Einfache Integration in andere Cloud-Applikationen
Nach der erfolgreichen Umsetzung des Erstprojekts digitalisierte Carebase weitere papierintensive Abläufe, wie etwa die Vorgangsdokumentation in der Qualitätssicherung: Jede Heimküche erfasst über das tägliche Kitchen Sheet Essensausgaben oder Temperaturen von Kühl- und Gefrierschränken. DocuWare Cloud übernimmt nicht nur die digitale Dokumentenablage, sondern verbindet sich über die iPaaS-Plattform Make auch mit anderen Cloud-Applikationen, wie etwa Microsoft Power Automate. Dort werden die Daten weiterverarbeitet und für ein einfacheres Reporting zusammengefasst. Erstellt also ein Mitarbeiter ein neues Kitchen Sheet, so extrahiert DocuWare die relevanten Werte und übermittelt sie über Make an das wöchentliche Reporting-Dokument in Microsoft Power Automate. Während das Qualitätsmanagement früher sämtliche Einzelwerte aus den Tagesberichten heraussuchen und an den wöchentlichen Report übertragen musste, wird der wöchentliche Excel-Report nun automatisch erzeugt und verteilt. Und zwar jeden Montagmorgen mit den Werten aus der letzten Woche aller Wohnheime.
Zeitersparnis und Compliance-Sicherheit
Die eingesparte Zeit, die sich aus der Prozessautomatisierung ergibt, ist immens, da manuelle Zusammenstellung und -kontrolle von Daten dank Integration vollständig entfallen. Die freigewordenen Ressourcen verwendet Carebase, um die Service-Qualität zu verbessern und weiterhin auf Wachstumskurs zu bleiben. Seit der Prozessoptimierung musste das Unternehmen beispielsweise trotz steigender Dokumentationspflichten kein zusätzliches Verwaltungspersonal einstellen. Gleichzeitig garantiert DocuWare höchste Compliance-Sicherheit durch eine revisionssichere und digitale Archivierung aller vertraulicher Unterlagen.
