Wählen Sie präzise nur diejenigen Daten aus einer externen Quelle, die in DocuWare auch wirklich benötigt werden. So bleibt die Auswahlliste im Ablagedialog übersichtlich und die Archivierung geht schneller.
Filtern Sie eine externe Quelle, bevor die Inhalte als Auswahlliste an DocuWare übergeben werden. Dies ist ab sofort auch für DocuWare Cloud möglich.
Ein Beispiel dazu: Ein Mitarbeiter möchte bei der Archivierung die Rechnung der richtigen Bestellung zuordnen. Er öffnet im Ablagedialog für das Feld „Bestellung“ die Auswahlliste, die wiederum vom Warenbuchungssystem an DocuWare übergeben wird. Da die Daten vom Buchungssystem vorab gefiltert werden, sieht der Mitarbeiter in der Auswahlliste nicht alle Bestellungen, sondern nur die bereits gelieferten Bestellungen, die also im Feld „Status“ den Wert „Delivered" enthalten.
So geht's
In einem Cloud-System richten Sie einen Vorab-Filter für externe Auswahllisten in der DocuWare Konfiguration im Bereich Indexierungshilfen > Auswahllisten ein. Voraussetzung ist eine Datenbankverbindung zur externen Datenquelle.
- Die Filtermöglichkeit befindet sich unter der Liste der Datenbankspalten.
- Sie wählen mindestens ein Datenbankfeld aus und geben einen Wert für die Filterung ein, wie etwa hier das Status-Feld den Eintrag Delivered.
- Im Ablagedialog werden nur die bereits gelieferten Bestellungen zur Auswahl angeboten.
Die externe Datenquelle übergibt an DocuWare nur diejenigen Datensätze, die den eingestellten Werten entsprechen.
