Cambiar de compañía eléctrica, renegociar el contrato del móvil, cancelar una suscripción: si desea ahorrarse algún que otro disgusto, lo mejor que puede hacer es vigilar los plazos de vigencia de sus contratos. ¿Necesita que alguien se lo recuerde? DocuWare está para ayudarle.
Generalmente, los contratos sujetos a una duración mínima solamente pueden rescindirse en una fecha concreta, que no debería olvidar. Una forma sencilla de que no se le pase el plazo es configurar una lista en DocuWare que indique los contratos, por ejemplo, cuatro meses antes de la fecha de vencimiento. De este modo dispondrá de tiempo suficiente para comparar precios, renegociar las condiciones o rescindir el contrato.
Cómo configurar un flujo de trabajo de alerta de contratos en tres pasos:
- Para configurar una alerta para un contrato debe asegurarse en primer lugar de que su cuadro de diálogo de almacenamiento incluya los campos «Fecha de vencimiento» y «Estado» – además de los otros campos como «Empresa», «Tipo de documento», etc.
- Dentro de la administración de archivadores y bajo «Diálogos», configure una lista para mostrar todos los contratos pendientes de renovación. En nuestro ejemplo, la consulta se formula de tal modo que los contratos aparecerán en la lista cuando tengan que renovarse en los siguientes cuatro meses.
Configuración de una lista en DocuWare
Vista de lista en el Web Client
Para contar con más opciones de procesamiento de contratos es recomendable crear sellos para los estados «Cancelado» y «Prolongado»: el sello cancelado cambiará el estado de un contrato a «no válido», de modo que desaparecerá automáticamente de la lista. El sello prolongado permite al usuario agregar una nueva fecha de vencimiento a un documento, de modo que el contrato se volverá a presentar en la lista al cabo de un año.
Asignación del sello «Cancelado» a un contrato: el documento pasa al estado «no válido» y se elimina automáticamente de la lista.
Recomendación: Antes de poner un sello, puede agregar una carta de rescisión o un documento donde se explican las nuevas condiciones con respecto al contrato archivado anteriormente. Para ello, abra una bandeja de DocuWare de forma paralela al área de lista, importe los documentos correspondientes, arrástrelos al contrato mostrado en la lista y, en la ventana que se abre a continuación, haga clic en «Grapar». Nuestro último vídeo de recomendación muestra esta función tomando como ejemplo una factura y un albarán de entrega.
La carta de rescisión se grapa directamente al contrato en la lista.
Indicación: Estas funciones de lista están incluidas de forma estándar en DocuWare Cloud. Para sistemas DocuWare in situ se requiere una licencia de Task Manager.