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Un flujo de trabajo digital consiste en automatizar los procesos de una empresa y sus niveles internos para llevar a cabo su actividad comercial.
El flujo de trabajo digital puede ser tan sencillo como utilizar correos electrónicos en lugar de memorandos y formularios en papel para comunicar y completar procesos sencillos dentro de una empresa, o puede ser un sistema complejo que incluya todos los aspectos del funcionamiento de una empresa para una gestión completa de los procesos. Los flujos de trabajo digitales permiten a los usuarios automatizar cualquier tarea cíclica. Los documentos en un flujo de trabajo digital pueden ser rastreados en todas las etapas de su ciclo de vida, además de poder ser enviados a cualquier departamento o persona. Esto se puede completar con un solo clic, utilizando una lógica de permisos y reglas personalizadas.
Este tipo de sistema de flujo de trabajo avanzado proporciona a las empresas una serie de beneficios que los hacen ser la forma de operar en la economía actual.
A medida que la tecnología y los negocios evolucionan rápidamente, los beneficios de un flujo de trabajo digital siguen ganando importancia. Estos beneficios incluyen:
Las ventajas que ya se conocen y se utilizan, han impulsado las soluciones de flujo de trabajo digital a la vanguardia de las empresas competitivas. A medida que la tecnología avanza, también lo hacen las funciones específicas que pueden realizar los flujos de trabajo digitales.
Una de las ventajas es la visión que proporcionan en los procesos de negocio de una empresa. Los procesos de flujo de trabajo digital permiten la inspección de cualquier parte del proceso de un usuario final. Este tipo de acceso inmediato permite a los directivos comprobar el funcionamiento de cualquier aspecto que gestionen. La eficiencia mejora considerablemente gracias a la posibilidad de detectar los cuellos de botella en un proceso antes de que se conviertan en un problema y evitar problemas a cualquier nivel.
La fiabilidad de la distribución de los documentos es otra de las ventajas de un flujo de trabajo digital. Los documentos perdidos y olvidados pueden ralentizar el funcionamiento de una empresa y dañar su imagen en el sector. Los problemas que pueden surgir de estas situaciones incluyen:
El flujo de trabajo digital proporcionan información de seguimiento de cada documento dentro de una empresa. Garantiza que la información pueda ser localizada rápidamente y que todos los involucrados actúen en consecuencia. Los usuarios pueden dirigir los mensajes entrantes a personas y departamentos específicos, establecer recordatorios para acciones importantes y seguir el progreso de los procesos de forma rápida y sencilla con un flujo de trabajo digital.
Los procesos de flujo de trabajo digital también permiten a los gestores supervisar y auditar de cerca los eventos financieros. Independientemente del tiempo que haya transcurrido, los gestores pueden evaluar el proceso y los datos relacionados con él accediendo a los registros históricos de dicho evento. Esto permite un nivel de supervisión que antes requería mucho trabajo y tiempo, cuando era posible. Esta ventaja es esencial para las agencias gubernamentales y las industrias con muchas regulaciones que dependen de prácticas contables precisas.
El proceso de aprobación puede ser a menudo problemático, sobre todo si intervienen varios responsables. Conseguir la aprobación de un contrato en un flujo de trabajo basado en papel requiere imprimir y entregar los documentos a todas las personas cuya aprobación es necesaria. Con los procesos de flujo de trabajo digital, es posible establecer un proceso de aprobación que dé acceso a cada participante y haga un seguimiento de cada paso y cambio, a la vez que proporciona un foro para las aportaciones individuales. Este tipo de proceso de aprobación colaborativo acelera el lanzamiento del proyecto y permite que las diferentes personas implicadas trabajen juntas para conseguir el mejor resultado posible para todos los implicados.
Además de proporcionar un acceso excepcional a este tipo de procesos empresariales básicos, la gestión del flujo de trabajo digital puede utilizarse para automatizar y gestionar también procesos mucho más complejos. La incorporación de nuevos empleados implica a varios departamentos con varias personas en cada uno de ellos, y un proceso de flujo de trabajo digital puede simplificarlo. Del mismo modo, un flujo de trabajo digital puede automatizar las conversiones de moneda para los procesos de gastos de las organizaciones con oficinas internacionales.
La implementación de flujos de trabajo digital automatizados, puede ser a menudo un concepto desalentador. Sin embargo, no es nada si se compara con el laborioso proceso de desentrañar un problema creado por procesos de flujo de trabajo obsoletos.
El flujo de trabajo digital puede automatizarse con una herramienta de gestión de procesos empresariales y una cuidadosa planificación de los procesos. Incluso aquellos que tienen flujos de trabajo digitales que funcionan de forma eficiente pueden beneficiarse de la suma de estas herramientas, ya que suelen estar repletas de potentes funciones, como la preintegración con las principales plataformas de software, las funciones de análisis de datos y la sencilla navegación del usuario.
Independientemente de cómo implemente una organización la automatización del flujo de trabajo digital, el hecho es que esta vía innovadora y de alta tecnología es el futuro de los procesos empresariales, y todas las organizaciones pueden beneficiarse de ella.