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Vollautomatisches Scannen und einfaches Recherchieren
Begonnen wurde mit der DocuWare-Einführung in der Schwerbehindertenstelle. Aufgrund der einfachen Bedienbarkeit und des hohen Funktionsumfangs konnten die Mitarbeiter des jeweiligen Fachbereichs die Aktendigitalisierung neben dem Tagesgeschäft selbst vornehmen. Inhalte wurden dazu stapelweise gescannt, alle anderen Aufgaben übernahm DocuWare gemeinsam mit einer Software zur Scan-Optimierung, etwa das automatische Drehen der Belege, die Säuberung von Knitterfalten und Stanzlöchern, die digitale Bildverbesserung oder die optische und handschriftliche Zeichenerkennung. Nach dem Scannen stehen alle Dokumente als virtuelle Akten elektronisch zur Verfügung. Recherchieren lassen sich die einzelnen Vorgänge fehlerfrei und in Sekundenschnelle über Aktenzeichen, Name oder Geburtsdatum. Selbst der Historienverlauf eines Vorgangs ist direkt am Bildschirm nachvollziehbar. Dank der zusätzlichen Integration in den Windows-Explorer können Mitarbeiter wahlweise auch aus ihrer bereits gewohnten Arbeitsumgebung auf alle zentral abgelegten Unterlagen zugreifen. Die digitalen Archive werden dann ganz einfach als zusätzliches Laufwerk dargestellt, gleichzeitig können Mitarbeiter neue Dateien je nach Berechtigung per Drag & Drop ablegen. Ähnlich funktioniert das Übertragen von E-Mails oder Anhängen. Auch die Fachämter Jugendamt und Beihilfe legen Bestandsakten und neue Belege nach demselben Prinzip im zentralen Dokumenten-Pool ab. Teilweise verwenden die Ämter zusätzliche Deckblätter als Führungsbelege, welche die wichtigsten Indexfelder einer Akte auf der ersten Seite vereinen. Für jeden Fachbereich wurde ein eigenes digitales Archiv mit entsprechender Berechtigungsstruktur eingerichtet. Dank moderner Web-Technologie ist heute selbst ein standortunabhängiger Zugriff auf die Unterlagen möglich, etwa um Aufgaben innerhalb eines Prozesses von einem anderen Arbeitsplatz aus wahrzunehmen. Benutzerinformationen wie „abgelegt am“ oder „letzter Zugriff von“ machen den digitalen Workflow darüber hinaus sicher und transparent.
Mehr Bürgerservice bei niedrigeren Kosten
Seit dem Einsatz des leistungsstarken und flexiblen DMS konnte der Rhein-Kreis Neuss den Bürgerservice deutlich verbessern und Kosten sparen. Die zuvor monotone, zeitaufwendige und darüber hinaus fehlerträchtige Ablage entfällt durch die automatische Erfassung und Archivierung komplett. So können sich Mitarbeiter vermehrt ihren Kernaufgaben widmen. Gleichzeitig hat sich die übersichtliche und transparente Arbeitsweise positiv auf die Arbeitsabläufe aller Fachämter ausgewirkt, denn der webbasierte Zugriff ermöglicht eine reibungslose Kommunikation unter den beteiligten Bereichen.
