Integración sencilla en soluciones existentes
El gestor documental se implementó en agosto de 2017, primero en el departamento de contabilidad financiera, y a continuación en el área de gestión de pedidos. Todos los documentos entrantes, como pedidos de clientes, notas de entrega y facturas de proveedores, se escanean con un equipo multifunción, y a continuación se indexan mediante Intelligent Indexing para guardarlos en un archivador central de documentos. En el mismo archivador se mantienen todos los contratos importantes de la empresa, listos para ser consultados por los usuarios autorizados. DocuWare está directamente integrado en SAP Business One, así como en la solución de cálculo propia de la empresa. Los documentos salientes, como confirmaciones de pedidos, notas de entrega, facturas a los clientes, y también pedidos a los proveedores, se archivan automáticamente en DocuWare a través de la función de impresión.
El archivado rápido y sencillo de los documentos descarga a los empleados en el departamento de administración de tareas innecesarias. Por ejemplo, en cuanto se archiva un pedido de un cliente en el archivador central, éste aparece automáticamente en la lista de tareas de la persona responsable. A continuación, se puede generar desde SAP directamente la confirmación del pedido, un documento que también se guarda en DocuWare. Otro flujo de trabajo se encarga de que los pedidos de material de consumo se procesen a la mayor brevedad posible. Aparte de esto hay diferentes flujos sencillos que optimizan procesos diarios, como por ejemplo la creación de ciertos documentos salientes.
Colaboración perfecta
Gracias a los workflows automáticos, la empresa puede comprobar rápidamente si un pedido ya ha sido registrado y en qué etapa de procesamiento se encuentra el encargo del cliente. Ningún pedido queda olvidado, todos los encargos son procesados y el cliente recibe una confirmación rápidamente. La ventaja decisiva de la solución, sin embargo, es el acceso fácil y rápido a todos los documentos relacionados a un pedido. Cuando un cliente de repente pide piezas adicionales en un pedido ya existente, basta con un par de clics del ratón para ver inmediatamente toda la información necesaria en la pantalla – desde el pedido original, la confirmación del pedido, hasta el encargo de producción con las listas de material. Las largas búsquedas en archivadores físicos se evitan por completo. La empresa también se aprovecha de DocuWare en el procesamiento de nuevos pedidos. Gracias a DocuWare, los empleados pueden acceder a otro pedido antiguo con componentes similares, para utilizar este documento como referencia para tramitar el nuevo pedido con más facilidad.
