Garantizar el mejor precio en todas las tiendas asegura una mejor experiencia del cliente
La posibilidad de buscar los costes y la mayor transparencia en la información contable son las principales ventajas que ha proporcionado DocuWare. Una vez llevada a cabo la digitalización de la contabilidad y de los procesos relacionados, los gerentes descubrieron que el mismo proveedor cobraba diferentes precios a las distintas tiendas. Con esta información, los gerentes pueden renegociar los precios y asegurarse de que todas las tiendas reciban el mismo precio justo por los artículos.
La información sobre los pagos está disponible inmediatamente para los proveedores, esto no era posible cuando los archivos en papel eran la única fuente de referencia
Debido a que el personal de contabilidad ahora puede verificar rápidamente en qué fase del proceso se encuentra la factura, las interacciones con los proveedores ha mejorado. Cuando un proveedor llama con motivo de una factura, la información necesaria está disponible al instante.
La documentación digitalizada significa contar con rápido acceso a la información de todos los pedidos. El personal puedo acceder cualquier factura, ver si los artículos estaban rotos o faltaban y verificar si se emitió el abono correspondiente. "Calculamos que con nuestro proceso en papel una factura se consultaba al menos 10 veces a lo largo del flujo de trabajo, el promedio actual es de 3 veces", dijo DeCiutiis.
Ahora las auditorías no suponen un sobresfuerzo. Los auditores utilizan las herramientas de búsqueda de DocuWare para obtener documentos de precios, ahorrando así las horas de trabajo del equipo de contabilidad de Adams.
Adams llegó a tener 30 archivadores para almacenar facturas durante 18 meses. Hoy en día, los archivadores son digitales y con ello hemos ganado espacio adicional de oficina.
