Dokumenten-Management mit Windows-Ordnern

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Blogentry_WEC_DE_header.pngNichts ist einfacher, als ein oder mehrere Dokumente in einem Rutsch per Drag & Drop in DocuWare abzulegen. Alles, was Sie dafür benötigen, ist Ihr bekannter Windows Explorer. Durch seinen Windows Explorer Client ist DocuWare perfekt in Ihr Windows integriert und jederzeit nur ein Mausklick entfernt. Mal eben eine Datei anzusehen, ohne erst eine Suche zu starten, ist damit ein Kinderspiel.


Wussten Sie schon, dass Sie durch einfaches Ziehen und Ablegen vom Desktop Dokumente bereits indexiert ablegen können? Die Indexierung geschieht dabei durch eine vordefinierte Ordnerstruktur. Eine solche Ordnerstruktur basiert auf den Indexfeldern eines Archivs, die in einer bestimmten Hierarchie angeordnet werden. Wenn Sie ein Dokument in einen Ordner ziehen, erhält das Dokument den Ordnernamen als Eintrag im entsprechenden Indexfeld. 

Natürlich können Sie auch Dokumenteigenschaften oder Begriffe aus dem Dokument als Indexbegriffe übernehmen. Dazu öffnet sich beim Speichern der bekannte DocuWare Ablagedialog, in dem sich mit einem Klick sehr einfach der Dateiname und das Datum auswählen lassen. Oder Sie entnehmen mit One-Click-Indexing Begriffe aus dem Dokumentinhalt in die Indexfelder.


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Wenn Sie ein Dokument auf einen Ordner ziehen, öffnet sich die direkt unter Windows die Ablagemaske, in der Sie Begriffe aus dem Dokumenteninhalt als Indexbegriffe übernehmen können.

 

Sparen Sie Zeit und legen gleich mehrere Dokumente in einem Rutsch per Drag & Drop ab: Im Ablagedialog definieren Sie einmal die Verschlagwortung und können diese für alle Dokumente übernehmen.

Hier nochmal alle Vorteile vom Windows Explorer Client im Überblick:
-    Schnelle Ablage durch Drag & Drop
-    Automatische Verschlagwortung
-    Gewohnter Ablagedialog
-    Übernahme von Indexwerten durch One-Click-Indexing

Topics: Tipps & Tricks, Erfassen & Ablegen

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