All Service Unternehmensgruppe für Gebäudemanagement

El grupo empresarial de gestión de instalaciones, All Service Unternehmensgruppe für Gebäudemanagement, presta servicios integrales en el área de gestión de instalaciones y asume funciones de administración de todo el grupo All Service Gruppe en Alemania, así como de contabilidad y facturación. Para poder trabajar de manera eficiente y a un bajo coste, nuestra empresa apuesta decididamente por la tecnología digital, como por ejemplo, un sistema de gestión documental.

Antes el proceso de facturación venía ligado todos los meses a una tediosa vorágine administrativa y grandes cantidades de papel. Los aproximadamente 800 comprobantes laborales por prestación de servicios, que eran firmados todos los meses por clientes, se recolectaban y se mandaban por mensajería desde cada una de las sucursales al departamento de contabilidad en Bad Homburg. Una vez allí, las facturas se expedían mediante el sistema comercial Sage, se imprimían, sus respectivos comprobantes laborales se clasificaban y las facturas finalmente se preparaban en sobres y se enviaban. Debido al trayecto por correo se perdía mucho tiempo e incluso algunos de los documentos. Hasta que se abonaba el importe por la prestación de un servicio podían trascurrir hasta 30 días. Al mismo tiempo, el consumo de papel con 30 archivadores de palanca todos los meses era desmesurado. Mediante la implantación de un sistema DMS con un archivo central se pretendió automatizar los procesos de trabajo para poder llevar a cabo la facturación de manera más rápida y comprender mejor los procesos. Tras una presentación por parte del partner de DocuWare autorizado nos decidimos rápidamente. Las ventajas de DocuWare eran el rendimiento, la flexibilidad del sistema y un concepto coherente del flujo de trabajo. Al mismo tiempo, los canales de comunicación cortos con personas de contacto fijas garantizaban un buen asesoramiento del proyecto.

País:

Alemania

Sector industrial:

Gestión de instalaciones

Departamento:

Contabilidad

Implementación:

Cloud

Mediante la aplicación del sistema de gestión documental se ha reducido enormemente el largo y costoso proceso de clasificación y almacenamiento. Durante la crisis del coronavirus se ha demostrado especialmente su importancia ya que nuestros trabajadores han podido acceder a DocuWare perfectamente y realizar la facturación como de costumbre mientras trabajaban desde casa.

Jörg Brehm
Jefe del departamento de facturación y gestión de cuentas del grupo empresarial de servicios de gestión de instalaciones, All Service Unternehmensgruppe für Gebäudemanagement, Bad Homburg (Alemania)

Sistema de contabilidad integrado

Los procesos de trabajo de facturación se han modificado significativamente desde la implementación de DocuWare. Hoy en día, los comprobantes laborales firmados se codifican con barras en las sucursales, se escanean, se almacenan en el archivo común de documentos digitales y se les añade información adicional, como la oficina de costes y el período de contabilización, antes de ser remitidos para su facturación. A continuación, los documentos figuran en las listas de tareas del departamento de tramitación en Bad Homburg y, a partir de ahí pueden ser facturados en el sistema de contabilidad integrado de Sage para el mes contable correspondiente. Cada documento contiene toda la información importante y, el texto explicativo del comprobante laboral también se puede copiar en la factura a modo de aclaración. En cuanto las facturas son emitidas, se archivan de forma centralizada. Una vez al día, las facturas y sus respectivos comprobantes laborales se descargan en formato PDF y se envían por correo electrónico al proveedor de servicios externos, que a su vez las envía a los clientes por correo postal o electrónico. Un total de siete empleadas trabaja ahora regularmente con la solución.

Un sistema de gestión documental garantiza el ahorro de tiempo y la transparencia

El tiempo ahorrado durante todo el proceso de facturación es una gran ventaja para la empresa. En vez de pasar horas recolectando, empaquetando, enviando, desempaquetando y clasificando cientos de documentos, ahora los trabajadores pueden emplear su tiempo en tareas más significativas. De este modo, sólo se tarda unos minutos en enviar las facturas junto con sus comprobantes laborales. El archivo documental central y el fácil acceso a los documentos asociado a éste también aportan muchas ventajas. La cómoda función de búsqueda de texto completo permite encontrar el documento deseado en cuestión de segundos, por ejemplo, en caso de consultas de clientes. De este modo, los trabajadores pueden volver a enviar por correo electrónico al cliente una factura extraviada con sólo un par de clics. Al mismo tiempo, el intercambio de documentos se ha vuelto más seguro y transparente. Se puede comprobar en todo momento quién ha tramitado qué, cuándo y dónde se encuentra un documento, una gran ventaja para la trazabilidad.

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