Gestor documental independiente

A través del sistema SAP la empresa tuvo una primera experiencia con un sistema de gestión documental. Sin embargo, en este caso se trataba de una solución de archivado muy específica que no permitía gestionar documentos fuera de SAP. DocuWare pudo dar solución desde el principio en este sentido, ya que permitió una integración completa en los sistemas de TIC de la empresa, y a pesar de ello siempre ha sido independiente respecto al uso. Juntos con unos precios de licencias asequibles, eran dos de los argumentos decisivos para DocuWare. La implementación del sistema se dividió luego en dos fases. Se empezó a usar DocuWare en el área “Operativa Financiera” como fase de prueba. El segundo paso era extender el uso a toda la empresa. El Partner local de DocuWare asumió el análisis de los procesos relevantes y adaptó la solución a las necesidades individuales en tan solo tres semanas.

Trabajar extremadamente rápido

Hoy se indexan todos los documentos entrantes y salientes por los empleados de la Inmobiliaria Colonial para guardarlos luego en el archivador central. Sólo usando las funciones estándar de DocuWare ya se consigue un archivado extremadamente rápido. Palabras clave como la empresa, el tipo de documento o el inmueble relacionado, se pueden hacer listas de selección, o desde el propio contenido del documento, haciendo clic sobre una palabra relevante. En vez de tener que rastrear diferentes carpetas en el servidor, hoy es suficiente un solo clic para encontrar un documento. Los usuarios rellenan uno o varios campos de índice en el diálogo de búsqueda o añaden una búsqueda de texto completo y DocuWare muestra el resultado en cuestión de segundos en una lista que se puede filtrar y clasificar a continuación.

Resultado con sorpresas

Una rápida amortización del sistema no era el factor más significativo para la Inmobiliaria Colonial cuando se tomó la decisión de cambiar el sistema de gestión documental. Era más importante que el sistema pusiera orden al almacenamiento digital – también para ser un buen ejemplo de una oficina moderna con pocos papeles para sus clientes. 18 meses después de la implementación, se llegó a una conclusión interesante: el archivador digital no sólo cumplió plenamente con los requisitos, sino que también estaba ahorrando, ya en la fase de prueba, muchos recursos corporativos. Por ejemplo, mientras Contabilidad antes dedicaba varios días a recopilar los documentos para el cierre de año, este trabajo se efectúa hoy con un par de clics del ratón. La empresa invierte estos recursos liberados en otros departamentos, y consigue de así mejorar la calidad del servicio de forma considerable.