Para agilizar las aprobaciones, aumentar la transparencia y cumplir mejor con los requisitos legales, la dirección optó por digitalizar todos los procesos con DocuWare Cloud. Los factores decisivos fueron la facilidad de uso, las potentes funciones de flujo de trabajo y la sencilla integración con otras soluciones. En la implementación, JMAS contó con el apoyo de un Partner local de DocuWare, que adaptó la solución con precisión a sus necesidades.
Flujo de trabajo 100% digital
Hoy, DocuWare gestiona todo el proceso de manera completamente digital. La solución registra automáticamente los requerimientos, crea los expedientes correspondientes y asigna las cotizaciones de los proveedores que llegan por correo electrónico. Tras la comparación y el análisis, la dirección de compras recibe una notificación, revisa la documentación en pantalla y aprueba la selección del proveedor mediante un sello digital. Las órdenes de compra se generan electrónicamente, se archivan junto con los anexos y, posteriormente, se firman dentro del flujo de trabajo por las instancias responsables. Gracias a la integración con el servicio de firma VidSigner, se producen documentos digitales con plena validez legal que se envían directamente a los proveedores, sin necesidad de recogida física. Al mismo tiempo, los departamentos implicados reciben copias de la documentación, lo que reduce de forma significativa las consultas. Actualmente, 13 empleados del departamento de compras trabajan con DocuWare Cloud, mientras que los departamentos de logística, finanzas y contabilidad también utilizan la solución.
Más rápido y eficiente
Con DocuWare, JMAS logró agilizar de manera significativa su proceso de compras, a pesar de los estrictos requisitos legales y los múltiples niveles de autorización. Si antes podían transcurrir varias semanas hasta que una orden de compra llegaba al proveedor, hoy la documentación se transmite en uno o dos días, e incluso el mismo día en casos urgentes. Otros departamentos también se benefician: en el almacén, las entradas de material sin nota de remisión se pueden verificar con mayor facilidad; en contabilidad, la conciliación de facturas con los datos de la compra es mucho más ágil; y además se garantiza el archivo obligatorio de toda la documentación durante diez años. La amplia automatización ahorra tiempo, aumenta la transparencia y libera a los empleados de tareas como el archivado manual y la búsqueda de documentos. Los beneficios también se pueden medir, por ejemplo, a través de la plataforma de análisis Qlik, integrada por el Partner local de DocuWare en la solución: las auditorías recurrentes, que antes requerían hasta dos semanas, ahora suelen completarse en menos de dos horas.
