Archive planen – die Zeit lohnt sich

Ein Archiv in DocuWare ist schnell angelegt. Damit auch alle Beteiligten reibungslos mit den Dokumenten im Archiv arbeiten können, sollten Sie sich im Vorfeld überlegen, für welche Dokumente das Archiv verwendet und welche Prozesse darüber abgebildet werden sollen. Die Zeit rentiert sich gleich doppelt.  

 
Ist Ihr Archiv von Anfang an gut geplant, ersparen sie sich zum einen häufige Nachbesserungen bei Feldern, Rechten etc. Was aber noch viel wichtiger ist: Sie vermeiden stockende Prozesse und unzufriedene Kollegen. Das DocuWare-Archiv soll schließlich allen helfen und Dokument-basierte Prozesse vereinfachen.

 

Diese 5 Aspekte sollten Sie bei der Planung bedenken:

1. Dokumentarten

Welche Dokumente sollen in dem Archiv abgelegt werden? Eingehende/ausgehende Angebote, Rechnungen, E-Mails, Briefe oder interne Unterlagen wie Protokolle, Prüfberichte, Mitarbeiterzeugnisse, Gehaltsabrechnungen? Erstellen Sie sich eine Liste der möglichen Dokumentarten.

Je nachdem, auf welche Dokumente Sie und Ihre Mitarbeiter zugreifen müssen, werden Sie unterschiedliche Archivfelder, Dialoge und Indexierungen benötigen – dazu gleich unten mehr.

2.  Prozesse

Sind die zu erwartenden Dokumente in Prozesse eingebunden, z.B. Eingangsrechnungen, oder werden sie „lediglich“ archiviert, wie zum Beispiel allgemeine E-Mail-Korrespondenz. Welche Schritte in den Prozessen gibt es, wer ist beteiligt? Davon hängt unter anderem ab, welche Dialoge Sie verwenden oder ob Sie Stempel einsetzen.

Bedenken Sie auch, was passieren soll, wenn beispielsweise eine Rechnung abgelehnt wird oder ein Kollege abwesend ist. Binden Sie die Fachabteilungen bei der Planung ein.

3. Archivstruktur

Überlegen Sie, welche Indexdaten für die Dokumente wichtig sind. Anhand der Indexdaten suchen und finden Ihre Mitarbeiter die archivierten Dokumente. Aus den Indexdaten ergeben sich die Archivfelder, in welche die Indexdaten eingetragen werden. Für ein Standard-Rechnungsarchiv ist dies unser Vorschlag:

Checkliste: Felder für Archivplanung

Berücksichtigen Sie dabei alle zu erwartenden Dokumenttypen und die Werte, die Sie für die Steuerung der Prozesse benötigen. Wenn Sie beispielsweise eine Liste einrichten möchten, in der alle neuen Dokumente für einen Mitarbeiter erscheinen sollen, benötigen Sie ein Feld „Dokumentstatus“, in das „Neu“ eingetragen werden kann.

4. Zugriffsberechtigungen

Welcher Mitarbeiter darf auf welche Dokumente zugreifen, welcher Kollege Dokumente bearbeiten oder zugehörige Indexeinträge ändern? Dürfen Dokumente gelöscht werden?

Mit den DocuWare Profilen können Sie die Rechte in der DocuWare Konfiguration gezielt vergeben:

Archivprofile in der DocuWare Konfiguration

Beim Umstieg vom Papierarchiv prüfen Sie einfach, wer zurzeit an den Aktenschrenk darf beziehungsweise an wen Dokumente herausgegeben werden.

Haben nur wenige Personen Zugriff auf das Archiv, geben Sie den entsprechenden Benutzern direkt die entsprechenden Rechte. Ansonsten lohnt sich die Rechtevergabe über Rollen.

5. Dialoge

Für jedes Archiv gibt es Such- und Ablagedialog sowie Ergebnisliste, als Standard mit allen Indexfeldern. Die Dialoge werden im Client angezeigt - hier ein Ablagedialog mit den Standardfeldern:

Beispiel für DocuWare Ablagedialog

 

Überlegen Sie, ob es sich lohnt, spezielle Dialoge mit weniger Feldern anzulegen. Das kann die Arbeit einzelner Abteilungen mit dem Archiv vereinfachen oder abgestimmt auf einen bestimmten Prozessschritt sein. Denn weniger Felder erhöhen die Übersichtlichkeit. Der Ablagedialog ist schneller gefüllt und für die Suche sind sicher nicht für jeden alle Indexkriterien relevant.

Und last but not least – Ist für Ihr Archiv auch eine hierarchische Ordnerstruktur geeignet? Sie macht Zugriff und Ablage in vielen Anwendungsszenarien einfacher.

Sie kenne die Ordnerstrukturen noch nicht und möchten mehr erfahren?
•    Suche in Ordnern
•    Ablage über Ordner
•    Ordner anlegen

 

Topics: DocuWare Client, Erfassen & Ablegen

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