En SUISSIMAGE, la fase de planificación e implementación del proyecto DMS se preparó a conciencia con un experimentado Partner de DocuWare y la puesta en marcha se desarrolló sin problemas. Se hizo especial hincapié en el desarrollo de una estructura de archivo coherente y uniforme para toda la empresa. Esto mereció mucho la pena. Y así pudimos contrarrestar con buenos argumentos las reticencias iniciales de los empleados frente a un cambio en los flujos de trabajo que ya conocían. En marzo de 2019, DocuWare se implementó con éxito en el Departamento de contabilidad con un flujo de trabajo para la aprobación de facturas. Ahora las facturas entrantes se escanean a diario y se archivan en DocuWare, donde se inicia inmediatamente un flujo de trabajo. La factura aparece en la lista de tareas del Departamento de contabilidad. Una vez ahí, se introduce, en primer lugar, con Sage y luego pasa automáticamente a la lista de tareas de Dirección. Ăsta recibe un correo electrónico con un enlace a la lista en cuanto hay que verificar una nueva factura, la verifica y la devuelve al Departamento de contabilidad con un sello electrónico. Allí se autoriza para el pago, se contabiliza en Sage y se archiva. De este modo finaliza el flujo de trabajo. Los empleados valoran el hecho de poder acceder a cualquier documento directamente en Sage y no tener que abandonar su interfaz de trabajo habitual. El sistema ha demostrado especialmente su eficacia durante la crisis de COVID. Los empleados también pudieron realizar todos los pasos de trabajo necesarios trabajando desde casa, distribuir los documentos y pagar las facturas a tiempo tras su aprobación. "Hoy en día, todos consideran DocuWare como una parte importante de sus herramientas de trabajo", afirma Martin Hettich.
Sin embargo, lo que más le gusta al especialista informático del DMS es la flexibilidad y la apertura del sistema: "DocuWare ofrece la posibilidad de crear una estructura propia que se adapte a nuestra cultura y necesidades". En los próximos cinco años, el DMS debería implementarse en casi todas las áreas de SUISSIMAGE, afirma Hettich. En el Departamento de administración de miembros ya están archivando miles de registros de obras y contratos, que están guardados en parte en archivos de papel y en parte como archivos electrónicos, en el archivo central de documentos. El objetivo es conseguir una mejor visión general y un acceso más rápido a todos los documentos importantes para la explotación de los derechos de los miembros. El proyecto aún llevará algún tiempo, subraya Hettich: "En el futuro podremos ahorrar mucho tiempo y mucho papel, pero el esfuerzo para migrar los expedientes existentes es equiparablemente grande". El Director de informática espera que el flujo de trabajo para tramitar de las solicitudes de miembros sea más rápido. Deberá ahorrar tiempo de trabajo y, al mismo tiempo, mejorar el servicio. El siguiente punto del orden del día es el expediente digital del personal.
