Las soluciones en la nube ganan cada vez más popularidad, son flexibles y fáciles de manejar. Solo por el hecho de que usted utilice tal vez desde hace un par de años un sistema in situ de DocuWare, esto no significa que tenga que renunciar a las ventajas de la nube. De hecho, el cambio resulta realmente sencillo, como sabe por experiencia Christian Toussaint, Director Professional Services EMEA de DocuWare. En esta entrevista nos habla desde la práctica.
Product Blog: ¿Cuáles son los motivos de los clientes para cambiar de un sistema in situ a uno nuevo en la nube?
Christian Toussaint: Hay dos motivos principales: por un lado, unos gastos más reducidos, y por otro, menos trabajo para el departamento informático interno. Uno de nuestros clientes, por ejemplo, tendría que haber renovado el hardware y el software del servidor. Gracias al cambio a DocuWare Cloud, el cliente se ahorró esta considerable inversión. Al igual que todos los demás clientes de la nube, desde entonces se beneficia también de la enorme reducción de carga de trabajo de la administración de TI: ya no es necesario realizar el mantenimiento de los servidores ni la instalación de actualizaciones de DocuWare, y también el esfuerzo dedicado a la seguridad es menor. Porque si los clientes desean acceder desde el exterior de su red empresarial a su sistema DocuWare, es necesario configurar en los sistemas in situ «agujeros» especiales en el cortafuegos, lo que se entiende como una red perimetral o zona desmilitarizada (DMZ). En un sistema en la nube, los clientes no tienen que preocuparse de este aspecto, ya que nuestros profesionales se encargan de la seguridad.
PB: ¿Tienen los clientes reparos frente a la nube?
Toussaint: Los que se plantean un cambio no tienen reparos esenciales frente a la nube, sobre todo en lo que se refiere a la seguridad. A menudo les preocupa más cómo se realizará la integración de DocuWare Cloud con los sistemas locales. Pero en la mayoría de los casos hemos logrado proponer una solución a los clientes en este sentido. Mediante integración de URL o servicio de plataforma también se puede integrar la variante Cloud de DocuWare en el software del cliente, ya sea de contabilidad financiera, de recursos humanos o soluciones específicas de los respectivos sectores.
PB: ¿Cómo se trasladan por ejemplo los documentos, archivos, usuarios y derechos de acceso del sistema in situ a la nube?
Toussaint: Existen automatismos para muchos procesos. Los archivadores, es decir su configuración completa con campos, perfiles de archivador, etc., se exportan del sistema existente y se importan en la nube. Esto es muy fácil, sobre todo en los sistemas más recientes. La migración de los documentos se realiza a continuación mediante la sincronización de archivador. Si se dispone de grandes cantidades de datos de varios cientos de GB, los documentos y bases de datos también se pueden incorporar directamente desde DocuWare en el sistema de destino del centro de cálculo.
Los usuarios, grupos y roles se tienen que crear manualmente por el momento. Pero próximamente habrá también herramientas para ello que harán el traslado más fácil. El equipo de DocuWare Cloud está trabajando intensamente para conseguirlo.
PB: Cuando un cliente se decide por el cambio, ¿qué pasos debe seguir?
Toussaint: No hay más que seguir los pasos normales de gestión de un proyecto, es decir, análisis, planificación y puesta en práctica. En el análisis comprobamos qué tamaño tiene el sistema DocuWare, los archivadores, usuarios, documentos, etc. Partiendo de estos datos planificamos conjuntamente con el cliente las etapas necesarias para la migración. Y entonces se pone en marcha: se configura el sistema en la nube, se transfieren los documentos, se prueba el sistema y se puede iniciar el servicio productivo. Por último, se transfieren los documentos que se han añadido al sistema antiguo con posterioridad a la primera transferencia.
PB: ¿Cuánto tarda esta conversión?
Toussaint: No se puede afirmar de forma generalizada. Depende mucho del tamaño y de la complejidad del sistema DocuWare. Los sistemas pequeños están listos en dos días, los mayores pueden tardar hasta dos semanas.
PB: No hemos hablado todavía de los usuarios finales. ¿De qué forma les afecta la transición y qué cambios significa para ellos?
Toussaint: Desde que empieza un proyecto de este tipo hasta que se pone en marcha el funcionamiento productivo, los usuarios trabajan del modo habitual con el sistema in situ. Una vez que comienza el servicio productivo, pueden seguir trabajando en el sistema en la nube sin interrupción.
En cuanto a los cambios en el entorno de trabajo de los usuarios, esto depende primordialmente de la versión de DocuWare que utilizaba el cliente hasta entonces. Si se realiza simultáneamente la conversión del antiguo DocuWare Windows Client al Web Client, naturalmente los usuarios lo notarán. Pero en todos los casos, los usuarios pueden trabajar perfectamente tras una breve capacitación. Si ya se utiliza el Web Client, la transición se desarrolla con toda normalidad.
PB: ¿A quién pueden dirigirse los clientes actuales de DocuWare si tienen un interés concreto en el cambio?
Toussaint: En principio, el cliente debería acudir a su representante de DocuWare, quien conoce su sistema y puede aclarar las primeras dudas. Si se decide a llevar a cabo la conversión a la nube, yo le recomendaría contar con el apoyo de DocuWare Professional Services. Nuestro equipo dispone de toda la competencia de DocuWare, conoce a la perfección el sistema Cloud, tiene contacto directo con el equipo de DocuWare Cloud y naturalmente una nutrida experiencia en este tipo de proyectos de migración.
PB: Muchas gracias por esta interesante conversación.
La entrevista fue conducida por Wiebke Bortnik, Director Product Marketing de DocuWare GmbH.
Christian Toussaint inició hace más de 11 años su periplo en DocuWare en el área de asistencia a clientes y socios comerciales. Desde 2011 trabaja en el área Professional Services y se encarga de la instalación de sistemas DocuWare para los clientes en el marco de grandes proyectos, que abarcan desde el análisis de los procesos hasta la implementación. Como Director Professional Services EMEA tiene a su cargo un equipo internacional de asesores de DocuWare.
