Procesamiento de Facturas

¿Qué es el Procesamiento de Facturas?

El procesamiento de facturas es el sistema que utiliza una empresa para realizar los pagos a los proveedores o vendedores. Este sistema comienza con la recepción de una factura y se completa cuando se realiza el pago y se registra en el libro mayor de la empresa.

¿Qué es una factura?

Una factura, es simplemente una solicitud de pago. Normalmente, una factura detalla los bienes o servicios prestados a una empresa, establece el importe a pagar por los artículos enumerados e indica cuándo debe efectuarse el pago. Las facturas tradicionales se detallan en papel, pero también pueden transmitirse electrónicamente. Los tipos de facturas incluyen:

• Factura Pro forma: Esta factura es una estimación, que indica lo que se facturará una vez realizado el trabajo o entregada la mercancía.
• Factura provisional: En trabajos grandes o proyectos de alto coste, las facturas pueden enviarse periódicamente desglosando las grandes facturas en múltiples pagos a lo largo del proyecto.
• Factura final: Este tipo de factura informa al cliente de que el trabajo está terminado o de que se han entregado los bienes finales y de que se requiere el pago.
• Factura vencida: Si una factura final no se paga a tiempo, se puede enviar una factura vencida como recordatorio. Esta factura puede detallar cualquier comisión por retraso en el pago.
• Factura recurrente: Se utiliza para servicios continuos, especialmente cuando la factura es la misma en cada periodo de facturación.

Las empresas pequeñas o medianas pueden recibir las facturas en mano o por correo, y el personal encargado de la contabilidad de la empresa decide la forma de pago, en función del disponible y la capacidad de pago de la empresa.

Una empresa más grande con un departamento de contabilidad estructurado puede dirigir todas las facturas a las cuentas por cobrar. Este departamento se encarga de procesar las facturas y las conduce a través del sistema de la empresa desde su recepción hasta su pago.

¿Cómo funciona el procesamiento de facturas?

El procesamiento de facturas es el primer paso de un sistema de cuentas por pagar. Los especialistas de este departamento reciben las facturas y las cotejan con las órdenes de compra de la empresa. En otras palabras, estos especialistas se aseguran de que se facture a la empresa por lo que pidió y recibió realmente. El equipo también verifica que se cobre el importe correcto.

Una empresa suele optar por un sistema de cotejo de facturas de dos o tres vías. En un sistema bidireccional, el empleado encargado de procesar las facturas se encarga de cotejarlas con el pedido original. En un sistema de tres vías, el empleado debe dar el paso adicional de verificar que los bienes o servicios facturados fueron realmente recibidos.

No existe un sistema estándar de procesamiento de facturas que funcione para todas las empresas. Sin embargo, un proceso típico puede ser el siguiente:

• Paso 1. Un empleado encargado de la tramitación, compara la factura con la orden de compra y los documentos de recepción, como los albaranes y los recibos de pedido. Se comprueba cualquier discrepancia, como los artículos atrasados, para asegurarse de que la situación se ha tenido en cuenta en el importe facturado.
• Paso 2. Las facturas verificadas se transmiten a un gestor de cuentas por pagar para que procese el pago.
• Paso 3. El gestor de cuentas por pagar introduce la factura en el libro mayor del sistema contable de la empresa y programa el pago.
• Paso 4. Se envía una lista de los pagos programados al responsable financiero de la empresa para que apruebe las transferencias.
• Paso 5. Los pagos se procesan y se envían.

¿Qué importancia tiene el procesamiento de facturas? 

El procesamiento de facturas es un sistema fundamental para las empresas, ya que ayuda a gestionar sus finanzas. El modelo estandarizado garantiza que una empresa pague sus facturas a tiempo. Además, algunos proveedores y vendedores ofrecen descuentos por pronto pago, por lo que el procesamiento de facturas permite a una empresa aprovechar estas oportunidades.

Y lo que es más importante, forma parte de un sistema de controles y equilibrios que puede ayudar a una empresa a evitar el fraude en las facturas, los costosos errores humanos y el incumplimiento de los plazos de pago, que pueden dar lugar a comisiones por mora. Imagínese una empresa sin un sistema de procesamiento de facturas: Una factura se presenta al contable, que hace un pago, hace que el responsable financiero lo firme y lo envía por correo. El contable puede reconocer al proveedor, pero no tiene forma de verificar si los servicios se prestaron de acuerdo con las especificaciones o si los bienes se recibieron tal como se pidieron. En algunas situaciones, la factura podría ser fraudulenta y los bienes o servicios nunca se recibieron si nadie comprobó la factura con una orden de compra original y un recibo de recepción. Un sistema de procesamiento de facturas ad hoc depende de la memoria y la atención de personas que pueden no tener acceso a la totalidad del ciclo comercial.

¿Cuáles son algunas de las opciones para el procesamiento de facturas?

Los avances en la automatización pueden facilitar el procesamiento de facturas a medida que la empresa crece. Una gran empresa puede manejar miles de facturas al año, lo que requiere miles de horas de trabajo para procesar todo el papel. El departamento de cuentas por pagar puede verse atascado, lo que afecta al procesamiento de los pagos, al flujo de caja y a la solvencia de la empresa.

Los programas de contabilidad y los software que utilizan el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para escanear documentos, pueden hacer coincidir una orden de compra inicial con una factura y documentos de recepción, reduciendo algunos costes de trabajo manual en el proceso de verificación. Las empresas que invierten en automatización pueden obtener beneficios en más de un ámbito de la gestión empresarial.

Y lo que es más importante, la inserción de software especializado y aprendizaje automático en el ecosistema de procesamiento de facturas puede mejorar el tiempo de entrega de las facturas y la precisión del procesamiento. Las facturas se pagan más rápido cuando se automatizan algunas partes del proceso, y este tipo de sistemas pueden ayudar a evitar errores humanos como aprobar facturas fraudulentas, inexactas o duplicadas para su pago.