Sie kennen sicherlich die Filterfunktion für das Ablegen von Dokumenten. Wenn Sie im Ablagedialog als Unternehmen „Peters Engineering“ eingeben, werden im Feld „Kontakte“ automatisch die Mitarbeiter von Peters Engineering angezeigt. Woher DocuWare so schlau ist? Ganz einfach, DocuWare speichert die eingegebenen Daten. Was ist aber, wenn sich die Daten nicht in DocuWare, sondern im CRM befinden?
Sie binden die Daten aus dem CRM über eine externe Auswahlliste ein. Eine externe Auswahlliste kann eine TXT oder CSV-Datei sein, oder Sie greifen per SQL direkt auf das CRM zu. Sie sind bei der Anbindung also flexibel. Wichtig ist, dass Sie DocuWare mit einer Auswahlliste in Tabellenform füttern, welche die gewünschten Daten enthält.
Diese Tabelle verknüpfen Sie mit dem Ablagedialog, zum Beispiel so:
1. Sie legen eine Spalte der Tabelle als Auswahlliste für das Feld „Kontakte“ im Ablagedialog fest - hier ist dies die Spalte "Kontakt".
2. Sie wählen die Spalte „Unternehmen“ als Filter für das Feld „Kontakt“ aus.
Dies stellen Sie in der DocuWare Konfiguration im Bereich Archive > Dialoge > Ablagedialog x > Feldeigenschaften ein:
Wenn Sie nun im Ablagedialog als Unternehmen eine Firma aus dem CRM eingeben - unten im Beispiel "Flying Tom" - werden Ihnen die dort gespeicherten Mitarbeiter dieser Firma als Kontakt vorgeschlagen:
Wenn Sie die Daten von externen Systemen in DocuWare zur Ablage nutzen, bleibt der Datenbestand im Unternehmen konsistent und Ihre Mitarbeiter sparen Zeit, weil bereits im Unternhemen vorhandene Datensätze für die Indexierung verwendet werden können – und das schon bei der ersten Ablage im Archiv.
Externe Auswahllisten können Sie in der DocuWare Configuration einbinden.