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Indexación Inteligente

¿Qué es la Indexación Inteligente?

La indexación inteligente es un sistema informático que permite a empresas de todos los tamaños ahorrar tiempo y recursos al eliminar la tediosa manipulación de documentos y la introducción de datos. Con sólo escanear los documentos en papel, los empleados pueden permitir que las capacidades de indexación inteligente de DocuWare "lean" digitalmente el documento e identifiquen, capturen y almacenen inmediatamente la información más importante que contiene. Además, el sistema utiliza tecnología de aprendizaje automático altamente inteligente y colaborativo para mejorar con el tiempo en base a los comentarios humanos.

Perfecta para las empresas interesadas en beneficiarse de la eficiencia y la libertad de los sistemas de documentos sin papel, la indexación inteligente hace que la información que se encuentra en los documentos -como facturas, formularios, albaranes y contratos- esté segura, archivada, accesible y digerible al instante para los empleados de cualquier parte del mundo.

¿Por qué debería utilizar la indexación inteligente?

Procesar, almacenar y recuperar correctamente la información de los documentos es un componente esencial y necesario de las operaciones diarias. Las facturas y los contratos de proveedores, empleados, documentos fiscales y papeleo legal son documentos que las empresas deben gestionar, compartir, procesar y almacenar.

Al incorporar la indexación inteligente en el flujo de trabajo de una empresa, los trabajadores de todos los niveles pueden experimentar beneficios incalculables. La capacidad de la indexación inteligente para capturar automáticamente los datos permite a los empleados centrarse en el crecimiento de la empresa y en la mejora de las relaciones con los clientes, en lugar de estar atascados en tareas de introducción manual de datos. Gracias a la indexación inteligente, los empleados pueden sustituir el tiempo que antes dedicaban a introducir, organizar y revisar manualmente los documentos y los datos, por un trabajo realmente beneficioso para el crecimiento de la empresa.

Con la indexación inteligente, una empresa puede:

  • Indexar los datos de las facturas entrantes de proveedores.
  • Reducir el riesgo de que se produzcan errores humanos por la introducción incorrecta o por el extravío de archivos.
  • Personalizar la indexación de datos para reflejar mejor la cultura y el flujo de trabajo de la empresa.
  • Reducir el tiempo que se tarda en introducir y almacenar la información.
  • Proporcionar información al sistema de indexación para que aprenda y funcione mejor con el tiempo.
  • Obtener informes basados en los datos indexados automáticamente.
  • Adaptar fácilmente la indexación a medida que la empresa crece.

¿Cómo funciona la indexación inteligente?

Las empresas pueden configurar fácilmente la indexación inteligente a través de DocuWare. Se incluye automáticamente con la licencia de DocuWare Cloud y puede añadirse como módulo a un sistema local.

Para empezar a utilizar el sistema de indexación inteligente de DocuWare, los empleados pueden realizar una configuración rápida creando un número ilimitado de archivadores y diálogos de almacenamiento diseñados para digitalizar la información de un documento. El sistema de indexación inteligente de DocuWare tiene la capacidad de escanear y "leer" los numerosos tipos de archivos que gestionan las empresas, por lo que los empleados pueden simplemente cargar archivos electrónicos o escanear documentos en papel para su captura. Los tipos de documentos pueden incluir adjuntos de correo electrónico, archivos PDF o de imagen, texto XML y documentos de Word.

Una vez que un documento está listo para ser indexado, un empleado puede simplemente resaltar la información dentro de él, y DocuWare copiará automáticamente ese texto y lo guardará con el campo apropiado para que los empleados puedan buscar y ver fácilmente los datos. En lugar de requerir que un empleado escriba manualmente los datos de un documento en los campos una y otra vez, los empleados pueden simplemente utilizar el sistema de indexación inteligente de DocuWare para copiar y archivar correctamente los datos con solo un clic.

Gracias a su tecnología de aprendizaje automático (machine learning) y a los comentarios de los empleados, DocuWare es capaz de escanear el texto de un documento por sí solo e indexar automáticamente la información que reconoce. Además, la tecnología de aprendizaje automático recuerda cada documento y la corrección de la indexación. Por lo tanto, cada nueva captura mejora la velocidad, la precisión y la fiabilidad de la herramienta. A diferencia de otros sistemas de almacenamiento de documentos, la indexación inteligente de DocuWare comprende la información dentro de los documentos, lo que le permite identificar de forma autónoma los datos más importantes y colocarlos en campos de índice predeterminados.

¿Cómo sacar el mayor provecho a la indexación inteligente?

La indexación inteligente de DocuWare viene con campos preestablecidos que acompañan a los distintos tipos de documentos, por lo que las empresas disponen de una plantilla fácil de seguir que pueden empezar a utilizar inmediatamente o personalizar según sus necesidades, procesos y terminología interna. Por ejemplo, en el caso del procesamiento de las facturas entrantes de proveedores, las empresas pueden programar DocuWare para que siga su proceso de aprobación predeterminado y preferido en función de datos como los importes de las facturas, el nombre del proveedor o el tipo de proveedor. Además, los nombres de los proveedores, los importes de las facturas y las direcciones se guardan inmediatamente y se pueden buscar fácilmente. A partir de ahí, se pueden utilizar para crear informes que una empresa puede utilizar para analizar la eficiencia y el gasto de su negocio e identificar patrones y áreas de mejora.

En lugar de copiar o teclear la información incluida en documentos como las facturas en el software digital, los empleados pueden simplemente resaltar la información que desean que DocuWare capture y seleccionar el campo apropiado para la categorización. DocuWare copiará automáticamente ese texto y lo guardará dentro del campo correcto para que los empleados puedan posteriormente buscar y ver los datos con facilidad. También escaneará automáticamente otros documentos para buscar datos similares que también puedan ser indexados en ese campo.

Con un proceso sencillo y único, la indexación inteligente de DocuWare marca los datos que indexa con tres colores distintos que indican el grado de confianza en su exactitud. Este método de codificación por colores permite a los empleados revisar y corregir rápidamente la captura de datos del sistema cuando sea necesario. El verde indica que el sistema ha indexado correctamente los datos, y el amarillo o el rojo indican que necesitan una revisión rápida. Los empleados pueden hacer clic en los campos de sustitución, proporcionando información que permite al sistema aprender y mejorar rápidamente.

Gracias a estas numerosas ventajas intuitivas y sin papel, la indexación inteligente puede acelerar y mejorar enormemente el flujo de trabajo de su empresa.

La ventaja de DocuWare

La herramienta de indexación inteligente de DocuWare mejora continuamente gracias a los comentarios de los empleados y a la memoria de su tecnología de aprendizaje automático (machine learning). Cuando se utiliza con DocuWare Cloud, la herramienta también es capaz de aprender y mejorar de forma segura y automática a través de los avances realizados en todo el mundo. Esta potencia combinada de comentarios y conocimientos disponibles automáticamente, permite a las empresas experimentar mejoras continuas en sus flujos de trabajo digitales y en el almacenamiento de documentos, entradas de datos, categorizaciones e informes.