El director del proyecto, Gereon Steinkuhl, reconoció el potencial de eficiencia que podía aprovecharse con un gestor documental o DMS. La selección del producto se basó en cuatro criterios principales: El requisito básico era que el servicio cubriera todas las áreas de la digitalización previstas. Igualmente, era importante la facilidad de uso, ya que todos los miembros del grupo de empresas, que emplea a unas 3.600 personas, tenían que poder utilizarlo, incluido el personal de enfermería de los centros. Las interfaces para los sistemas existentes eran importantes, ya que la intervención manual en los procesos debía evitarse en la medida de lo posible. También se constató rigurosamente la experiencia del Partner responsable de la realización.
Facilitar el trabajo mediante la IA
DocuWare Cloud era la opción, que mejor cumplía estos requisitos. El Partner responsable de la ejecución nos convenció especialmente mediante una integración del Procesamiento inteligente de documentos (IDP) controlado por IA, que ahorraba mucho trabajo manual. Las funciones IDP de DocuWare desempeñan un papel muy importante en el primer proyecto de digitalización, el proceso de recepción de facturas, pero también son esenciales en relación con otros proyectos, por ejemplo, en la gestión de recursos humanos y de calidad.
A finales de mayo de 2024, DocuWare entró en funcionamiento para las facturas entrantes, implementándose en dos centros cada semana, hasta que se completó la integración en toda la organización en octubre de 2024. Las facturas y los documentos adjuntos, como los albaranes, se envían a la empresa in situ, donde se escanean o se reenvían directamente por correo electrónico a las bandejas de entrada centrales de facturas y documentos adjuntos. Cuando los documentos se leen posteriormente, se indexan mediante IDP. La IA no requiere un proceso de aprendizaje clásico, sino que reconoce directamente el contenido pertinente, como el número y la fecha de la factura o el proveedor y su número de proveedor. Rara vez son necesarios ajustes posteriores debido a la elevada tasa de lectura, superior al 90%.
Después de comprobar que la dirección de la empresa es correcta y de realizar una comprobación de duplicados, la factura indexada en el flujo de trabajo se somete, en primer lugar, a una revisión de los hechos in situ con una segunda aprobación por parte de la dirección del centro residencial. Para determinadas facturas, por ejemplo, de proveedores de servicios, que se identifican como relevantes para la dirección en la comparación automática con las cuentas por pagar, el flujo de trabajo prevé un paso de aprobación adicional. El registro contable completo creado en el DMS se transfiere al sistema contable Simba para su pago.
El proceso automatizado, que reduce en gran medida la intervención manual mediante el uso de IA, ha supuesto un enorme ahorro de tiempo de casi el 70% en la tramitación de facturas. Los descuentos también se aplican ahora de forma fiable. El alto nivel de aceptación de este primer proyecto de DMS ha allanado el camino para los siguientes proyectos de digitalización, como el expediente de personal digital y un manual de gestión de calidad digital.
