Rechnungen elektronisch und auf Papier in einer Ordnung

DocuWare_iPadPapierstapel_580px.jpgImmer mehr Rechnungen erreichen Sie per E-Mail. Dazu kommen Belege, die Sie unterwegs per Smartphone einscannen oder über einen Link im Internet herunterladen. Nicht zu vergessen die Papierrechnungen, die die Poststelle Ihrer Firma digitalisiert. Wie bringen Sie all diese Rechnungen so in ein DocuWare-Archiv, dass sie der gleichen Ordnung folgen?


Sorgen Sie zunächst dafür, dass alle Eingangsrechnungen in einem DocuWare-Briefkorb für Rechnungen in der Buchhaltung ankommen. Mit den E-Mail -Rechnungen geht das am einfachsten, indem Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen in Ihrem Unternehmen einrichten, zum Beispiel invoices@firma.de. An diese Adresse werden alle Rechnungen geschickt, ob von Kunden direkt, vom Management oder von den Sachbearbeitern. Der Eingangsordner des Postfachs wird von dem DocuWare-Modul Connect to Mail überwacht, eingehende Mails werden daraus also automatisch in den Rechnungsbriefkorb übertragen.

Die eingehenden Papierrechnungen scannen die Kollegen in der Poststelle mit einem Netzwerk-Scanner ein, die Rechnungs-PDFs werden dabei gleich in einen Netzwerkordner gespeichert. Das Modul DocuWare Import überwacht diesen Ordner und legt die gescannten Dateien automatisch in den Rechnungsbriefkorb, quasi neben die per E-Mail erhaltenen Rechnungen. Natürlich können digitalisierte Papierrechnungen alternativ auch per Mail über das Postfach ihren Weg in den Briefkorb finden.


Viele Wege, ein Ziel
Papierbelege, die Sie unterwegs erhalten, scannen Sie mit der kostenlosen PaperScan App von DocuWare und laden sie direkt oder über den Versand an die Invoices-Mailadresse in den Briefkorb. Erhalten Sie für eine Rechnung nur einen Download-Link, laden Sie das Dokument vom Speicherort herunter und verfahren damit genauso.

Falls Sie mit dem Windows Explorer Client arbeiten, geben Sie einfach einen zentralen Rechnungsbriefkorb für alle Mitarbeiter frei, in den die Rechnungen nur noch mit der Maus zu ziehen sind.


Ab ins Archiv
Im Briefkorb werden die Rechnungen mit dem DocuWare-Dienst Intelligent Indexing für die Ablage verschlagwortet und mit dieser Indexierung im Archiv abgelegt. Sie können die Rechnungen auch direkt im Archiv ablegen. Haben Sie zuvor Kriterien für die Archivierung festgelegt, kann Connect to Mail die E-Mails auch direkt indexieren.

Dabei können Sie den Mailanhang gleich als führendes Dokument angeben, also dafür sorgen, dass beim Aufruf des Dokuments als erste Seite die Rechnung und erst danach die E-Mail angezeigt wird.

Topics: Rechnungsverarbeitung, E-Mail-Management

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