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La captura móvil es una tecnología que le permite utilizar la cámara de su smartphone o tablet para realizar diversas tareas administrativas. Por ejemplo, hacer un ingreso en su cuenta bancaria con el móvil o hacer una foto de un permiso de conducir para abrir una nueva cuenta a su nombre.
Para las empresas, la captura móvil lleva la gestión de documentos digitales a un nivel completamente nuevo, ya que les permite beneficiarse de la funcionalidad fuera de sus oficinas. La captura móvil permite a sus empleados acceder a los documentos del archivo digital desde sus dispositivos móviles.
Los empleados con los permisos y la capacidad de acceso apropiados pueden añadir imágenes y escanear o actualizar los documentos existentes mientras se desplazan utilizando un dispositivo móvil, probablemente el que utilizan cada día.
La captura móvil puede ayudar a clientes y empresas a simplificar las transacciones individuales. También promueve la autogestión, ya que, la captura móvil puede dar lugar a procesos más rápidos para las empresas, niveles más altos de satisfacción de clientes y una mayor eficiencia.
Las empresas formadas por equipos de trabajo móviles pueden beneficiarse enormemente de la captura móvil porque les permite ver, editar y procesar documentos cuando no están en la oficina. Les ayuda a recopilar información específica de los clientes, activar procesos, todo ello sin necesidad de estar sentados en un escritorio.
Suponga que sus empleados transportan a menudo documentos de ida y vuelta de su oficina a las instalaciones del cliente. Los sistemas de captura móvil pueden evitar que se pierdan o extravíen papeles importantes porque el software permite a los trabajadores escanear o hacer fotos de los documentos y, en algunos casos, hacer que los clientes los firmen. Esto también garantiza que la empresa cumpla las leyes, ya que no habrá necesidad de transportar documentos físicos de un lado a otro.
Con el software de captura móvil, sus empleados pueden utilizar la cámara integrada en un smartphone o tablet para cargar fácilmente las fotos e indexarlas. Existen casos, en los que los clientes finales también pueden tener acceso a las funciones de captura móvil que les permiten completar ciertas gestiones, como por ejemplo la banca online.
Para los trabajadores remotos que utilizan documentos electrónicos con los clientes, la captura móvil les permite tomar una foto del documento y hacer que el cliente lo firme digitalmente si es necesario.
Los clientes y empleados pueden utilizar la captura móvil para rellenar formularios electrónicos con datos importantes. De este modo, las firmas y otra información pueden recogerse y guardarse de forma más segura que los registros en papel.
En cualquier tipo de negocio, mantener a los clientes satisfechos es la clave del éxito. En muchos casos, la captura móvil puede ayudar a mejorar su experiencia general. Las empresas pueden aumentar la retención de clientes, generar una experiencia más positiva y aumentar de su cartera. Cuando los clientes tienen acceso a herramientas como la captura móvil, es más probable que se conviertan en clientes habituales, que recomienden su negocio a otras personas y que se beneficien de la comodidad que ofrece este tipo de sistema.
Algunos de los ejemplos más conocidos de empresas que utilizan software de captura móvil son los bancos y las entidades de crédito. Los clientes de los bancos pueden utilizar la captura móvil como parte de las aplicaciones de banca online para abrir cuentas utilizando la cámara integrada en sus teléfonos inteligentes o tablets. La tecnología de captura móvil permite al usuario tomar una foto del reverso y el anverso de su carnet de identidad para que el banco pueda verificar posteriormente su autenticidad.
Estos tipos de sistemas de captura móvil suelen permitir al usuario introducir también datos, como importes o cuentas de beneficiarios. Esto permite a los clientes autogestionarse desde cualquier lugar sin tener que ir a una agencia bancaria.
Los ingresos a distancia realizados con la tecnología de captura móvil requieren menos mano de obra para los bancos, lo que puede ahorrarles dinero a largo plazo y mejorar la eficiencia general. Tampoco es necesario que el cajero o la sucursal estén abiertos en todo momento, por lo que los clientes pueden disfrutar de la comodidad de hacer gestiones los fines de semana y fuera del horario laboral.
Para las empresas que transportan regularmente mercancías a los clientes, como empresas de transporte y otros servicios de entrega puerta a puerta, la captura móvil puede ser una parte importante de su capacidad para hacer negocios.
Esta tecnología suele formar parte de una aplicación móvil que los conductores y otros empleados utilizan en tablets o smartphones. Estos sistemas pueden permitirles:
Para las empresas de transporte, la captura móvil puede formar parte de una solución más amplia de gestión de contenidos y documentos digitales para que los empleados puedan capturar, guardar y procesar la información mientras están en la vía.
La captura móvil es forma parte importante del sector de la construcción. Ya sean constructores, arquitectos o ambos, estas empresas tienen muchos supervisores onsite que trabajan directamente con sus clientes. La captura móvil les ayuda a llevar a cabo sus actividades de una forma cómoda y segura.
DocuWare colaboró estrechamente con una empresa americana llamada Century Fence y les ayudó en su camino para convertirse en una empresa sin papel. Sus objetivos eran reducir la dependencia de archivos en papel, agilizar los flujos de trabajo y hacer que los registros se pudieran buscar fácilmente y estuvieran disponibles para los empleados con los permisos adecuados. Century Fence también quería que sus supervisores de campo pudieran acceder a los documentos del proyecto de forma remota.
La solución de DocuWare se integró con los programas de contabilidad y ERP existentes de Century Fence, y al tercer mes de la implantación, se proporcionó acceso móvil a los supervisores en tablets.
La empresa consideró que la implementación de DocuWare fue un éxito, ya que descubrió que el flujo de trabajo fácil de usar y transparente animaba a todos a trabajar juntos, y la capacidad de captura móvil para los supervisores garantizaba una documentación correcta, evitaba la pérdida de papel y mejoraba la comunicación entre múltiples grupos de personas.
Dependiendo del software de captura móvil que se utilice, puede tener ciertas características que ayuden a aumentar su utilidad para los clientes y el personal.
Muchos sistemas tienen una alerta de calidad de imagen que no procesa una imagen correctamente si se considera que no es nítida, demasiado oscura o ilegible. Algunos sistemas pueden incluso dar consejos al usuario sobre cómo ajustar la cámara para obtener una mejor imagen. Esto puede incluir acercarse al documento o inclinar la cámara de una forma u otra.
Estas funciones integradas pueden ayudar a agilizar los procesos de los clientes de la banca, empresas de transporte y construcción y otros sectores que utilizan la captura móvil, ya que evitan la comunicación de ida y vuelta sobre imágenes o documentos ilegibles y garantizan un procesamiento eficiente.
Muchos sistemas de captura móvil también tienen sistemas de indexación integrados que permiten al usuario organizar los documentos e imágenes capturados por fecha, nombre o algún otro método que facilite su recuperación. Esto puede ayudar a ahorrar tiempo al acceder a las transacciones o preparar las facturas.