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Casos de éxito: Comercio / Comercio al por mayor

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El mercado de la alimentación digitaliza los procesos de cuentas a pagar. Dicha digitalización da lugar a una búsqueda rápida y precisa de los costes, asegurando la consistencia de los precios en todas las tiendas y una mayor productividad del personal.

Con nuestras cuatro sedes en New York’s Hudson Valley, Adams Fairacre Farms comenzó como un puesto de granja familiar y se expandió a un gran mercado de granja, «Super Farm Market», enorgulleciéndose de proporcionar productos locales con calidad de puestos de granja.

Los archivos digitales garantizan una eficiencia que los archivos en papel no pueden

Con múltiples tiendas y 100 gestores comprando para sus respectivas tiendas individuales, la tramitación de facturas y las posibilidades de comparación de precios eran procesos un tanto engorrosos. Los departamentos de contabilidad recibían y procesaban más de 2500 facturas a la semana. Los procesos de contabilidad basados en papel eran ineficientes y poco transparentes, era necesaria una solución digital.

La integración sin fisuras en un sistema existente significa que no hay que introducir datos adicionales

Adams seleccionó DocuWare basándose en la flexibilidad y en el coste que ofrecía la solución de gestión documental. La herramienta Intelligent Indexing proporcionaba una fácil indexación y almacenamiento de facturas, que posteriormente se importaban automáticamente en el actual software de contabilidad SAGE de Adams. Esta perfecta integración evitó la introducción de datos adicionales, mejoró la precisión y aumentó la velocidad de los flujos de trabajo.

País:
EE.UU.
Sector industrial:
Comercio / Comercio al por mayor
Departamento:
Contabilidad
Implementación:
On-Premises

Los gestores de nuestros comercios minoristas no tenían la capacidad de consultar los precios. Incluso en la tienda de la sede central estaban limitados en cuanto a la búsqueda de los costes que se podía llevar a cabo mediante un sistema basado en papel. DocuWare cambió las reglas del juego.

Mike DeCiutiis
Director of IT, Adams Fairacre Farms, Newburgh, NY (EE.UU)

Garantizar el mejor precio en todas las tiendas asegura una mejor experiencia del cliente

La posibilidad de buscar los costes y la mayor transparencia en la información contable son las principales ventajas que ha proporcionado DocuWare. Una vez llevada a cabo la digitalización de la contabilidad y de los procesos relacionados, los gerentes descubrieron que el mismo proveedor cobraba diferentes precios a las distintas tiendas. Con esta información, los gerentes pueden renegociar los precios y asegurarse de que todas las tiendas reciban el mismo precio justo por los artículos.

La información sobre los pagos está disponible inmediatamente para los proveedores, esto no era posible cuando los archivos en papel eran la única fuente de referencia

Debido a que el personal de contabilidad ahora puede verificar rápidamente en qué fase del proceso se encuentra la factura, las interacciones con los proveedores ha mejorado. Cuando un proveedor llama con motivo de una factura, la información necesaria está disponible al instante.

La documentación digitalizada significa contar con rápido acceso a la información de todos los pedidos. El personal puedo acceder cualquier factura, ver si los artículos estaban rotos o faltaban y verificar si se emitió el abono correspondiente. «Calculamos que con nuestro proceso en papel una factura se consultaba al menos 10 veces a lo largo del flujo de trabajo, el promedio actual es de 3 veces», dijo DeCiutiis.

Ahora las auditorías no suponen un sobresfuerzo. Los auditores utilizan las herramientas de búsqueda de DocuWare para obtener documentos de precios, ahorrando así las horas de trabajo del equipo de contabilidad de Adams.

Adams llegó a tener 30 archivadores para almacenar facturas durante 18 meses. Hoy en día, los archivadores son digitales y con ello hemos ganado espacio adicional de oficina.

Incluso los usuarios de los ordenadores más básicos comprendieron perfectamente DocuWare y las ventajas que aportaba a su vida laboral.
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