Gestión de Contenido Empresarial

¿Qué es la gestión de contenidos empresariales?

La gestión de contenidos empresariales es un proceso que permite a una empresa recopilar, organizar, almacenar y entregar eficazmente la información esencial a quienes la necesitan, incluidos los clientes, las partes interesadas y los empleados. Mediante un conjunto de herramientas, estrategias y procesos definidos, la gestión de contenidos empresariales agiliza el ciclo de vida de la información dentro de una empresa automatizando los flujos de trabajo y la gestión documental.

¿Cuáles son los cinco aspectos esenciales de la gestión de contenidos empresariales?

Según la AIIM, la gestión de contenidos empresariales consta de cinco componentes principales representados por el acrónimo CAMPS. Las letras significan los conceptos de capturar (capture), analizar (analyze), mapear (map), preservar (preserve) y almacenar (store).

• Capturar - Engloba todas las acciones que introducen contenidos en el sistema, ya sea manual o de forma inteligente mediante procesos automatizados.
• Analizar - Una vez que todos los documentos de la empresa y los tipos de contacto se introducen en el sistema, se necesita la capacidad de explorar esos documentos. La gestión de contenidos empresariales crea puentes entre las capacidades de búsqueda y el contenido no estructurado para extraer e interpretar los metadatos.
• Mapeo - El mapeo del contenido crea una vía entre ese contenido y las necesidades de la empresa. Al almacenar el contenido de forma óptima, se puede recuperar y extraer de forma inteligente.
• Preservar - A menudo considerado como archivado a largo plazo, la preservación de contenidos dentro de un plan de gestión de contenidos empresariales garantiza que los contenidos archivados estén protegidos y sean fácilmente accesibles por razones de cumplimiento y reglamentación, así como para su uso dentro de la empresa.
• Almacenar - Al asignar el contenido a sistemas específicos, la gestión de contenidos empresariales hace que la recuperación sea un proceso sencillo y natural.

¿Por qué es importante la gestión de contenidos empresariales?

La gestión de contenidos empresariales es esencial para cualquier organización con grandes volúmenes de documentación. Si se cuenta con un plan de ECM definido, se pueden eliminar las ineficiencias operativas, reducir los costes y garantizar el cumplimiento de las normativas. Es el marco que mantiene el contenido empresarial y sus documentos juntos para hacerlos organizados, explorables y accesibles.

Según Statista, el consumo promedio de papel y cartón en España es de 6.500 toneladas al año. Si aplicamos esta estadística a una organización con cientos de empleados, el volumen de documentos en papel que se mueven por una organización anualmente es alarmante.

Las deficiencias de la gestión de todo este papel incluyen flujos de trabajo engorrosos, dificultad para encontrar la información o pérdida de archivos, todo lo cual no forma parte de una empresa eficiente. Las organizaciones de cualquier tamaño funcionan mejor cuando pueden capturar, almacenar, gestionar y acceder a los documentos de forma eficiente y rápida.

Con la generalización de fuentes como la nube, los teléfonos inteligentes, las memorias USB y la Web, se ha acelerado la necesidad de manejar datos de todo tipo. Esto incluye más tipos de medios -texto, imágenes, archivos de voz, etc.-, así como medios con estructuras alternativas.

Un fallo en la gestión de todos estos elementos puede tener consecuencias catastróficas para su empresa. Desde la disminución de la utilidad y la productividad, hasta situaciones más graves, como el incumplimiento de las políticas corporativas o de la normativa gubernamental, todas estas situaciones pueden provocar una grave interrupción de su negocio e incluso su cierre.

Por tanto, los argumentos a favor de la gestión de contenidos empresariales están impulsados en diferentes proporciones por la necesidad de continuidad, cumplimiento, eficiencia y eficacia. Cuando los empleados pueden centrarse en el trabajo que impulsa los beneficios y las innovaciones en lugar de realizar la introducción manual de datos, toda la empresa se beneficia.

¿Qué tipo de empresas utilizan la gestión de contenidos empresariales?

No todas las empresas necesitan un amplio sistema de gestión de contenidos. Aunque convertirse en una oficina sin papeles suena atractivo, muchas empresas pequeñas consideran que el procesamiento de documentos a esta escala es innecesario y no es rentable. Sin embargo, la gestión de contenidos empresariales funciona con su arquitectura existente de organización de documentos y datos para dar valor a casi todas las empresas. Para ver cómo el ECM beneficia a empresas de diferentes tamaños, siga leyendo.

Grandes Empresas

Para las grandes empresas, la gestión de contenidos empresariales es un servicio valioso e importante. Estas empresas suelen tener una gran necesidad de gestión de datos y el capital necesario para invertir en las herramientas de ECM más sofisticadas. Determinar un método para canalizar la gran cantidad de datos en un pequeño flujo de información es fundamental para las empresas de esta escala.

Pequeña a Mediana Empresa

Las pequeñas y medianas empresas pueden ganar valor de la gestión de contenidos empresariales integrándola en sus sistemas actuales poco a poco. Al incorporar poco a poco las herramientas de ECM en el modelo de negocio, estas empresas pueden cosechar los beneficios de la gestión de contenidos sin tener que desembolsar el coste de emplear todos los aspectos del sistema. Con esta ventaja, es posible que su pequeña empresa se convierta en una gran compañía.

Empresas en Crecimiento

Las empresas en fase de crecimiento se encuentran en una especie de limbo. Son pequeñas pero están preparadas para conquistar su sector y escalar rápidamente. Estas empresas pueden adaptarse bien a la incorporación de un sistema de gestión de contenidos empresariales. Además, sin el contenido físico anticuado de muchas empresas establecidas, una empresa en fase de crecimiento puede utilizar la agilidad y la claridad de un sistema de gestión de contenidos empresariales para escalar rápidamente la operatividad sin temor a perder datos.

Gestión de contenidos empresariales en la nube

En la actualidad, en el que la tecnología avanza con rapidez, la nube se está convirtiendo rápidamente en la plataforma de referencia para el almacenamiento y la gestión de la información. No es de extrañar que la gestión de contenidos empresariales también utilice esta valiosa herramienta.

Al adoptar la flexibilidad inherente a un modelo de productividad "en cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo" que se está convirtiendo rápidamente en la norma en los negocios, una empresa puede prosperar. La nube proporciona una valiosa vía para fomentar la flexibilidad y las soluciones de alto valor, como la gestión de documentos y la automatización del flujo de trabajo, lo que permite una fuerza de trabajo móvil altamente productiva.

Independientemente del sector, las organizaciones procesan grandes cantidades de documentos en papel y digitales. Para todas y cada una de las organizaciones que planean perdurar durante generaciones, la nube es una parte necesaria de ese futuro.

Implantar el sistema de gestión de contenidos empresariales en la nube tiene muchas ventajas. Los antiguos sistemas in situ ocupan un espacio que hay que mantener y requieren horas de valioso tiempo de los empleados. La nube en sí no ocupa ningún espacio y, con un sistema de gestión de contenidos empresariales, se liberan horas que los trabajadores pueden emplear para trabajar en otras tareas.

Estos sistemas pueden ir más allá de la gestión básica de documentos y proporcionar vías para la gestión de proyectos y las interacciones de recursos humanos basadas en la nube. Esto les permite ser móviles y proporcionar una completa integración y automatización. Las soluciones en la nube ofrecen flexibilidad y una rápida implantación, así como valor a largo plazo.