Un scénario classique qui pousse les responsables à considérer la dématérialisation des documents entrants comme un moyen d’automatiser des traitements. Au-delà des aspects organisationnels, le Maire a souhaité acquérir un logiciel de GED pour préserver le patrimoine de la Mairie, et ainsi protéger tous les documents issus des conseils municipaux et de l’état civil.

La solution dématérialise le processus de validation des factures, les marchés publics et les dossiers du personnel. DocuWare a été placé au coeur du système d’information de la collectivité, un choix reposant sur les relations de confiance construites entre la Mairie et leur intégrateur Visual Office. 

Smart Connect : une fonctionnalité clé pour la Municipalité

Dans la Mairie de Païta, Smart Connect assure la liaison entre le logiciel de comptabilité et les documents placés dans la GED. Un simple bouton intégré dans l’interface du logiciel simplifie et accélère le processus de certification des factures. « Une facture entrante numérisée depuis le logiciel de comptabilité est automatiquement archivée dans DocuWare », explique Marie Line Sutter, responsable du service finances à la Mairie de Païta. « Avec Smart Connect nous pouvons ouvrir instantanément n’importe quelle facture archivée correspondant à un enregistrement du logiciel de comptabilité. Nous pouvons interagir avec les archives de DocuWare avec ce simple bouton et sans programmation ».

Les factures ne sont pas les seuls documents pris en compte par la solution. Sont également archivés toutes les données générées par les marchés publics, les actes d’état civil et tous les documents issus des conseils municipaux (arrêtés, rapports de présentation, délibérations, convocations, etc.). « La circulation des informations dans la Mairie est beaucoup plus fluide et rapide », constate Béatrice Tofili, archiviste, documentaliste et webmaster, à la Mairie de Païta.

« Là où je mettais quinze minutes pour retrouver un document, je n’en ai besoin plus que d’une ».