Sous l’effet de la crise sanitaire liée au Covid-19, la dématérialisation a bénéficié d’un nouvel élan depuis 2020 dans les entreprises françaises. Selon l’étude Archimag pour DocuWare menée en 2021 auprès de 107 entreprises publiques et privées, les résultats démontrent une nette accélération des projets de dématérialisation : 83 % des organisations ont ainsi accéléré leur digitalisation afin de fluidifier les échanges, améliorer la gestion des documents et gagner en productivité, notamment à distance. Certains projets, jusque-là oubliés, sont ainsi repassés au premier plan. La dématérialisation des documents entrants au format papier (courriers, contrats, dossiers, formulaires) et le déploiement de la signature électronique, entre autres, sont devenus des projets prioritaires, indispensables à la continuité de l’activité.
Toutefois, environ un tiers seulement (34%) utilise aujourd'hui des solutions de dématérialisation.
En parallèle seules 17 % des structures, considèrent que la crise sanitaire n’a pas accéléré leur transformation digitale. Elles invoquent en priorité le manque de budget (27 % chacun), et de temps (13 %).
Par ailleurs, en matière de dématérialisation, tous les processus ne sont pas logés à la même enseigne ! Si la gestion documentaire (dématérialisée dans 64 % des cas) et les bulletins de salaire (48 %) font office de bons élèves, les ressources humaines (32 %), les ventes (27 %) et les contrôles qualité (11 %) restent légèrement en marge.
Les principaux bénéfices de la dématérialisation sont :
- le gain de temps, cité par 56% des répondants,
- l'amélioration de la sécurité et de la conformité (45%).
- le développement du travail collaboratif (39%),
- les gains d'espace et de stockage papier (37%).
- la hausse de la productivité (30%)
- un meilleur confort de travail (24%).
La dématérialisation va encore progresser dans les entreprises en 2022, pour plusieurs raisons :
le développement du télétravail :
Instauré lors du premier confinement en 2020, le télétravail va se généraliser progressivement et deviendra un standard dans les entreprises, certaines ayant depuis instauré depuis un modèle hybride, mixant présentiel et distanciel, ou d’autres ayant purement adopté un modèle « full remote ».
Le télétravail va devenir un critère de sélection des candidats dans leur recherche professionnelle ou dans la fidélisation des employés déjà en poste. Ainsi, selon la dernière étude de Forrester, dans les entreprises basées sur un modèle sans télétravail, le taux de démission augmentera jusqu’à 2,5 % par mois. 10% des entreprises s’engageront sur un modèle entièrement à distance à l’avenir.
la réglementation sur la facturation électronique :
Obligatoire dès 2024 en réception pour toutes les entreprises et en émission pour les grands comptes, en 2025 pour les ETI et en 2026 pour les PME, la facture électronique va pousser les entreprises n’ayant pas encore franchi le camp à entamer leur digitalisation à marche forcée. Ce chantier, bien souvent pionner dans le processus de digitalisation des PME, va les pousser à basculer dans la dématérialisation et à découvrir ses bénéfices en termes de gains de temps et d'argent : on estime que le gain financier entre une facture papier et une facture dématérialisée s'élève à 5 € en moyenne.
l’accélération de la demande pour les technologies permettant l’automatisation des processus :
Selon le Gartner, ce marché pourrait peser plus de 532 milliards de dollars en 2021, en forte progression depuis 2020 (481 Md$). Gartner prévoit qu’il pourrait franchir les 596 milliards de dollars à fin 2022. L’optimisation des processus permettraient aux entreprises de réduire de 30% en moyenne leurs coûts opérationnels d’ici 2024. Cette croissance de la demande est notamment portée par les logiciels de RPA, les plateformes Low Code (LCAP) ou encore l’Intelligence Artificielle (IA).
Les technologies les plus demandées sur ce marché sont, selon Gartner, la gestion des contenus, dont la signature électronique, la reconnaissance optique de caractères (OCR), les technologies conversationnelles, traitement du langage naturel.
l'adoption d'une démarche RSE dans les entreprises
La dématérialisation est un des outils permettant d'améliorer la Responsabilité Société et Environnementale des entreprises (RSE) avec l'abandon du papier.
Chaque année en France, on consomme près de 11 millions de tonnes de papier. Chaque français consomme en moyenne 167 kg de papier par an.
Selon l’ADEME, un salarié consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an. La moitié du papier consommé en France chaque année est ainsi utilisée dans le cadre du travail. De plus en plus d'entreprises sont sensibles à cet argument et à la réduction de leur empreinte carbone.
L'adoption d'un outil de gestion électronique de documents (GED) peut dans ce contexte, aider les entreprises dans leur volonté de passer au "zéro papier" en numérisant et en archivant tous types de documents dans une armoire électronique centralisée et sécurisée. Contrats, factures, devis, plans, etc, peuvent ainsi être dématérialisés et conservés selon les délais en vigueur.
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Pour toutes ces raisons, passer à la GED va devenir un pré-requis pour 2022.
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