DMS-Einführung direkt vor dem Lockdown
Beim Start mit DocuWare im Februar 2020 war zunächst nur eine kleine User-Gruppe geplant, aber aufgrund der kurz darauf beginnenden Corona-Pandemie wurde der Einsatz sogleich auf alle knapp 50 Personen, die in der Verwaltung tätig sind, ausgeweitet. Es war ein glücklicher Zufall, dass die DMS-Einführung genau rechtzeitig erfolgte, um das während des Lockdowns erforderliche Homeoffice zu ermöglichen. Dieser zusätzliche Grund kam gerade recht, um der Projektrealisierung den nötigen Schwung zu geben.
Beim Rechnungs-Workflow wird die Rechnung manuell im Buchhaltungssystem gebucht. Parallel ordnen die Buchhalterinnen die mit DocuWare indexierte Rechnung der entsprechenden Prüfstelle im Einkauf, in der Logistik, im Labor oder in der Produktion zu und schicken sie – nachdem sie in einem Zwischenschritt vorab der Geschäftsführung vorgelegt worden ist – auf die Reise durch den Workflow, bis sie in der Mappe „finale Prüfung“ landet. Beim morgendlichen Zahlungslauf wirft die Leiterin Finanzen einen Blick auf die digitale Mappe und gibt die Zahlungsvorschläge gegebenenfalls frei. Das dauert heute ein paar Minuten, früher wegen Nachfragen und fehlender Unterlagen oft zwei Stunden.
Bewerbungsmanagement wesentlich vereinfacht
Ein Workflow für das Bewerbermanagement wurde 2022 konzipiert, definiert und getestet und ist seit 2023 erfolgreich im Einsatz. Es geht dabei um Ferienjobs von jährlich zwischen 60 und 80 Schülerinnen und Schülern, die einfache Aufgaben in der Produktion übernehmen. Früher war dafür eine sehr aufwändige Kommunikation für jede einzelne Bewerbung erforderlich, heute ist das ein automatisierter Prozess mit vordefinierter Beantwortung von E-Mails zu fehlenden Unterlagen oder der Verfügbarkeit von Jobs. Dieser Prozess ist sehr komfortabel geregelt und spart viel Zeit.
Das nächste Thema ist die Projektsteuerung mit DocuWare. „Bei etwa 400 Artikeln im Sortiment mit jeweils kurzen Lebenszyklen kommen jährlich gefühlt hundert neue Produktentwicklungen hinzu“, sagt Swetlana Dill. Zusammen mit einem von ihr eingearbeiteten Kollegen aus dem Vertrieb hat sie einen Prozess definiert, der enormen Gewinn an Effizienz und Transparenz für alle involvierten Abteilungen bringen wird.