Automatización de oficinas con tecnología en la nube

¿Qué es la automatización de oficinas en la nube?

Una oficina automatizada en la nube es una solución integral que permite a las empresas agilizar sus operaciones mediante la gestión de documentos electrónicos y flujos de trabajo automatizados. Al permitir a las empresas capturar, procesar y almacenar digitalmente los documentos en línea, la ofimática con tecnología basada en la nube garantiza que los documentos estén disponibles al instante para los empleados autorizados. A través de Internet, los empleados pueden buscar, procesar, guardar y analizar de forma inmediata y segura la información de la empresa desde cualquier parte del mundo.

Además, estos documentos electrónicos pueden ser enviados a través de procesos de flujo de trabajo predeterminados y automatizados para que los empleados puedan centrarse en el uso de la información en lugar de perder el tiempo en tareas manuales.

La automatización de oficinas en la nube le beneficia:

• Reduce la necesidad de que los empleados introduzcan datos manualmente en un sistema informático, archiven documentos individuales o rebusquen entre papeles para encontrar información. Esto libera su tiempo para dedicarse a tareas más importantes.
• Los documentos almacenados en la nube pueden ser encriptados de forma segura, con trazabilidad de tiempo y controlados en todo momento. Las empresas pueden establecer niveles de aprobación específicos para cada documento mediante reglas lógicas y permitir excepciones cuando sea necesario. Esto garantiza que sólo los trabajadores y clientes adecuados puedan acceder a los documentos, facilitando la seguridad de la información y el cumplimiento de la normativa legal.
• Aumenta la eficiencia de una organización de innumerables maneras. La entrada e indexación de datos automatizada disminuye el riesgo de error humano y reduce el tiempo que los empleados dedican a escribir manualmente, crear informes o buscar información. Se pueden establecer reglas programadas para dirigir automáticamente los documentos a sus destinos y destinatarios correctos, de modo que sean accesibles incluso cuando los empleados están de viaje o trabajan a distancia
• Las soluciones en la nube crecen junto a su empresa. Eliminan la necesidad de invertir en nuevo hardware y sustituir los archivadores físicos. Las empresas pueden prescindir del papel y ajustar la cantidad de espacio de almacenamiento digital y el ancho de banda, en cualquier momento.
• Los empleados pueden actualizar fácilmente los procesos de flujo de trabajo automático e integrar su solución en la nube con sus sistemas ERP o CRM actuales o nuevos.

¿Cómo funciona?

Una oficina automatizada en la nube combina y agiliza dos elementos esenciales de las operaciones empresariales: la gestión documental y los procesos de flujo de trabajo. A menudo, las operaciones en papel de recursos humanos, la contabilidad, las compras, la facturación, el trabajo jurídico y el cumplimiento de la normativa requieren una amplia gestión de documentos junto con flujos de trabajo funcionales y repetitivos.

La ofimática en la nube permite a las empresas fusionar todos sus tipos de documentos y procesos de flujo de trabajo en un sistema digital integrado reforzado por el poder de la tecnología de la información.

Gestión Documental

La gestión documental con la ofimática en la nube comienza con una captura de documentos eficiente y flexible. Se pueden escanear o cargar archivos de todo tipo, pueden incluir imágenes, archivos adjuntos de correo electrónico, archivos XML y documentos de Word. Gracias a los metadatos y a la indexación inteligente de DocuWare, la información contenida en los documentos se puede buscar e integrar con otros sistemas y bases de datos internos. Puede incorporar configuraciones para controlar qué empleados están autorizados a ver y editar los documentos, eliminando el riesgo de tener varias versiones al mismo tiempo en uso.

Procesos de Flujos de trabajo automáticos

Ahora que los documentos están en formato electrónico y no en papel, pueden enviarse automáticamente al destinatario correcto, y los empleados pueden ser alertados inmediatamente de cualquier acción que deban realizar. Por ejemplo, en lugar de que un empleado coloque físicamente una factura en papel en la bandeja de entrada de un gestor que puede estar fuera de la ciudad o de la oficina, los gestores pueden recibir inmediatamente alertas en su ordenador portátil o dispositivo móvil de que una factura necesita ser revisada o aprobada. Además, estos documentos electrónicos están indexados y permanecen seguros y contabilizados.

¿Por qué es importante la automatización de oficinas?

El mundo de los negocios y su integración con la tecnología cambian constantemente. Para que las empresas sigan siendo competitivas, deben subirse al carro de las capacidades flexibles y de gran valor, de las soluciones basadas en la nube. A través de la ofimática en la nube, los numerosos problemas a los que una organización podría enfrentarse a lo largo del tiempo pueden resolverse con un sistema integrado y completo. También permite a las empresas operar de forma más eficiente como una unidad cohesionada, al tiempo que se adapta a las necesidades y expectativas cambiantes de los trabajadores y sus clientes.

La ofimática en la nube permite a las empresas seguir siendo competitivas al proporcionar a los clientes y empleados:

• Capacidades para trabajar a distancia. Cuando los documentos se capturan y suben a la nube, los empleados pueden acceder a ellos y de forma segura, en cualquier momento, desde cualquier parte del mundo.
• Comunicación fluida y eficiente. Los documentos ya no se retrasan.
• La comunicación mejora. Los empleados pueden compartir fácilmente el mismo documento con varios miembros del equipo. Además, el tiempo que se ahorra al eliminar las tareas manuales permite a los empleados centrarse en la interacción con los clientes y ofrecer un mejor servicio.
• Informes basados en datos. La tecnología de aprendizaje automático de indexación inteligente de DocuWare, recopila información de múltiples tipos de documentos para ayudar a los trabajadores a compilar fácilmente los informes.
• Información precisa y segura. El procesamiento automático de documentos y la indexación de datos reducen el riesgo de errores humanos y los retrasos.
• Soluciones más innovadoras. Con la ofimática en la nube, el tiempo y los recursos optimizados equivalen a un aumento de la motivación del talento, ya que los trabajadores quedan liberados para dedicar más tiempo a pensar, analizar y resolver problemas.

En toda organización dirigida por capital humano, es esencial que las operaciones empresariales sean fluidas y eficientes. Tareas operativas como el cumplimiento de la normativa legal, recursos humanos, equipos jurídicos y contables son a menudo inevitables, especialmente a medida que una empresa crece.

Al utilizar la nube en lugar de servidores físicos y otros tipos de almacenamiento de datos físicos, incluidos los sistemas de archivo en papel, las empresas pueden aumentar drásticamente su escala y capacidad de almacenamiento de datos, al tiempo que reducen el capital físico innecesario. Esto también incluye la eliminación de voluminosas impresoras y servidores que pueden averiarse, requerir mantenimiento y necesitar actualizaciones frecuentes. En general, una oficina automatizada basada en la nube, minimiza la necesidad de activos físicos de una empresa al tiempo que mejora la eficiencia del flujo de trabajo y aumenta la escalabilidad.