Procesos relacionados con el expediente del vehículo

La pieza central del proceso de venta es el expediente del vehículo, que antes se llevaba en papel de un puesto de trabajo a otro y ahora está disponible electrónicamente en DocuWare. Todos los documentos relacionados con un vehículo – contrato de compra, cálculos, contratos de financiación y leasing, declaraciones de protección de datos y mucho más – son escaneados por los asistentes comerciales en las distintas ubicaciones. Para ello, el concesionario ha adquirido diez escáneres Epson DS-790WN.

El expediente del vehículo se remite a la dirección de operaciones para su revisión. Si hay alguna duda, se devuelve al vendedor para que lo corrija o complete. Si todo está en orden, el expediente se remite al departamento de compras para que el vehículo pueda pedirse o – en el caso de vehículos de stock propio – ponerse a disposición del cliente. Una vez que el vehículo está listo para su recogida, se emite la factura a través del sistema de gestión de concesionarios ECAROS. En el último paso, el departamento de control comprueba que todo esté presente y en orden antes de archivar el expediente.

Control de conformidad de los contratos

Gracias a la disponibilidad inmediata de todos los documentos, DocuWare ahorra mucho tiempo al concesionario, por ejemplo cuando se trata de preguntas sobre el proceso de venta, o si el acoplamiento del remolque solicitado por el cliente está incluido en el contrato de alquiler. Schubert calcula que estas preguntas solían llevar una media de diez a quince minutos por coche cuando las respuestas aún se buscaban en documentos físicos. A lo largo de un año, esto equivale a 60-70 días laborables para 2.500 vehículos.

Además del ahorro de tiempo, Schubert cree que la principal ventaja es el aumento de la calidad. Ahora hay un control eficaz: se comprueba que los contratos estén completos y ya no se producen valores erróneos. Para ventas, esto significa seguridad y una reducción del papeleo, lo que mejora el entorno de trabajo y sienta las bases para la satisfacción de los empleados y, en consecuencia, de los clientes. El siguiente proceso que se implementará es la gestión de facturas entrantes, que ya está en fase de prueba y entrará en funcionamiento a principios de 2024.