Escalabilidad gracias a la digitalización
La start-up apuesta por un crecimiento rápido: la página web se puso en marcha el 1 de julio de 2024 y, tras solo seis meses, ya se habían registrado más de 3000 pedidos. Ya hay alrededor de 1000 vehículos en las carreteras y se espera que para finales de 2025 sean más de 4000. Para alcanzar estos ambiciosos objetivos, es esencial que todos los procesos internos y externos estén diseñados de forma totalmente digital, un principio fundamental de la empresa.
Desde el principio, se integraron dos ampliaciones en la instalación de DocuWare Cloud: el uso del procesamiento inteligente de documentos y la puesta a disposición de los clientes de los documentos relevantes a través de un portal de clientes. Esto último desempeña un papel fundamental en la optimización de los procesos relacionados con los clientes, entre otras cosas, en la tramitación de infracciones con los vehículos alquilados. La inteligencia artificial de IDP también resulta útil en un proceso de digitalización clásico, como el procesamiento de facturas entrantes, a la hora de extraer y clasificar documentos.
Retos en el reconocimiento
El procesamiento de multas y otras infracciones de tráfico supone un reto especial para el software de reconocimiento, ya que en Alemania no existe un formulario uniforme para ello, sino que cada autoridad regional utiliza su propio modelo. Por lo tanto, el software debe extraer, en primer lugar, la información relevante sobre la infracción y el vehículo. A continuación, el sistema compara los datos con el sistema CRM HubSpot para identificar a la persona responsable y enviar la información necesaria a la autoridad competente. Al mismo tiempo, el cliente recibe la notificación correspondiente.
La recepción digital de facturas formó parte de la instalación del DMS desde el principio y ya estaba en funcionamiento solo dos meses después de la puesta en marcha de la empresa. Las facturas recibidas se someten a una comprobación de dos o tres pasos, dependiendo del importe, y se contabilizan mediante un flujo de trabajo digital antes de registrarse en DATEV. Mientras que las facturas se reciben casi exclusivamente en formato digital, por correo electrónico o como factura electrónica (Zugferd), las notificaciones de infracciones de las autoridades suelen llegar a la empresa por correo postal. Estas se digitalizan con un potente escáner de alto rendimiento. La solución IDP, capaz de aprender, alcanza ahora una impresionante tasa de reconocimiento de más del 90 % al leer los escaneos.
Portal del cliente totalmente transparente
El archivo digital de documentos constituye el núcleo de los procesos empresariales. Los 20 tipos de documentos relevantes, entre los que se incluyen pedidos, contratos, infracciones, permisos de aparcamiento, permisos de circulación, permisos de conducir, documentos de siniestros e informes periciales, se almacenan de forma centralizada y controlan tanto los procesos internos como los relacionados con los clientes. A través del portal del cliente y, en el futuro, también a través de una aplicación propia, los usuarios tendrán acceso directo a sus documentos, un proceso totalmente digital que garantiza la máxima transparencia y eficiencia.
