Gestión de Flujos de Trabajo

¿En qué consiste la gestión de flujos de trabajo?

La gestión del flujo de trabajo es una tecnología que permite analizar y comprender continuamente los procesos empresariales, evaluar las deficiencias y mejorarlas.

¿Qué es un flujo de trabajo?

Flujo de trabajo es un término general que se refiere al movimiento predeterminado y secuencial de materiales o información de una actividad a otra como parte de un proceso empresarial. Un modelo de flujo de trabajo es un diagrama visual que describe cómo se relaciona cada actividad con las demás dentro de una unidad de negocio. Los flujos de trabajo pueden ser manuales, automatizados o una combinación de ambos.

Los flujos de trabajo se establecen para lograr objetivos específicos y deben estar bien definidos, ser repetibles y completarse siguiendo reglas de ejecución específicas. Los modelos establecen los puntos de inicio y final, los puntos de decisión, los posibles pasos alternativos y sus responsables. Una vez establecidos los flujos de trabajo, resulta más fácil predecir y medir los resultados.

Por ejemplo, el flujo de trabajo de aprobación de un contrato podría comenzar con la aprobación por parte de un director de departamento antes de enviarlo a Finanzas. Si Finanzas lo considera aceptable y dentro del presupuesto, pasa a Legal para su revisión. Ciertos tipos de contratos pueden tener que pasar por diferentes departamentos. Una vez que el departamento jurídico lo aprueba, el contrato queda finalizado y una copia del documento original se almacena en una base de datos de contratos, lo que pone fin al proceso de aprobación.

Firmar un contrato que ha sido aprobado sin seguir la política de la empresa podría tener consecuencias financieras y legales a largo plazo. El diseño de flujos de trabajo automatizados que hagan cumplir las directrices de la organización garantiza resultados rentables y dentro de la norma, durante años.

El propósito de la gestión de flujos de trabajo

Las organizaciones se enfrentan constantemente a factores que dificultan la productividad. Las empresas se enfrentan a problemas internos como la falta de claridad en la definición de las tareas y los procesos, la dispersión de los datos y la dificultad para coordinar los esfuerzos de los miembros del equipo. El objetivo de la gestión del flujo de trabajo es crear y supervisar una cantidad de tareas de forma que se cumplan los objetivos de la empresa con la mayor eficacia.

La gestión del flujo de trabajo implica la sincronización y automatización de los procesos empresariales. Un sistema de flujo de trabajo tiene como objetivo facilitar la comunicación y la colaboración entre las personas y los equipos, proporcionar y proteger los datos y mejorar la productividad general en toda la organización. Sirve para simplificar e informar la toma de decisiones y preparar a los miembros del equipo para eventos o cambios inminentes.

Gestión de flujos de trabajo vs. Gestión de procesos empresariales

Los términos flujo de trabajo y procesos empresariales (BPM) se utilizan a menudo indistintamente. Aunque comparten características similares, el flujo de trabajo es un componente dentro de un sistema de procesos empresariales. La gestión del flujo de trabajo puede ayudar a permitir la automatización de los procesos de negocio, que incluye la planificación, el análisis y la mejora de todos los procesos de la organización. La tecnología BPM ofrece una gama más amplia de flexibilidad y sofisticación que se adapta a escenarios muy complejos, mientras que los sistemas de gestión de flujos de trabajo pueden manejar configuraciones más sencillas y ser igual de eficientes.

Ventajas de la tecnología de gestión del flujo de trabajo

Las herramientas de gestión del flujo de trabajo ayudan a liberar a los trabajadores de las tareas manuales repetitivas y a reducir el riesgo de descuidos y errores. De este modo, los trabajadores pueden concentrar su tiempo, habilidades y energía en tareas de mayor nivel que impulsan la innovación y aumentan los beneficios. Las organizaciones necesitan menos espacio para el almacenamiento de archivos en papel y menos recursos para la manipulación y el archivado de documentos. Otras ventajas son:

• Identificar y eliminar las barreras de los procesos.
• Acelerar y agilizar los procesos internos.
• Alinear las tareas con las habilidades pertinentes.
• Unificar la experiencia solicitada a los trabajadores.
• Identificar las tendencias de rendimiento individuales y grupales.
• Medir el progreso del equipo en los acuerdos de nivel de servicio.
• Seguimiento del estado de las solicitudes en tiempo real.
• Establecer reglas predefinidas para eliminar las suposiciones.

Los sistemas de gestión de flujos de trabajo ayudan a las empresas a crecer en estos ámbitos:

Digitalización

La transformación digital está afectando a organizaciones de todos los sectores y regiones, permitiendo a las empresas ahorrar mucho tiempo, espacio y dinero. Los registros en papel evolucionan hacia un uso digital, dando a los miembros del equipo acceso inmediato a los datos en tiempo real para la implementación informada de las estrategias de negocio.

Cumplimiento legal

El cumplimiento de la normativa ya no tiene por qué detener la productividad; la integración de la GDPR y otras normativas en la automatización del flujo de trabajo puede ayudar a aumentar el rendimiento. Una mayor accesibilidad a los datos permite a los equipos autorizados realizar sus tareas con mayor rapidez y precisión, al tiempo que garantiza que toda la información está completa, es correcta y se mantiene a salvo contra daños o eliminaciones.

Personal móvil

El crecimiento exponencial de los equipos de trabajo a distancia, requiere la flexibilidad que ofrece un sistema de flujo de trabajo eficaz. Esta tecnología permite a los trabajadores aprovechar las oportunidades en el momento en que las necesitan, independientemente de su ubicación, hora del día o dispositivo.

Contabilidad y Finanzas

Tradicionalmente, las finanzas y la contabilidad se enfrentan a tediosas operaciones manuales con papel que desvían el tiempo y dificultan la toma de decisiones importantes. La tecnología de gestión de flujos de trabajo puede ayudar a combinar los principales procesos contables para centralizar e integrar información valiosa que los responsables pueden utilizar para aumentar la rentabilidad.

Tipo de flujos de trabajo

Los flujos de trabajo se producen siempre que la información o los recursos pasan de una tarea a otra. Los principales tipos principales son el flujo de trabajo de procesos y el flujo de trabajo de proyectos.

Flujo de trabajo de procesos

Los flujos de trabajo de procesos se producen con grupos de tareas repetitivas y predecibles con pocas o ninguna variación, como la aprobación de una solicitud de compra.

Flujo de trabajo de proyectos

Los flujos de trabajo de proyectos están estructurados como los de procesos, pero son únicos para una situación específica, como la puesta en marcha de un nuevo programa de incentivos para los empleados.

Configuración de un sistema de gestión de flujos de trabajo

La supervivencia de cualquier organización depende de su capacidad para gestionar su flujo de trabajo. La automatización puede ayudar a una empresa a seguir siendo competitiva y a cumplir las normativas legales. Sin embargo, la gestión de los flujos de trabajo no se produce sin más; es esencial una planificación, desde la configuración hasta el mantenimiento continuo. La dirección debe determinar si los trabajadores están preparados para la transición a un nuevo sistema. Los directivos también tienen que estar seguros de que la empresa puede funcionar con menos recursos humanos y mantener o mejorar la calidad de su producción. Avanzar hacia la automatización exige estos pasos:

1. Identificar los flujos de trabajo:Cada flujo de trabajo requiere el movimiento de datos o recursos. Implica tareas que están conectadas a un panorama más amplio. Por ejemplo, la compra de material de oficina requiere iniciar una solicitud, obtener la aprobación de la dirección y realizar el pedido. En esta fase de la planificación, resulta fácil reconocer las tareas repetitivas que pueden automatizarse o eliminarse.
2. Mapeo de los procesos del flujo de trabajo:Consiste en hacer una evaluación inicial para definir el estado actual del flujo de trabajo y cómo contribuye al cumplimiento de los objetivos empresariales establecidos por la alta dirección. Este paso le proporciona una perspectiva completa de los procesos de inicio a fin, así como de las personas y los recursos necesarios en cada proceso. El mapeo revela la cadena de valor, que muestra cómo contribuye o resta cada tarea al desarrollo del resultado deseado.
3. Selección de la solución ideal en la gestión de flujos de trabajo:En algunos casos, un sistema de gestión de flujos de trabajo puede funcionar de forma autónoma, sin otros componentes del sistema. Este tipo tendría su propio entorno de ejecución e incluso sus propias aplicaciones de terceros. Un sistema autónomo puede ser adecuado cuando se desarrolla un sistema de gestión de flujos de trabajo desde cero. Otras soluciones sólo pueden funcionar si están integradas en otro sistema que controle las secuencias de funciones, gestione las colas y ayude a procesar las excepciones. Los sistemas de pago y de planificación de recursos empresariales son configuraciones comunes de gestión de flujos de trabajo integrados.
4. Formar e informar a los usuarios:El sistema de gestión de flujos de trabajo más avanzado puede resultar ineficaz o contraproducente si no se imparte una formación exhaustiva a todos los implicados. No es seguro asumir que todo el mundo será capaz de trabajar con una nueva solución. Cuando se introduzcan nuevas herramientas, hay que explicar su importancia y sus ventajas, y dedicar tiempo y formación para ayudar a que todo el equipo esté a bordo.
5. Medir los principales marcadores de rendimiento y mejorar el flujo de trabajo:Es importante darse cuenta de que la gestión del trabajo es un proceso activo y continuo. Implica definir objetivos y proyectos y asegurarse de que todo el mundo está alineado a dichos objetivos. Cada miembro del equipo debe comprender la visión de la empresa y cómo sus tareas contribuyen a ella.

La gestión de los flujos de trabajo puede ser una ardua tarea, pero el esfuerzo merece la pena de innumerables maneras. El software y las aplicaciones pueden facilitar esta tarea crítica de liderazgo con plantillas prediseñadas y personalizables. Un sistema de gestión de flujos de trabajo permite a las empresas ser más proactivas a la hora de marcar el ritmo del progreso y la rentabilidad.