Heinrich Hagner GmbH & Co. KG

Mit über 100 Beschäftigten wird in Freudenstadt, im Herzen des Schwarzwalds, ein breites Artikelsortiment für führende Einzelhandelsketten produziert, etwa Duschgels, Shampoos, Seifen, Cremes und Body Lotions. Daneben besteht eine eigene CHH-Markenwelt, die zum Beispiel Spezialprodukte für strapazierte Hände bietet. Ein weiteres Segment bilden Haushaltsreiniger wie Spül- und Desinfektionsmittel, Boden- und Essigreiniger. Das mittelständische Familienunternehmen entwickelt, produziert und vertreibt seine Produkte selbst und achtet dabei auf Nachhaltigkeit, indem es sich an der „Responsible Care“-Initiative des Verbandes der Chemischen Industrie in den Bereichen Rezepturen, Produktion und Verpackungen orientiert. So wurde etwa, längst bevor dieses Thema in die öffentliche Diskussion kam, auf Mikroplastik in den Produkten verzichtet.

Eine DMS-Einführung wurde bereits 2009 in Erwägung gezogen, aber damals aus Kostengründen abgelehnt. Zehn Jahre später wurde das Thema erneut aufgegriffen, weil die Archive, allein schon aufgrund der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht für Buchhaltungsbelege, immer weiterwuchsen. Ausschlaggebend für den Wandel hin zum digitalen Dokumenten-Management war die Cloud-Option mit jährlicher Nutzungsgebühr. Die Einstiegsmöglichkeit ohne große Installationskosten und Aufwand für IT-Infrastruktur – eine eigene IT-Abteilung hat das Unternehmen nicht – überzeugte. Vier Anbieter standen in der Endauswahl. Für DocuWare sprachen der große Funktionsumfang sowie die Übersichtlichkeit und einfache Bedienung.

Land:

Deutschland

Branche:

Chemie / Kosmetik

Abteilung:

Deployment:

Cloud

Integration:

Diamond Fibu |Infor Blending (ERP)

Rechnungen werden viel schneller bearbeitet. Eine Rechnung bleibt in einem Papierstapel eher liegen, als wenn sie via Workflow kommt. Im Krankheitsfall übernimmt ein anderes Mitglied der Gruppe die Prüfung. Auch im Bewerbungsmanagement entlastet uns DocuWare enorm. Ohne DMS hätten wir eine weitere Person in der Buchhaltung einstellen müssen.

Swetlana Dill
Leitung Controlling und Finanzen, Heinrich Hagner GmbH & Co. KG

DMS-Einführung direkt vor dem Lockdown

Beim Start mit DocuWare im Februar 2020 war zunächst nur eine kleine User-Gruppe geplant, aber aufgrund der kurz darauf beginnenden Corona-Pandemie wurde der Einsatz sogleich auf alle knapp 50 Personen, die in der Verwaltung tätig sind, ausgeweitet. Es war ein glücklicher Zufall, dass die DMS-Einführung genau rechtzeitig erfolgte, um das während des Lockdowns erforderliche Homeoffice zu ermöglichen. Dieser zusätzliche Grund kam gerade recht, um der Projektrealisierung den nötigen Schwung zu geben.

Beim Rechnungs-Workflow wird die Rechnung manuell im Buchhaltungssystem gebucht. Parallel ordnen die Buchhalterinnen die mit DocuWare indexierte Rechnung der entsprechenden Prüfstelle im Einkauf, in der Logistik, im Labor oder in der Produktion zu und schicken sie – nachdem sie in einem Zwischenschritt vorab der Geschäftsführung vorgelegt worden ist – auf die Reise durch den Workflow, bis sie in der Mappe „finale Prüfung“ landet. Beim morgendlichen Zahlungslauf wirft die Leiterin Finanzen einen Blick auf die digitale Mappe und gibt die Zahlungsvorschläge gegebenenfalls frei. Das dauert heute ein paar Minuten, früher wegen Nachfragen und fehlender Unterlagen oft zwei Stunden.

Bewerbungsmanagement wesentlich vereinfacht

Ein Workflow für das Bewerbermanagement wurde 2022 konzipiert, definiert und getestet und ist seit 2023 erfolgreich im Einsatz. Es geht dabei um Ferienjobs von jährlich zwischen 60 und 80 Schülerinnen und Schülern, die einfache Aufgaben in der Produktion übernehmen. Früher war dafür eine sehr aufwändige Kommunikation für jede einzelne Bewerbung erforderlich, heute ist das ein automatisierter Prozess mit vordefinierter Beantwortung von E-Mails zu fehlenden Unterlagen oder der Verfügbarkeit von Jobs. Dieser Prozess ist sehr komfortabel geregelt und spart viel Zeit.

Das nächste Thema ist die Projektsteuerung mit DocuWare. „Bei etwa 400 Artikeln im Sortiment mit jeweils kurzen Lebenszyklen kommen jährlich gefühlt hundert neue Produktentwicklungen hinzu“, sagt Swetlana Dill. Zusammen mit einem von ihr eingearbeiteten Kollegen aus dem Vertrieb hat sie einen Prozess definiert, der enormen Gewinn an Effizienz und Transparenz für alle involvierten Abteilungen bringen wird.

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