DocuWare, la versión 12.1 de Oracle y Outlook; el trío perfecto
La empresa sopesó muchas soluciones y eligió DocuWare por su capacidad de integración con el software de contabilidad de Oracle y por poder enlazar los dos sistemas clave, eliminando la entrada de datos manual doble. «Buscábamos un software que se pudiera integrar con los diversos productos de Oracle que ya estábamos usando», comenta Holmes. «Y DocuWare podía». La empresa también integró DocuWare con Outlook, adaptándolo a sus necesidades específicas. Al importar los correos electrónicos de Outlook, DocuWare no solo adjuntaba las facturas sino también otros elementos, como por ejemplo imágenes. Aunque ésta es una función útil, Buffalo Rock no la necesitaba y Holmes modificó la configuración para evitarla. «Tengo una macro que redacté para Outlook, que elimina las imágenes y se deshace de otros archivos adjuntos», afirma Holmes, «de esta manera solo enviamos y almacenamos en DocuWare lo que necesitamos».
Ahorrando un tiempo muy valioso
La perfecta vinculación entre el departamento de Gestión digital de documentos y el de Pagos ha dado lugar a un ahorro de tiempo considerable. El personal ya no necesita imprimir y escanear un promedio diario de 300 correos electrónicos de varias páginas, o hasta 700 al día a finales de mes. Ahora DocuWare crea un enlace almacenado en Oracle para que cuando el personal de Pagos necesite procesar las facturas, abra los correos electrónicos, haga clic en los enlaces, y apruebe o rechace los artículos. «El departamento de Pagos y mi departamento han alcanzado un ahorro combinado de más de 8 horas de trabajo diario. DocuWare nos permite trabajar de manera más eficiente», subraya Holmes, añadiendo que la empresa no ha eliminado ningún puesto de trabajo. «Ofrecemos a los empleados la posibilidad de desempeñar su trabajo más rápido y con mayor precisión. Ya no es necesario crear facturas y empezar todo de nuevo». Actualmente, Buffalo Rock almacena cerca de 50.000 documentos y procesa más de 5.000 facturas mensuales. La integración también generó un gran ahorro de papel y tinta. «Solo en mi departamento, probablemente, se gastaba una caja de papel a la semana», recuerda Holmes. A día de hoy, los únicos artículos de papel son los materiales del correo postal regular.
Ya vislumbramos en el horizonte la expansión a otros departamentos
El éxito alcanzado con DocuWare alentó a Buffalo Rock a considerar más integraciones con otros sistemas utilizados por otros departamentos. El siguiente proyecto sería integrar DocuWare con el sistema utilizado por el departamento de Cobros, que almacena y gestiona los documentos de los clientes de la empresa como prueba de entrega. «El plan es utilizar DocuWare para todas nuestras necesidades adicionales de digitalización», afirma Holmes.
