Perfecta integración con el sistema ERP
A la hora de seleccionar el DMS, además de una interfaz de usuario intuitiva, se dio prioridad a la estrecha integración con el sistema ERP. El complejo proceso de tramitación de pedidos requiere un intercambio continuo entre ambos sistemas, sobre todo porque, durante la tramitación, es necesario comparar repetidamente los presupuestos del cliente con las necesidades actuales y realizar pequeños ajustes.
Anteriormente, los cambios se anotaban directamente en los documentos en papel y luego se transferían al ERP. Del mismo modo, los pedidos se actualizaban a menudo con anotaciones a mano durante la tramitación en papel y luego se procesaban en el ERP. El requisito imprescindible para el DMS era que fuese capaz de realizar el proceso de forma completamente digital en estrecha integración con el sistema ERP. Otro factor decisivo para la decisión fue que tanto el ERP como el DMS procedían del mismo socio de implementación, lo que evitaba el problema de responsabilidades separadas.
Desde noviembre de 2023, el procesamiento de pedidos es completamente digital. Los pedidos que llegan por correo electrónico a un buzón funcional se arrastran a la interfaz del sistema ERP y las posiciones se introducen allí. Mediante una herramienta del socio de implementación, los pedidos se transfieren automáticamente a DocuWare con una indexación completa. En el archivo digital se recopilan todos los documentos, desde ofertas y pedidos hasta albaranes, y se pueden consultar en cualquier momento mediante la función de búsqueda. De este modo, se elimina la tediosa búsqueda manual de información, que antes ralentizaba todo el proceso.
Hasta 1000 facturas de proveedores al mes
Las entre 800 y 1000 facturas de proveedores que se reciben cada mes suponen todo un reto muy exigente. A menudo contienen una gran cantidad de posiciones y presentan características individuales que dificultan su procesamiento automático. Por ejemplo, un proveedor no incluye los recargos por tamaños especiales como parte de una posición, sino como una posición independiente. En las facturas con 20 o 30 posiciones, a menudo era necesario revisar datos individuales a pesar de la indexación inteligente.
Por ello, a principios de 2025 se introdujo la solución basada en IA, el Procesamiento inteligente de documentos de DocuWare (IDP). Esto permite leer incluso las facturas más complejas de forma fiable. Si surge algún problema con un proveedor, la IA se entrena específicamente con sus facturas. Hoy en día, el proceso de verificación está organizado de forma ágil: para cada factura se muestra el documento correspondiente de la entrada de mercancías y las consultas se pueden resolver mediante un flujo de trabajo con sello de verificación. Tras su aprobación, la factura se transfiere directamente a la contabilidad de DATEV para su pago a través de una interfaz.
Otro ámbito de aplicación de DocuWare es el archivo de documentos firmados relativos a las propias entregas. De este modo, en caso de consultas, se puede proporcionar rápida y directamente el comprobante de una entrega, una tarea que antes requería mucho más tiempo.
