La Gestión de contenido empresarial (ECM) se considera, con razón, la mejor solución con diferencia para la tramitación de facturas entrantes de una manera eficaz y rentable. La ECM, a veces también denominada solo gestión documental, aporta a los contables las herramientas necesarias para automatizar la entrada de facturas, así como para procesar electrónicamente, archivar de forma segura y encontrar los documentos con rapidez. La mayor utilidad para las empresas es el reenvío automatizado de las facturas digitales a los responsables y la consecuente rapidísima aprobación de las facturas. El cumplimiento de los plazos de descuento permite ahorrar del dos al tres por ciento del importe de la factura.
Con los flujos de trabajo de documentos se ahorra mucho tiempo, ya que las facturas, por ejemplo, se envían automáticamente al cliente o a gerencia para su comprobación. En este proceso también se puede integrar a los sustitutos, de modo que las vacaciones, una baja por enfermedad o un viaje de negocios no supongan retrasos nunca más.
Si la factura tuviera que realizar este recorrido en papel, tranquilamente podría tardar una semana o más. Asimismo, los flujos de trabajo digitales del sistema de ECM permiten descubrir y eliminar todos los obstáculos en la comprobación de facturas; por ejemplo, mediante el envío de mensajes de correo electrónico de recordatorio generados de forma automática a los empleados responsables o el aviso a un superior tras la expiración de plazos establecidos.
Durante la autorización de facturas se pueden evitar errores que todavía tienen lugar cuando los empleados sobrecargados de trabajo simplemente aplazan las facturas. Cuando los pedidos y las listas de precios solo están en formato impreso, a veces requiere mucho tiempo comprobar estos documentos con el debido esmero. En este caso, uno queda a merced de la sinceridad y exactitud de los proveedores, y se expone al riesgo de terminar pagando más de la cuenta.
Por el contrario, en un sistema de ECM todos los documentos importantes para la tramitación de facturas se archivan de forma centralizada y se puede acceder a ellos rápidamente con un simple clic. El responsable de la comprobación gana seguridad a la hora de autorizar la factura, porque cualquier pregunta queda resuelta de forma rápida y sencilla echando un vistazo a un pedido, una confirmación de pedido o un albarán. Así es como el sistema de ECM optimiza la autorización de facturas: aportando más precisión al proceso y facilitando la toma de decisiones.
