Nutzen Sie Daten aus XML-Rechnungen gezielt, um Ihren Rechnungsworkflow zu verfeinern. Mit den Einzelposten in Indextabellen realisieren Sie detaillierte Freigaben und Mengenabgleiche mit Lieferscheinen.
Beim Importieren von XML-Rechnungen können Sie jetzt auch die Daten der aufgelisteten Einzelposten automatisch erfassen und in Indextabellen übertragen.
Inhalt:
- Schneller Prozess mit XML-Rechnungen
- Einzelposten erfassen: So richten Sie es ein
- Was Sie über XML-Rechnungen wissen sollten
- Mit DocuWare sind alle Arten von XML-Rechnungen optimal lesbar
- Ab DocuWare Version 7.9
Schneller Prozess mit XML-Rechnungen
Den Einzelposten-Import zu nutzen hat gleich mehrere bestechende Vorteile:
- Einzelpostendaten der Rechnung werden oft für einen postenbasierten 2- oder 3-Wege-Abgleich (mit Bestellung und/oder Lieferschein) benötigt.
- Die Posten können einfach verschiedenen Kostenstellen zugeordnet werden.
- Andere Beteiligte oder Kostenstellen-Verantwortliche können detaillierte Freigaben machen.
- Für XML-Rechnungen kann der Prozess genauso detailliert sein wie bei Papier- und PDF-Rechnungen, bei denen Intelligent Indexing die Einzelposten in die Indextabelle überträgt.
- Alle Informationen der Rechnung liegen in DocuWare vor und stehen bei Bedarf auch für einen Export zur Verfügung.
Einzelposten erfassen: So richten Sie es ein
Ihre XML-Beispielrechnung muss mindestens zwei Posten enthalten. Verbinden Sie die Daten eines Postens einfach mit einer Zeile der Indextabelle, dann werden alle anderen Positionen der Rechnung automatisch in die Tabelle übertragen.
Die Erfassung der Einzelposten richten Sie in einer Konfiguration für Dokumentverarbeitung unter „Indexieren“ ein.
Ihre XML-Rechnungen können dabei ein beliebiges der von DocuWare unterstützten Formate haben (z.B. ZUGFeRD, XRechnung, FatturaPA oder FacturX).
Was Sie über XML-Rechnungen wissen sollten
XML ist eine Auszeichnungssprache, mit der hierarchisch strukturierte Daten im Format einer Textdatei dargestellt werden. Diese Datei ist nicht nur von Maschinen, sondern auch von Menschen lesbar. Wer aber nicht täglich damit zu tun hat, denkt trotzdem bei der Ansicht einer XML-Datei erst einmal, es handle sich um reinen Code.
DocuWare zeigt Ihnen XML-Rechnungen komfortabel wie normale Dokumente an, hier ein Beispiel:
Mit DocuWare sind alle Arten von XML-Rechnungen optimal lesbar
Zum Hintergrund: Die europäische Norm zur elektronischen Rechnungsstellung (EN 16931) regelt die Anforderungen an die XML-Struktur von elektronischen Rechnungen (z. B. XRechnung, Factur-X). Diese Struktur wird durch die Syntaxen CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language) abgebildet.
In DocuWare werden XML-Rechnungen, die der CII-Syntax folgen, auch direkt in der Sprache visualisiert, die in den Organisationseinstellungen ausgewählt ist. Dies gilt für die Spracheinstellungen Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Polnisch und Schwedisch.
Für alle anderen Organisationssprachen wird die XML-Rechnung in Englisch angezeigt. Die visuelle Darstellung von CII-Rechnungen hat damit die gleiche hohe Qualität wie für UBL-Rechnungen.
Ab DocuWare Version 7.9
Die beschriebenen Funktionen stehen Ihnen mit DocuWare Version 7.9 zur Verfügung. Wenn Sie mit einem lokal installierten DocuWare System arbeiten, benötigen Sie die Zusatzlizenzen DocuWare Import und Workflow Manager.
Lesen Sie mehr über den Import von Dokumenten mit DocuWare.