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Projektordner – der einfache Weg für die Dokumentablage

Mit Ordnern haben Sie die perfekte Übersicht für Ihre Projektunterlagen und auch weitere Dokumente fügen Sie im Handumdrehen hinzu. Allen Projektbeteiligten stehen sofort die neuen Informationen zur Verfügung. Und so nutzen Sie die Ordner für die Ablage.


Im Web Client können Sie ab DocuWare Version 6.10 mit Dokumenten in Ordnerstrukturen arbeiten. Für Ihre Projektarbeit haben Sie im Archiv beispielsweise Ordner für jede Firma, darunter jeweils Ordner für die verschiedenen Projekte mit der Firma und darunter wiederum Ordner für die einzelnen Dokumenttypen. In diesen werden dann die entsprechenden Dokumente angezeigt.

Basis für die Ordnernamen sind die Indexwerte der Dokumente.

Ablage einfach wie nie – mit Projektordnern
 
Haben Sie ein neues Dokument für das Projekt erstellt, beispielsweise den Statikplan, ziehen Sie diesen vom Desktop Ihres Rechners oder aus dem Dateisystem ganz einfach in den entsprechenden Ordner. Das Dokument wird in DocuWare abgelegt und erhält automatisch die Indexwerte, die über die Ordnerstruktur vorgegeben sind. Sofort könnne alle Kollegen - entsprechende Rechten vorausgesetzt - mit dem neuen Plan arbeiten.

Der Projektordner dient also gleichzeitig für den Zugriff auf die Projektunterlagen als auch für die Ablage neuer Dokumente. Das macht die Arbeit leichter und übersichtlicher, insbesondere für Kollegen, die mit der Indexierung in DocuWare nicht so vertraut sind.

Und es kommt noch besser: Mit Google Chrome als Browser können Sie nicht nur einzelne Dateien, sondern auch ganze Ordner vom Desktop oder dem Dateisystem in die DocuWare-Orderstruktur ziehen. In DocuWare werden dann alle Dokumente des Ordners abgelegt, und zwar mit dem Ordnernamen als Indexbegriff. Als Ergebnis haben Sie dann den Ordner mit den Dokumenten in Ihrer DocuWare-Ordnerstruktur, genauso wie vorher in Ihrem Dateisystem.

Ordnerstrukturen sind schnell angelegt und auch praktisch für die Suche nach Dokumenten.

 

Topics: Tipps & Tricks, Indexierung, Erfassen & Ablegen

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