Seguridad Documental

¿A que se refiere la seguridad documental?

Todas las empresas crean grandes cantidades de documentos, tanto en papel como digitales, que requieren de seguridad en si mismos. Sus documentos se enfrentan a amenazas de todo tipo, lo que incluye que los documentos físicos sean susceptibles de perderse y que los documentos digitales corran el riesgo de ser pirateados. Cuando los documentos vitales caen en las manos equivocadas, los datos personales confidenciales de sus clientes podrían estar comprometidos y los detalles financieros de sus cuentas bancarias y tarjetas de crédito podrían ser robados. Estos y otros muchos escenarios le hacen vulnerable a demandas judiciales y señalan la importancia crítica de la seguridad documental. Incluso las empresas más pequeñas están empezando a darse cuenta de lo importante que es la seguridad documental para el éxito continuado de sus empresas.

La seguridad documental es el sistema utilizado para todos los documentos importantes que usted crea, archiva, almacena, hace copias de seguridad, entrega y, finalmente, elimina cuando ya no los necesita. Aunque la definición es sencilla, el proceso real de mantener su seguridad es bastante complejo. En un mundo cada vez más digitalizado, la eliminación del papel facilita la gestión de los documentos en muchos aspectos, pero sin las medidas de seguridad adecuadas, los documentos digitales siguen estando en peligro.

¿Por qué es importante la seguridad documental?

Independientemente del tipo de negocio que dirija, la protección de sus datos es una de las principales claves del éxito. Cuando sus documentos se pierden o son robados, la información contenida puede dañar su negocio y la privacidad de sus clientes o empleados. Eliminar los documentos en papel y recurrir a un sistema de gestión digital de documentos ayuda a prevenir las brechas de seguridad derivadas en la pérdida de papeles o su destrucción. Sin embargo, la escalada de amenazas como el robo de identidades, la piratería de sitios web y otras brechas en la seguridad de Internet enfatizan la importancia de mantener la seguridad de sus registros. Otras razones importantes para la seguridad de los documentos son:

• Controlar el acceso a sus registros para garantizar que sólo personas apropiadas puedan recuperar documentos que contengan información privada.
• Proteger la confidencialidad y cumplir colocales y el Reglamento General de Protección de Datos.
• Garantizar la encriptación adecuada de los documentos digitales, para que sólo pueda acceder a los datos almacenados el personal autorizado.

La combinación de la seguridad de los documentos con un sistema de gestión documental, ayuda a que sus datos permanezcan seguros al tiempo que le ayuda a organizar los archivos en un repositorio digital centralizado. Esto hace que sea mucho más fácil y rápido acceder a los datos cuando los necesite, a la vez que le ayuda a salvaguardar mejor sus datos.

La digitalización aumenta la seguridad documental

Las empresas que siguen conservando sus documentos en formato físico se arriesgan a que la información se pierda o se dañe debido a robos, errores de los empleados o incendios y otros desastres naturales. En un sistema basado en papel, la seguridad de los documentos suele lograrse manteniendo los documentos bajo llave y con acceso restringido al personal esencial, pero es casi imposible garantizar la seguridad adecuada de los documentos en papel a medida que aumenta el número de archivos. Además, acceder a los documentos que se necesitan en el momento oportuno suele ser más difícil debido a fallos en el sistema, al gran volumen de archivos o a errores humanos al catalogarlos. Los sistemas digitales permiten un acceso más rápido a sus documentos con sólo pulsar unas teclas, lo que hace que su uso sea más cómodo y que aumente la seguridad de los documentos.

Es crucial que almacene sus documentos electrónicamente con un sistema de gestión documental que utilice las últimas medidas de seguridad para proteger los datos de su empresa, garantizar el cumplimiento de las normativas legales y evitar las pérdidas financieras causadas por el fraude o el robo de identidad. Abundan las amenazas procedentes de fuentes externas que utilizan virus y software malicioso para destruir o robar sus datos, por lo que mantener sus documentos digitales a salvo de los piratas informáticos es una parte fundamental de cualquier buen sistema de gestión y seguridad documental.

Elija un servicio que:

• Implante cortafuegos y mecanismos de acceso seguro.
• Utilice lo último en software de seguridad, incluyendo programas antispyware y antivirus.
• Actualice regularmente sus sistemas operativos, aplicaciones y medidas de seguridad para tapar cualquier posible agujero que pueda permitir el acceso no autorizado a sus datos.

Mejores prácticas de gestión documental y seguridad

Las empresas suelen trabajar mejor cuando pueden almacenar, acceder y gestionar eficazmente sus documentos sin que los archivos sean imposibles de encontrar. Los sistemas digitales de documentos ofrecen una mayor seguridad y cumplimiento de los datos sensibles. Las mejores prácticas para la gestión digital de documentos y seguridad incluyen:

• Restrinja selectivamente el acceso a determinadas carpetas categorizando los archivos por niveles, teniendo en cada nivel diferentes permisos de acceso.
• Cree niveles de privilegios de acceso, incluidos los de visualización y edición por separado que le permiten elegir quién puede ver ciertos documentos, pero no está autorizado a modificarlos.
• Establezca protecciones con contraseña y otros medios para controlar aún más el acceso y garantizar que sólo los empleados autorizados puedan ver, editar y/o compartir documentos.
• Mantenga documentos semejantes juntos de forma organizada, para que se pueda acceder fácilmente a todos ellos a la vez, como los registros de los empleados o las facturas de pedidos.
• Ofrezca una colaboración sencilla para permitir que numerosos empleados trabajen al mismo tiempo en un documento y evitar que circulen múltiples versiones, incluidas las que puedan distribuirse inadvertidamente y que contengan datos inexactos o incompletos.
• Mantenga una trazabilidad que pueda ser fácilmente supervisada y que le indique quién ha accedido a qué documentos, cuándo se ha accedido a ellos, qué cambios se han realizado en cada documento y por quién, y quién ha distribuido qué documentos y dónde, así estará siempre preparado para cualquier auditoría.
• Incorpore la autenticación de documentos mediante firmas electrónicas que garanticen que los documentos que recibe son de quien dicen ser.
• Implemente una política de retención y destrucción de documentos, de modo que sólo conserve los documentos que aún necesita y destruya los que no sean necesarios para liberar espacio.
• Desarrolle un plan de copia de seguridad y almacenamiento de datos para garantizar que los documentos vitales no se pierdan con una plataforma de almacenamiento de documentos que tenga la capacidad de recuperar fácilmente los documentos perdidos o desaparecidos.
• Prepárese para los peores escenarios creando copias de seguridad seguras para recuperarse rápidamente de los desastres. A diferencia de las copias en papel, que pueden ser destruidas por un incendio o una inundación, puede archivar de forma segura los documentos digitales para recuperarlos fácilmente desde un servidor externo o un almacenamiento en la nube.

La seguridad de los documentos es un problema importante al que se enfrentan prácticamente todas las empresas que operan en el mundo. Es casi imposible garantizar la seguridad adecuada de los documentos en papel que intenta mantener bajo llave, y los requisitos de almacenamiento de todo ese papel pueden ser abrumadores, especialmente cuanto más tiempo lleve en el negocio. Los documentos electrónicos se están convirtiendo en la norma, y aunque al principio cuesta un poco de tiempo y dinero digitalizar los archivos, rápidamente se dará cuenta de todas las ventajas que obtiene su empresa gracias a una mejor organización y una mayor seguridad de los documentos.