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Dokumente für automatische Indexierung filtern

DocuWare kann neu abgelegte Dokumente automatisch mit bereits im Unternehmen vorhandenen Daten indexieren. Mit den richtigen Filtereinstellungen wählen Sie dafür präzise die gewünschten Dokumente aus und sparen sich das Anlegen mehrerer Indexierungs-Jobs.

Dazu ein Beispiel: In einem internationalen Unternehmen Flying Tom werden eingehende Rechnungen zunächst in DocuWare abgelegt und dann mit den Kunden- und Vorgangsdaten aus dem jeweiligen Buchungssystem vollständig indexiert, damit alle relevanten Daten für den abschließenden Freigabe-Workflow zur Verfügung stehen.

Je nach Standort der Tochtergesellschaften sind verschiedene Buchungssysteme im Einsatz. In Frankreich, Spanien und Deutschland eingehende Rechnungen werden in einem europäischen System verbucht, in den USA wird ein eigenes System verwendet.

Dies können Sie in der Konfiguration des Indexierungs-Jobs mit der folgenden Filtereinstellung abbilden. Rufen Sie in der DocuWare Konfiguration im Bereich Autoindex die gewünschte Konfiguration auf oder erstellen Sie eine neue und wählen als Auslöser Archiv-Ereignis.und Ausführung für neue Dokumente.

Um nicht für jede der europäischen Gesellschaften eine eigene Indexierungs-Konfiguration anlegen zu müssen, stellen Sie den Dokumentfilter so ein, dass die Rechnungen der europäischen Tochergesellschaften erfasst werden, nicht aber die U.S.-amerikanische. Die Indexierung wird angestoßen unter drei Bedingungen:

  1. der Eintrag im Indexfeld „Dokumenttyp“ ist „Rechnung“
    UND
  2. der Eintrag im Feld „Status“ ist „Neu“
    UND
  3. der Eintrag im Feld „Firma“ ist „Flying Tom KG“ ODER – für die französische Tochter – „Flying Tom SAS“ oder die spanische „Flying Tom S.L“.

Autoindex_DE

Die drei Bedingungen werden mit dem Operator UND verknüpft – sie müssen also alle drei erfüllt sein. Für die dritte Bedingung, das Feld „Firma“, sind drei Optionen möglich, von denen eine zu treffen muss. Diese drei Möglichkeiten werden untereinander mit ODER veknüpft.

Verschachtelten Abfragen mit UND und ODER beim Trigger Archiv-Ereignis sind mit DocuWare Version 7.4 möglich.

 

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