Sechs Angebote wurden in die engere Auswahl einbezogen. Das neben DocuWare in der Endauswahl verbliebene System war laut Zschocke zu kompliziert zu bedienen. DocuWare überzeugte neben der intuitiven Bedienung vor allem auch durch die Option, auf einfache Art – ohne Programmieraufwand – webbasierte Formulare für weitere Workflows zu erstellen, wie etwa für Urlaubsanträge oder Auslagenabrechnungen.

Das am Jahresende 2023 gestartete DMS-Projekt hatte die Zielsetzung, elektronische Freigabeprozesse in allen Einrichtungen zu implementieren, den Verwaltungsaufwand und den Papierverbrauch deutlich zu reduzieren und schließlich die Buchung der eingehenden Rechnungen zeitnah zu erledigen. Dabei geht es um ein Volumen von monatlich etwa 1.000 bis 1.500 Belegen. Das Spektrum reicht von Rechnungen örtlicher Bäckereien, des Lebensmittelhandels und von Biohöfen bis hin zu den Forderungen von Baufirmen und Architekten. Rund 3.000 Lieferanten führt der Sozpäd-Verein in seiner Kreditorenbuchhaltung.

Detaillierte Lieferanten-Auswertungen

Früher wurden die Rechnungen komplett dezentral von den einzelnen Kitas bearbeitet und bezahlt, um am Ende nochmals in der zentralen Buchhaltung erfasst zu werden. Dadurch entstand ein Verzug von vier bis sechs Wochen in der Buchhaltung. Das wollte Dietrich Zschocke ändern, als er vor vier Jahren zum Sozpäd-Verein kam. Mittlerweile seien viele Rechnungen innerhalb von drei Tagen gebucht, ergänzt Sascha Plagentz, der als IT-affiner Werkstudent in der Kreditorenbuchhaltung das Projekt mitbetreut hat. Das DMS ermöglicht heute zeitnahe Auswertungen zu den einzelnen Lieferanten, was bisher gar nicht möglich war, da die Zahlungen nachträglich gebucht wurden und keine aktuellen, lieferantenbezogenen Daten vorlagen.

Die Rechnungen gehen jetzt nicht mehr an die Kitas, sondern alle Lieferanten senden sie – in der Regel per E-Mail – an den Verein, wo sie direkt in den DocuWare Briefkorb eingelesen werden. Zur sachlichen Prüfung gehen sie im Workflow an die Finanzzuständigen vor Ort, die über die tatsächlichen Lieferungen und Leistungen Bescheid wissen; eine weitere Zuweisung zur Kontrolle kann optional an eine zentrale Abteilung erfolgen. Danach gelangt die Rechnung zur Freigabe und Buchung zurück an die Buchhaltung – bei Beträgen über 1.000 Euro mit einer Schleife über die Geschäftsführung. Die komplett fertiggestellten Buchungen werden zur Buchhaltung in Sage 100 exportiert, wo nur noch die Zahlungen ausgelöst werden müssen.