Factura Electrónica

¿Qué es una Factura Electrónica?

Una factura electrónica es un documento que se transmite, recibe y procesa digitalmente. Muchas facturas electrónicas se crean digitalmente utilizando programas de procesamiento de facturas, pero también se pueden escanear documentos impresos y convertirlos en archivos PDF o Word. Algunas empresas alojan las facturas electrónicas en un software en la nube, pero también se pueden enviar por correo electrónico o cargarlas en el portal digital de un usuario.

Las facturas electrónicas incluyen los saldos adeudados por servicios pasados o actuales, así como información sobre su empresa, su dirección, número de teléfono o sitio web. Algunos clientes realizan pagos manuales después de recibir una factura, pero las facturas electrónicas suelen ser compatibles con el software financiero y contable de las empresas. Esto les permite automatizar el proceso de pago en lugar de que un empleado revise manualmente cada factura.

Puede hacer un seguimiento de las facturas fácilmente de principio a fin si tienen un ciclo de vida digital. Dependiendo del programa que utilice, puede tener la opción de hacer un seguimiento de cuándo se envía, se abre y se paga una factura. También puede enviar recordatorios de pago automáticos cuando una factura está vencida o proporcionar opciones para acuerdos de pago.

¿Por qué son tan importantes las Facturas Electrónicas? 

La facturación es un proceso necesario en el mundo empresarial, pero a veces hacer seguimiento de los pagos requiere casi tanto esfuerzo como producir los bienes o servicios que originaron las facturas. Las facturas electrónicas ahorran tiempo y aumentan la productividad, tanto si se trata de un autónomo como si dirige una gran empresa. Con un programa de facturación electrónica se pueden crear facturas de forma rápida y sencilla, en lugar de dedicar tiempo a imprimir y enviar extractos en papel, y no hay que revisar una pila de cheques o giros postales cuando llegan los pagos.

Las facturas electrónicas fomentan la rapidez de los pagos; algunos clientes incluso pagan sus facturas el mismo día que las reciben. Esto ayuda a proporcionar un flujo de caja estable y consistente a su empresa, pero también le alerta rápidamente cuando surgen problemas. Las facturas electrónicas permiten conocer los hábitos de pago de los clientes, pero también se pueden detectar posibles problemas, como el de un cliente que no paga o que está descontento con el rendimiento de su empresa. Esto le da la oportunidad de detectar y corregir el problema para poder recibir el pago por los servicios prestados

Los empresarios respetuosos con el medio ambiente aprecian el proceso sin papel asociado a la facturación electrónica. No hay documentos que imprimir, ni pilas de papeles que gestionar. Se puede indexar y buscar información en un archivo digital en lugar de tener que clasificar copias impresas. Esto ahorra tiempo a su empresa, tanto si necesita un historial de pagos detallado de un cliente como si quiere calcular el total combinado de facturas que ha enviado a los clientes durante el año natural.

Los errores son menos probables cuando se automatiza el proceso de facturación con facturas electrónicas, pero cuando un cliente impugna un cargo, puede identificar y corregir rápidamente los problemas en el archivo digital. Esto mejora la satisfacción del cliente porque los problemas se abordan inmediatamente en lugar de días o semanas después. También ahorra dinero a su empresa, ya que no tiene que dedicar tiempo a buscar información cuando ésta se encuentra disponible en un sistema de procesamiento de pagos digital.

Las mejores prácticas en Facturas Electrónicas 

Cuando se utilizan correctamente, las facturas electrónicas simplifican el proceso de pago para empresas, clientes y consumidores. Los programas de facturación electrónica le ayudan a incluir la información esencial para cada estado de cuenta, pero asegúrese de incluir su información de contacto correctamente. Los clientes necesitan una forma de ponerse en contacto con usted rápidamente si tienen preguntas o dudas sobre un extracto.

Cuando cree una factura electrónica, evite el uso de información técnica o códigos de empresa que puedan confundir a los clientes. Es posible que ellos duden en enviar dinero por algo clasificado como "Producto 57468545" o "Reunión PEMFNC", pero es posible que no tenga problemas para conseguir pagos por "Edredón azul - Tamaño doble" o "Consulta inicial para servicios de decoración".

Considere la posibilidad de enviar una verdadera factura electrónica en lugar de simplemente adjuntar un archivo PDF o un documento de Word a un correo electrónico. Algunos proveedores de correo electrónico bloquean los archivos adjuntos, por lo que su factura puede acabar en la carpeta de spam del cliente. Su cliente también puede tener problemas para descargar o abrir su archivo, especialmente si no tiene acceso al mismo programa que usted utilizó para crear el estado de cuenta. En lugar de dedicar tiempo a convertir la factura en un formato compatible, el cliente puede simplemente posponer el pago hasta que le envíe una factura en papel.

Está bien establecer una fecha de vencimiento específica para su factura, pero los clientes a menudo aprecian tener la opción de hacer pagos parciales. Esto les permite dividir una factura grande en trozos manejables, y también funciona bien para los clientes que les gusta pagar con varias tarjetas de crédito o débito. Aceptar pagos parciales también aumenta las probabilidades de que te paguen rápidamente por tu trabajo porque los clientes no se ven obligados a esperar hasta que puedan cubrir el saldo total.

Asegúrate de ser transparente en cuanto a las comisiones asociadas a tu factura electrónica. Esto puede incluir comisiones por retraso, por procesamiento de tarjetas de crédito y por cheques devueltos. A los clientes les gusta saber lo que pueden esperar, y proporcionar esta información también ayuda a reducir el riesgo de problemas legales que pueden derivarse de no revelar adecuadamente las comisiones aplicables.

Invertir en un software de facturación electrónica puede parecer inicialmente caro, pero con el tiempo, su empresa puede ahorrar dinero y de seguro, recuperará su inversión. Las facturas electrónicas liberan espacio de almacenamiento porque no se necesitan archivos en papel, y su creación requiere un esfuerzo mínimo. Esto permite que su personal se concentre en otras tareas en lugar de crear y gestionar las facturas de su empresa. Sólo tiene que asegurarse de que sigue habiendo trabajadores disponibles para responder a las preguntas sobre las facturas y elegir un proveedor de confianza para su sistema de facturación electrónica.