Escanear, guardar, recuperar y desencadenar flujos de trabajo

Se crearon flujos de trabajo digitales y archivadores electrónicos personalizados. La implementación se desplegó a lo largo de cuatro departamentos durante un período de doce semanas. El personal recibió formación sobre cómo escanear, indexar, archivar documentos históricos en papel e importar electrónicamente nuevos registros directamente a DocuWare. «A medida que los departamentos se iban incorporando, nos dimos cuenta de que se estaba formando un grupo de usuarios de DocuWare dentro de la empresa, que podría ayudar a los nuevos departamentos con sus respectivas incorporaciones», dijo Ray Hoyt, Project Director de Tillamook Bay Community College.

Los departamentos observaron ventajas y un aumento de la eficiencia inmediatamente, ya que todo, desde los archivos de nómina hasta los acuerdos de dotación y los documentos de ayuda financiera, se archivaba de forma segura, y el personal autorizado podía acceder a ello rápidamente para revisarlo, recuperarlo, compartirlo o activar los flujos de trabajo.

Las posibilidades de adaptación de DocuWare permitieron ofrecer soluciones en múltiples departamentos

La institución académica TBCC quería ofrecer al personal docente un plan de estudios y directrices estandarizadas, y DocuWare fue personalizado para cumplir con estos requisitos. La universidad pudo evitar tener que implementar una solución separada, lo que supuso un ahorro de 40.000 dólares. Con DocuWare, el Departamento de Formación tenía la posibilidad de archivar los planes de estudio actuales y desactualizados manteniendo así la vinculación entre los registros de alumnos anteriores y los planes de estudio correspondientes. La nueva iniciativa de un asesoramiento mejorado para toda la universidad fue posible gracias a que la información de los alumnos se pudo compartir electrónicamente entre los departamentos de Servicio de estudiantes, Asistencia financiera, Matriculaciones y Asesores de la facultad.

La velocidad de digitalización fue más rápida de lo esperado

DocuWare fue implementado mediante un despliegue personalizado y gradual que funcionó a la perfección para todos los departamentos involucrados. «Creíamos que trasladar nuestros documentos a DocuWare sería un proceso largo, pero con la posibilidad de personalizar nuestro enfoque, hemos superado nuestro objetivo de subvención del Título III de cinco años de número de documentos digitalizados en el tercer año. Esto significa una mejora del 332% en la digitalización de nuestros documentos. Estamos muy contentos por ello», declaró Hoyt.