Casinos y salones recreativos con estaciones de escaneo descentralizadas

Coincidiendo con la implantación de DocuWare a finales de 2019, todos los establecimientos se equiparon con sus propios escáneres. Hoy, los albaranes digitalizados se transmiten primero a una carpeta de red basada en la nube. Desde allí, DocuWare indexa y almacena los documentos. Un procedimiento similar se utiliza para las 45.000 facturas de proveedores al año que Rotonda recibe principalmente por vía electrónica. El gestor documental supervisa los buzones de correo y archiva automáticamente las nuevas facturas entrantes. Si los documentos contienen una referencia de entrega, incluso se crea un enlace entre la factura y el albarán. Esto aumenta la seguridad en el proceso de aprobación, ya que con un simple clic del ratón se pueden comparar las diferentes posiciones de la factura con la entrega real de la mercancía. Para preparar la contabilización, DocuWare además transfiere toda la información de las facturas al sistema ERP, eliminando así la necesidad de volver a introducir los mismos datos. También el departamento de recursos humanos hace uso de la solución: todos los nuevos contratos de trabajo, por ejemplo, se firman ya digitalmente. Para ello, DocuWare proporciona un formulario web que el nuevo empleado puede rellenar desde casa. A continuación, estos datos se transfieren al software de contratación y nóminas donde se crea el contrato de trabajo. En el último paso, DocuWare envía el contrato, listo para ser firmado, al nuevo empleado por correo electrónico; la firma se realiza mediante un servicio de firma digital integrado.

Menos papel – más crecimiento

La nueva solución en la nube automatiza muchas de las tareas que antes se realizaban manualmente. Para muchos empleados, DocuWare se ha convertido ya en un socio indispensable en su trabajo diario. Además, el gestor documental incluso crea potencial para nuevas contrataciones al permitir un sólido crecimiento empresarial. Porque al haber menos papel, los empleados recuperan mucho tiempo, que se invierte en importantes tareas de control. Esto permite al Grupo Rotonda cumplir mejor sus objetivos de crecimiento a largo plazo.