlo en trabajos que contribuyan a la rentabilidad.
Acelera los procesos rutinarios que van desde las cuentas por pagar a los informes de gastos y el seguimiento del flujo de caja. Con los aumentos de productividad que ofrece la gestión digital de documentos y los conocimientos obtenidos mediante la implantación de las finanzas estratégicas, los directores financieros y sus equipos pueden desempeñar un papel crucial en la definición del futuro de sus empresas.
