Cambio sin problemas
En la administración del fabricante de motores, todos los puestos de trabajo se equiparon con una segunda pantalla. El departamento de producción además recibió escáneres documentales. Gracias a la integración de DocuWare con el sistema de gestión basado en AS/400, los documentos creados allí, como las facturas, los albaranes o los pedidos, se archivan automáticamente en el archivador central mediante la función de impresión.
En ventas, se estableció un flujo de trabajo interdepartamental para crear ofertas. En cuanto llega una consulta de un cliente por teléfono o correo electrónico, el empleado la registra por escrito y la archiva en DocuWare o archiva el correo automáticamente con Connect to Outlook. El flujo de trabajo que comienza a continuación garantiza que todos los responsables sepan en todo momento qué oferta sigue abierta y con qué valor.
En segundo lugar, se instaló un flujo de trabajo para la tramitación de pedidos, que comienza con el pedido de un cliente. Tras ser almacenado en DocuWare, el pedido pasa primero al director general, que programa el periodo de producción y determina el plazo de entrega. Cuando se introduce el pedido en el sistema de gestión, también se crea la documentación adicional. A continuación, el pedido aparece en la lista de tareas del departamento responsable para la planificación de la producción. Si el motor ya se ha fabricado una vez, este pedido se duplica. De lo contrario, el pedido tiene que volver a pasar por los departamentos de diseño e ingeniería hasta que se pueda crear e imprimir la especificación detallada para la producción. A continuación, se comprueba el precio, tras lo cual se crea la confirmación del pedido que se envía automáticamente al cliente por correo electrónico. Al mismo tiempo, el departamento de producción recibe la información de que puede empezar a fabricar el motor. En cuanto está listo, la parte logística se encarga de preparar todos los documentos para el envío. La factura se imprime en el sistema de gestión y se envía automáticamente por correo al cliente final.
Trabajar sin papel
La forma habitual de trabajar no ha cambiado mucho para los empleados: todos los documentos de un proceso están inmediatamente disponibles en el archivador digital. Esto facilita la comprobación de dónde se encuentra actualmente un pedido y quién está trabajando en él. Además, la solución ayuda cuando un empleado está de baja y un compañero tiene que intervenir. Sin tener que buscar, todos los documentos necesarios están inmediatamente a mano gracias a DocuWare.
