El grupo empresarial de gestión de instalaciones, All Service Unternehmensgruppe für Gebäudemanagement, presta servicios integrales en el área de gestión de instalaciones y asume funciones de administración de todo el grupo All Service Gruppe en Alemania, así como de contabilidad y facturación. Para poder trabajar de manera eficiente y a un bajo coste, nuestra empresa apuesta decididamente por la tecnología digital, como por ejemplo, un sistema de gestión documental.

Antes el proceso de facturación venía ligado todos los meses a una tediosa vorágine administrativa y grandes cantidades de papel. Los aproximadamente 800 comprobantes laborales por prestación de servicios, que eran firmados todos los meses por clientes, se recolectaban y se mandaban por mensajería desde cada una de las sucursales al departamento de contabilidad en Bad Homburg. Una vez allí, las facturas se expedían mediante el sistema comercial Sage, se imprimían, sus respectivos comprobantes laborales se clasificaban y las facturas finalmente se preparaban en sobres y se enviaban. Debido al trayecto por correo se perdía mucho tiempo e incluso algunos de los documentos. Hasta que se abonaba el importe por la prestación de un servicio podían trascurrir hasta 30 días. Al mismo tiempo, el consumo de papel con 30 archivadores de palanca todos los meses era desmesurado. Mediante la implantación de un sistema DMS con un archivo central se pretendió automatizar los procesos de trabajo para poder llevar a cabo la facturación de manera más rápida y comprender mejor los procesos. Tras una presentación por parte del partner de DocuWare autorizado nos decidimos rápidamente. Las ventajas de DocuWare eran el rendimiento, la flexibilidad del sistema y un concepto coherente del flujo de trabajo. Al mismo tiempo, los canales de comunicación cortos con personas de contacto fijas garantizaban un buen asesoramiento del proyecto.
País:
Alemania
Sector industrial:
Gestión de instalaciones
Departamento:
Contabilidad
Implementación:
DocuWare Cloud